16. tammikuuta 2017

Luo ryhmäkeskustelut helpommin ja turvatusti Hangoutsissa

Erilaiset ryhmäkeskustelut on erittäin suosittuja nykyään lähes kaikissa työpaikoissa. Monet Google G Suiteakin käyttävät organisaatiot hyödyntävät esimerkiksi WhatsAppia tai Facebookin suljettuja ryhmiä viestinnässä, ehkäpä siitä syystä, että ei tiedetä oman sähköpostin sisältävän tismalleen samat ominaisuudet. Monesti keskusteluryhmää perustettaessa unohtuu, että kuluttajakäyttöön suunnatut tuotteet eivät yleensä ole organisaation hallinnoimia ja niihin siirtyessään organisaation tieto leviää helposti paikkoihin, joissa sitä on erittäin hankala kontrolloida ja joihin se ei kuulu. Organisaation tietoturvan kannalta tämä on erittäin ikävä tilanne. Tyypillisiä haittatilanteita ovat esimerkiksi keskusteluryhmät, joissa on edelleen jäsenenä kauan sitten työpaikkaa vaihtaneita henkilöitä, kuluttajasuunnattujen palveluiden käyttöehtojen ristiriitaisuus organisaation linjausten kanssa ja tietysti yksittäisen käyttäjän vastuu tunnuksensa tietoturvasta. 

Miten sitten voit olla varma, että toimit oikein jos haluat luoda esimerkiksi tiimillesi yhteisen keskusteluryhmän? Jos organisaatiosi käyttää Googlen G Suite -tuotteita, on palvelun käyttöehdot jo hyväksytty organisaation päättäjien toimesta. Se kattaa kaikki sovellukset, mukaan luettuna Hangoutsin, jota saatat jo käyttää vaikkapa videoneuvotteluihin. Hangouts on kuitenkin myös erinomainen ryhmäkeskustelujen luomiseen, jolloin jutella voi niin tietokoneella (helposti vaikka sähköpostista tai osoitteessa hangouts.google.com) tai mobiililaitteella Hangouts-sovelluksen kautta (saatavissa Androidille ja iOS:lle). Kun juttelet kollegoidesi kanssa, tiedät jo valmiiksi, että jokaisella heistä Hangouts toimii samalla tavalla kuin sinullakin ja käyttö on lukittu työtiliin. Lisäksi kenenkään ei tarvitse käyttää henkilökohtaisessa käytössä olevia palveluita työasioihin. Monesti tätä ei pidetä kovinkaan miellyttävänä, sillä sitä kautta työt leviävät helposti niin vapaa-aikaan kuin lomillekin. 

Tänään julkaistun päivityksen myötä Hangoutsin ryhmäkeskustelujen luomista on helpotettu. 
Ryhmän voi luoda klikkaamalla pikaviestimessä olevaa + -painiketta ja valitsemalla sen alta "uusi ryhmä".


Tämän jälkeen voit antaa ryhmälle nimen. Suosittelen ehdottomasti nimeämään ryhmän, sillä siten kaikki ryhmäläiset löytävät keskustelun myös tulevaisuudessa helposti omasta pikaviestimestään. Lisää tämän jälkeen henkilöitä "nimi, osoite tai numero"-kenttään kirjoittamalla. Jos eteen osuu monia samannimisiä henkilöitä, varminta on kirjoittaa sähköpostiosoite kokonaisuudessaan. 


Halutessasi voit jakaa ryhmäkeskusteluun myös liittymislinkin, joka löytyy keskusteluikkunan oikean yläkulman ratas-painikkeen alta. 


Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan



12. tammikuuta 2017

Classroomin tehtävistä yksilöllisempiä uuden päivityksen myötä

Alkuvuosi starttaa Classroom päivityksen merkeissä. Jälleen voisi sanoa, että monien toiveet on kuultu, sillä jatkossa Classroomissa julkaistuja tehtäviä voi kohdistaa tietyille oppilaille tai pienryhmille. Samalla mahdollistuu yksilöllisen oppimisen menetelmät, joissa opettajan on helpompi jakaa nopeasti eteneville oppilaille lisätehtäviä tai vastaavasti enemmän tukimateriaalia niille, jotka sitä kaipaavat. Erityisen suosittuja kouluissa ovat erilaiset ryhmätyöt, joten tehtävien kohdistamista tietyille henkilöille on toivottu paljon.


Uutena ominaisuutena Classroomin päivitysikkunoissa (sekä ilmoitus, tehtävä että kysymys) näkyy kohta "Kaikki oppilaat", joka on käytössä oletusasetuksena.


