Lukuvuoden lopussa voi koulun tai työpaikan vaihtuessa eteen tulla tilanne, jossa oppilaan tai opettajan materiaalit on syytä saada talteen väliaikaisesti esimerkiksi yksityiselle Google-tilille tai kotikoneelle. Seuraavassa käydään läpi, kuinka oppilas tai opiskelija voi siirtää halutessaan tiedostonsa talteen. Opettajille tähän tarkoitukseen sopii tiedostojen lataamiseen suunniteltu Google Takeout -palvelu.
Vastaus lyhyesti: Voit siirtää omat tiedostosi talteen Google Drivesta helpoiten lataamalla ne suoraan tietokoneellesi pakattuna ZIP-tiedostona. Kirjaudu oppilaitoksesi tai työpaikkasi tilillä, valitse haluamasi kansio, klikkaa sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitse "Lataa". Tämän jälkeen voit siirtää tiedostot turvallisesti omalle henkilökohtaiselle tilillesi tai uuden organisaation Drive-tallennustilaan.
Google Takeout on Driveen tallennettujen tiedostojen ja kansioiden siirtämiseen suunniteltu sovellus. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen myötä sitä ei kuitenkaan enää perusopetuksen tai toisen asteen opiskijoille voi suositella käytettäväksi. Takeout ei kuulu Google Workspace for Education -lisenssien niin sanottuihin ydinsovelluksiin, eikä se sen vuoksi kuulu opetuksen alan henkilötietojen käsittelysopimuksen piiriin oppivelvollisuusikäisillä.
Takeoutin jäädessä pois vaihtoehdoista olisi seuraavaksi helpointa luoda oppilaan tai opiskelijan Driveen kansio, jonne halutut tiedostot ja kansiot siirretään. Jakamalla tämä kansio yksityiselle Google-tilille ja tekemällä omasta yksityistilistään kansion omistaja olisi siirto suoritettu melko suoraviivaisesti. Usein kuitenkin oppilaitostileiltä on suositusten mukaisesti estetty jakaminen muille kuin verkkotunnuksen sisäisille käyttäjille väärinkäytösten estämiseksi, eikä tätäkään keinoa sen vuoksi voi useimmiten hyödyntää.
Tietosuojan ja järjestelmänvalvojan asetukset huomioiden varmin tapa tallentaa oppilaitoksen Google-tilin tiedostot ja kansiot itselleen on ladata ne väliaikaisesti omalle kotilaitteelleen ja siirtää sieltä joko yksityiselle tilille tai myöhemmin uuden organisaation Driveen. Halutessaan myös opettaja voi käyttää alla kuvattua tapaa.
Opettajan työnantajan vaihtuessa Takeout on helppokäyttöinen työkalu tiedostojen lataamiseen haluttuun kohteeseen. Voit hyödyntää palvelua tutustumalla Googlen virallisiin ohjeisiin tiedostojen lataamisesta.
Aiemmat hyödylliset blogikirjoituksemme aiheesta:
Tulevan lukuvuoden suunnittelussa kannattaa muistaa Cloudpointin uudistuneet Google for Education -koulutukset opettajille. Voit lukea lisää opettajien Google-koulutuksistamme täältä.