Oma Drive on tiedostojen kotipesä, ja jokainen vähänkään kauemmin Drivea käyttänyt tietää, kuinka helposti se täyttyy epämääräisistä tiedostoista. Driven organisointi on vähän kuin vaatekaappi - jokaisella on oma tapansa jäsentää sitä, mutta pääasia on kuitenkin, että jonkinlainen järjestys on.
Poista turhat tiedostot ja varastoi epävarmat
Täysin turhat tiedostot ja kansiot voi tietenkin heittää suoraan roskakoriin. Tämän voi tehdä raahaamalla kohde roskakoriin tai klikkaamalla kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla “poista”. Mikäli roskikseen päätyy jotain sinne kuulumatonta, käyttäjä voi palauttaa tiedoston 30 päivän ajan ja organisaation järjestelmänvalvoja vielä 20 päivän ajan tämän päälle.
Driveen syntyy myös paljon sellaista materiaalia, jota “saattaa tarvita vielä joskus”. Ellei tiedostoja tai kansioita raaski heittää pois, voi niille luoda varastokansion, jonne epämääräisen sälän voi säilöä Oman Driven päänäkymästä. Pikasiivous helpottaa organisointia ja selkeyttää näkymää. Drive-tiedostojen hakemisessa on hyvä muistaa hyödyntää myös hakutoimintoa, jolla haun pystyy rajaamaan nopeasti esimerkiksi tiedostotyypin mukaan.
Siirrä organisaation yhteiset materiaalit Jaettuun Driveen
Omaan Driveen luodut ja sieltä jaetut dokumentit sijaitsevat niiden luojan Drivessa. Mikäli henkilön tili poistetaan, estyy pääsy tiedostoihin myös niiltä, joille tiedostot oli jaettu. Tämän vuoksi organisaation ja erilaisten työryhmien yhteiset materiaalit on hyvä luoda Jaettuun Driveen, tai ellei niin alunperin ole tehty, siirtää ne Omasta Drivesta Jaettuun Driveen klikkaamalla Jaetun Driven sisällä vasemman yläkulman “+ Uusi” > Lisää tiedosto/kansio Driveen > valitse haluamasi tiedosto tai kansio.
Jaettu Drive on sen perustajan ylläpitämä. Vaikka materiaalit jäävätkin yhteisiksi, kannattaa Jaettuun Driveen lisätä heti perustamisen yhteydessä useampi ylläpitäjä, jottei myöhemmin perustajan mahdollisesti poistuessa organisaatiosta ilmene ongelmia uusien jäsenien lisäämisessä tai muissa Jaetun Driven asetuksissa.
Jaetun Driven jäsenien oikeuksia pääsee hallinnoimaan näkymän oikean yläkulman “hallinnoi jäseniä” linkin kautta. Avautuvan näkymän kautta hammasratassymbolista voi säätää myös Jaetun Driven muita asetuksia, mikäli organisaation järjestelmänvalvoja sen sallii.
Vaihda Jaettujen tiedostojen ja kansioiden omistajuudet
Joskus yksittäisen kollegan tai pienen ryhmän kesken on perusteltua jakaa vain yksittäinen tiedosto tai kansio. Mikäli kyseessä on pitkäaikaiseen käyttöön tarkoitettu kohde, on sen omistajuus muistettava siirtää toiselle henkilölle, mikäli itse siirtyy pois organisaatiosta.
Omistajuuden vaihto dokumentin tai kansion kohdalla tapahtuu jakoasetuksista: klikkaa Drivessa tai tiedoston sisällä Jaa-painiketta, klikkaa pudotusvalikko haluamasi henkilön kohdalta auki ja valitse “omistajuuden siirtäminen”. Tiedosto tai kansion on käytössäsi normaalisti, kunnes tilin käyttöoikeudet poistetaan, ja tämän jälkeen kohdetta hallinnoi sen uusi omistaja.
Lue seuraavista blogipostauksistamme, kuinka saatat myös Classroomin ja Driven kesäkuntoon. Edelliset blogimme käsittelivät Chromebookien varastointia ja Chromebookien profiilitietojen tyhjennystä. Seuraavassa kirjoituksessamme kerromme, kuinka Classroom kannattaa valmistella kesälomaa varten.
Driven siivoaminen kesäksi on kuin laittaisi rahaa pankkiin! (vanha cloudpointilainen sananlasku)
(Kuva: Unsplash / Firmbee.com)
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!