Klikkaamalla kyseistä asetusta, voit valita vain tietyn oppilaan, jolle päivitys/tehtävä/kysymys jaetaan. Jos kyseessä on ryhmätyö, valitse ne oppilaat, jotka ryhmään kuuluvat ja näin tehtävä kohdistuu heille.


Kun tehtävä on kohdistettu vain tietylle oppilaalle, näkyy ainoastaan hänen tietonsa Classroomin tehtäväsivulla.

Muita uudistuksia


Pienempänä muutoksena kannattaa huomioida Opiskelijat-välilehdeltä löytyvän Stream asetuksen paikan vaihtuminen vasempaan reunaan, luokan koodin alle.


Myös opettajien sähköposti-ilmoituksiin on julkaista aikaisemmin käytössä olleiden lisäksi kaksi uutta vaihtoehtoa: kun oppilaat palauttavat tehtävän palautuspäivän jälkeen ja kun he uudelleen palauttavat aikaisemmin palautetun tehtävän.
Lisäksi järjestelmän pääkäyttäjät voivat jatkossa seurata hallintakonsolin raporteista myös Classroom käytön aktiivisuutta.

Erinomaista kevätlukukautta kaikille!
Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

5. tammikuuta 2017

Education Training Center nyt suomenkielisenä

Työstimme yhdessä Googlen ja useiden vapaaehtoisten opettajien kanssa (kiitos vielä osallistuneille!) viime syksynä Google Education Training Centerin suomennoksen oikolukua. Tämän prosessin myötä Google on nyt julkaissut Training Centerin itseopiskelumateriaalit suomenkielisenä yhdessä muiden pohjoismaisten kielialueiden kanssa. Samalla mahdollistui myös Googlen opettajille suunnattujen Educator 1 ja 2 sertifikaattien suorittaminen suomenkielellä.

Training Centerin löydät osoitteesta: edutrainingcenter.withgoogle.com


Mikä on Google Education Training Center?


Education Training Centerin avulla jokainen opettaja voi syventää omaa osaamistaan Google for Education tuotteisiin. Kyseessä on itseopiskeluportaali, josta löytyy materiaalia Google for Education tuotteiden opetuskäyttöön liittyen. Sisään voi kirjautua omalla Google-tunnuksella ja suorittaa omaan tahtiin maksuttomia opintokokonaisuuksia. Sisältö on jaettu perus- ja jatkokoulutukseen, jonka lisäksi löytyy myös laitteisiin liittyvää oppimateriaalia. Jokaisen osion lopussa tulee vastaan pieni testi, jolla voi seurata oppimansa omaksumista.

Sertifikaattikokeet 1 ja 2 on suunniteltu opettajille, jotka haluavat suorittaa erillisen kokeen oman osaamisensa todisteeksi. Kokeet ovat maksullisia ja ne suoritetaan erillisessä testiympäristössä rajatun ajan puitteissa. Kokeen suorittamisen jälkeen saa välittömästi tiedon siitä, onnistuiko kokeen läpäisemään vai ei.

Kokonaisuudessaan Training Centeristä löytyy paljon mielenkiintoista materiaalia, joten suosittelen lämpimästi tutustumaan sen sisältöön!

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

Rekry: Etsimme ruotsinkielistä kouluttajaa Etelä-Suomeen

Etsimme Etelä-Suomeen keikkaluontoisesti työskentelevää ruotsinkielistä Google kouluttajaa. 

Olet mielellään jo kokemusta laajasti Google for Education-sovelluksista kerännyt opettaja, jolla on kykyä ja näkemystä soveltaa Googlen työkalujen ominaisuudet opetustyön arkeen. Arvostamme myös osaamista Google-ympäristön hallinnoinnista ja aikaisempaa kouluttajakokemusta. Kaikkea sinun ei kuitenkaan tarvitse osata, sillä tarjoamme valitulle henkilölle perehdytyksen ja koulutusta tehtävään. Puhut ruotsia äidinkielenäsi tai osaamisesi on muuten hyvin vahva. 

Koulutuskeikkoja on tarjolla vaihtelevasti ja ne ajoittuvat lähes aina arkipäiviin klo.8-17 välille. Työ vaatii toisinaan matkustusta, joten sinulla tulee olla myös ajokortti ja auto käytössäsi. 

Jos olet opetusteknologiaan intohimoisesti suhtautuva Google-käyttäjä, lähetä meille vapaamuotoinen hakemus palkkatoivomuksella varustettuna pikimmiten osoitteeseen rekry(at)cloudpoint.fi. Kirjoita hakemuksesi suomeksi tai englanniksi.
Paikka täytetään heti sopivan henkilön löydyttyä.

