Miten järjestät Google Driven kesäkuntoon helposti?
Google Driven järjestäminen kesäkuntoon onnistuu poistamalla turhat tiedostot, siirtämällä organisaation yhteiset materiaalit Jaettuun Driveen ja varmistamalla jaettujen tiedostojen omistajuuksien oikeaoppisen siirron. Nämä toimenpiteet takaavat, etteivät tärkeät työdokumentit katoa työntekijävaihdosten tai lomakausien aikana.
Oma Drive on tiedostojen kotipesä, ja jokainen vähänkään kauemmin Drivea käyttänyt tietää, kuinka helposti se täyttyy epämääräisistä tiedostoista. Driven organisointi on vähän kuin vaatekaappi - jokaisella on oma tapansa jäsentää sitä, mutta pääasia on kuitenkin, että jonkinlainen järjestys on.
1. Poista turhat tiedostot ja varastoi epävarmat
- Pysyvä poisto: Täysin turhat tiedostot ja kansiot voi heittää roskakoriin raahaamalla tai klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla "Poista". Käyttäjä voi palauttaa tiedoston 30 päivän ajan ja järjestelmänvalvoja vielä 20 päivää tämän jälkeen.
- Varastointi: Jos et halua poistaa tiedostoja kokonaan, luo niille erillinen "Varastokansio" Oman Driven päänäkymään selkeyttämään yleisilmettä.
- Hakutoiminto: Hyödynnä Driven tehokasta hakua rajaamalla tuloksia esimerkiksi tiedostotyypin tai muokkauspäivän mukaan löytääksesi etsimäsi nopeasti.
2. Siirrä organisaation yhteiset materiaalit Jaettuun Driveen
Omaan Driveen luodut dokumentit sijaitsevat henkilökohtaisesti niiden luojan tilillä. Mikäli työntekijän tili poistetaan organisaatiosta, pääsy tiedostoihin katkeaa myös muilta käyttäjiltä. Tämän välttämiseksi yhteiset työmateriaalit on siirrettävä Jaettuun Driveen.
- Luo tai siirrä materiaalit valitsemalla Jaetun Driven sisällä vasemman yläkulman "+ Uusi" > Lisää tiedosto/kansio Driveen.
- Määritä heti perustamisen yhteydessä useampi ylläpitäjä Jaetulle Drivelle. Tämä takaa hallinnan säilymisen, jos alkuperäinen perustaja poistuu organisaatiosta.
Jaetun Driven jäsenten oikeuksia pääsee hallinnoimaan näkymän oikean yläkulman "hallinnoi jäseniä" -linkin kautta. Mikäli järjestelmänvalvoja on sallinut sen, hammasratassymbolista voi säätää myös muita Jaetun Driven asetuksia.
3. Vaihda jaettujen tiedostojen ja kansioiden omistajuudet
Joskus pienen ryhmän kesken jaetaan vain yksittäinen tiedosto tai kansio. Jos kyseessä on pitkäaikaiseen käyttöön tarkoitettu kohde, muista siirtää sen omistajuus kollegalle ennen kuin oma tilisi poistetaan organisaatiosta.
- Klikkaa Drivessa tai tiedoston sisällä Jaa-painiketta.
- Valitse haluamasi henkilön kohdalta pudotusvalikko.
- Valitse valikosta "Omistajuuden siirtäminen".
Tiedosto tai kansio on käytössäsi normaalisti, kunnes tilisi käyttöoikeudet lakkaavat, minkä jälkeen kohdetta hallinnoi sen uusi omistaja.
Lue seuraavista blogipostauksistamme, kuinka saatat myös Classroomin ja Driven kesäkuntoon. Edelliset blogimme käsittelivät Chromebookien varastointia ja Chromebookien profiilitietojen tyhjennystä. Seuraavassa kirjoituksessamme kerromme, kuinka Classroom valmistellaan lomaa varten.
"Driven siivoaminen kesäksi on kuin laittaisi rahaa pankkiin!" (Vanha cloudpointilainen sananlasku)
Kuva: Unsplash / Firmbee.com
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä. Voit tutustua tarkemmin asiantuntija- ja koulutustarjontaamme kotisivuiltamme.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!