Lauri Kaski
Google Cloud asiantuntija ja Cloudpointin toimitusjohtaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

2. tammikuuta 2017

Suojaudu haittaohjelmia vastaan varmistamalla selustasi

Erilaisten haittaohjelmien kautta aiheutetaan monenlaista harmia meille käyttäjille. Palveluntarjoajat, kuten Google, kehittävät jatkuvasti toinen toistaan tehokkaampia keinoja torjua haitallista sisältöä. Yhtälailla jokaisen meistä käyttäjistä tulee pitää silmät auki ja seurata tarkasti mitä omilla laitteillamme tapahtuu. Omituisen näköiseen toimintaan kannattaa puuttua välittömästi sen havaitessaan. Jos omat taidot eivät riitä ongelman ratkaisemiseen, kannattaa pyytää avuksi ammattilainen.

Törmäsimme hiljattain viheliäiseen haittaohjelmaan asiakkaallamme, joka otti tukeemme yhteyttä. Hänen tietokoneelleen oli onnistunut ujuttautumaan virus (Cryptolocker variantti), joka salasi kiintolevyn tiedostot ja vaati maksua, jotta levyn sisällön voisi palauttaa käyttökelpoiseksi. Asiakkaamme käytti koneellaan myös Driven desktop clientia, joka oli asetettu automaattisesti synkronoimaan tiedostoja talteen Drivelle. Tämän kautta koneen kryptatut tiedostot synkronoituivat myös Google Driven puolelle.

Tukitiimimme lähti selvittämään ongelmaa. Ratkaisu löytyikin eräästä Googlen tietoturvallisuuteen liittyvästä ominaisuudesta: Google Driven tiedostojen versiohistoriasta. Tätä tietoa hyödyntäen sovelluskehitystiimimme rakensi pienen sovelluksen, joka listasi rajapinnan kautta saastuneet tiedostot ja poisti niiden salatun version. Kaikki saastuneet tiedostot saatiin siis palautettua tilaan ennen virusta ja haitan aiheuttamat vahingot korjattua. Tiedostot olisi voi palauttaa käyttöliittymän kautta myös yksittäin, mutta tuhansien tiedostojen osalta tämä olisi kovin työlästä.


Mitä ovat Ransomwaret eli kiristysohjelmistot?
Lisätietoja löydät Wikipedian artikkelista: https://en.wikipedia.org/wiki/Ransomware

Kuinka suojautua kiristysohjelmistoja vastaan?
  • Varmuuskopioi tiedostot luotettavaan pilvipalveluun 
  • Mikäli käytät vielä Microsoft Office -työkaluja, poista makrot käytöstä
  • Älä avaa epäilyttäviä liitetiedostoja. Gmail estää tai varoittaa mahdollisista haittaohjelmista.
  • Huolehdi käyttöjärjestelmäsi päivityksistä
  • Huolehdi virustorjuntaohjelmiston olemassaolosta ja päivityksistä
  • Kouluta henkilöstösi toimimaan oikein haitta-/kiristysohjelmien tullessa vastaan

Mitä tehdä kun joudut kiristysohjelman uhriksi?
  • Älä hätäänny. Tiedostot ovat tallessa pilvipalvelussa.
  • Palauta tiedostot varmuuskopiolta tai pyydä asiantuntijoita palauttamaan ne. Kustannukset ovat todennäköisesti pienemmät kuin vaaditut lunnaat.

Lauri Kaski
Google Cloud asiantuntija ja Cloudpointin toimitusjohtaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

27. joulukuuta 2016

Miten valita oikeanlainen Chromebook?

Vaikka usein puhutaankin ainoastaan Chromebookeista tai Chrome-tiekoneista, ensimmäinen asia johon törmäät lähtiessäsi valitsemaan laitetta on laaja kattaus eri laitemalleja useilta eri valmistajilta. Tästä herääkin kysymys, millainen laite valita?


Tällä hetkellä Suomessa myytäviä Chrome-tietokoneita löytyy Asuksen, Acerin, HP:n, Dellin ja Lenovon valikoimista. Jokaisella näistä laitevalmistajista on mallistossaan useita eri Chromebookeja ja uusia tietysti saapuu markkinoille aika ajoin, vanhempien mallien puolestaan poistuessa. Yhteistä kaikille Chrome-laitteille on niiden käyttämä ChromeOS -käyttöjärjestelmä, joka takaa automaattiset päivitykset, sisäänrakennetun virustorjunnan ja mahdollisuuden liittää Chromebookit keskitettyyn hallintaan. Laitevalmistajakohtaisia eroja voivat olla esimerkiksi laitteen muoto ja valmistusmateriaali, kosketus/perinteinen näyttö, erilaiset liittimet, prosessorin valmistaja ja tehokkuus sekä muistin määrä. Verrattuna perinteisiin tietokoneisiin, oikeastaan kaikki Chrome-tietokoneet ovat hintaluokaltaan edullisia.

Teknisten ominaisuuksien vertailu on hyvä tehdä aina omien käyttötarpeiden perusteella. Apuna tässä voi käyttää esimerkiksi tätä erinomaista vertailua, josta löytyy lista tällä hetkellä markkinoilla olevista laitteista ja niiden ominaisuuksista. Sivustolta löytyy myös aikaisempien vuosien laitemallit.

Jos Chromebookit ovat tulossa opetuskäyttöön, on hyvä huomioida esimerkiksi ominaisuuksia, jotka liittyvät laitteen valmistusmateriaaleihin (kestävyys kovassa käytössä), näyttöön (onko tarvetta kosketusnäytölle vai ei) ja liittimiin (USB-porttien määrä ja muut mahdollisesti tarvitut liittimet).


Jos edelleen tuntuu, että omaan käyttöön sopivan laitteen valitseminen tuntuu haastavalta, meidän tekniset asiantuntijamme neuvovat asiassa mielellään. Jos suinkin mahdollista, kannattaa myös osallistua sellaisiin tapahtumiin, joissa eri laitevalmistajien Chromebookeja pääsee hypistelemään ihan livenä. Tällaisia tilaisuuksia olemme järjestäneet syksyisin Kuntachromen yhteyteen ja keväällä ITK 2017 -tapahtumassa laitteita tulee olemaan esillä. Loistavaa käyttökokemustietoa saa myös pirauttamalla johonkin Suomen lukuisista kaupungeista tai kunnista, joissa Chromebookit ovat laajassa käytössä opetuksen tietokoneena. Tutustu myös aikaisemmin julkaistuun blogiimme "Miksi koulut suosivat Chromebookeja?".

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

19. joulukuuta 2016

Google Takeout - uutuustuote helpottaa datan siirtoja kouluissa

Lähes jokaisessa koulussa törmätään ennen pitkää yhteen ongelmaan: Miten ratkaista valmistuvien oppilaiden käyttäjätunnusten sulkeminen ja ennen tätä tapahtuva datan taltiointi. Google for Educationia hyödyntävissä oppilaitoksissa on pääasiassa noudatettu joko alumnitunnukset käytäntöä tai tunnusten sulkemista määritetyn ajan puitteissa. Viimeksi mainitussa vaihtoehdossa olennaisena osana on ollut tiedottaa poistuvia oppilaita sulkemiskäytännöistä esim. 3 kuukautta ennen valmistumista, jotta heillä on aikaa tallentaa haluamansa tiedot itselleen.

Alkuvuodesta 2017 Google tuo markkinoille uuden tuotteen, Google Takeout:in, joka tarjoaa siirtotyökalun, jonka avulla niin sähköpostien kuin Drive tiedostojen siirtäminen koulun tilistä henkilökohtaiseen @gmail.com -tunnukseen onnistuu vaivattomasti. Siirtoja voi tehdä myös kahden eri Google for Education -tunnuksen välillä.

Takeoutin avulla on mahdollista kopioida:
  • Sähköpostiviestit Gmailista
  • Oma Driveltä itse omistetut dokumentit (oman domainin ulkopuolinen jakaminen tulee olla sallittu), sekä Oma Drivellä olevat muiden omistamat dokumentit kopioidaan jos niiden jakamisasetuksissa ei ole estetty tiedoston kopiointia. 


Vaikka Google Takeout ei ole vielä käytettävissä, voivat oppilaitosten pääkäyttäjät valmistautua tulevan ominaisuuden käyttöönottoon sallimalla hallintapaneelista siihen liittyvät asetukset. Ne löytyvät reittiä Sovellukset -> Googlen lisäpalvelut -> Google Takeout.
Oletuksena Google Takeoutin käyttäminen on sallittua. Se voidaan määrittää käyttöön myös käyttäjäorganisaatiokohtaisesti, esimerkiksi ainoastaan valmistuville opiskelijoille.

Olen usein koulutuksissa kuullut opettajilta kysymyksiä heidän tunnuksensa kohtalosta ja tietojen siirroista, jos esimerkiksi edessä on jossakin vaiheessa uraa työpaikan vaihto. Google Takeout toimii yhtälailla tällaisissa tapauksissa helppona keinona siirtää työnantajan tilistä omasta tiedot talteen henkilökohtaiseen tunnukseen.

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan