Google Dokumenttien Lomakkeille (Google Forms) on lukuisia käyttökohteita aina yrityksen sisäisestä mielipidekartoituksesta verkkosivulle upotettuun yhteydenottolomakkeeseen tai kurssin palautekyselyyn. Lomakkeiden suuri vahvuus on niiden helppokäyttöinen muokkaustila ja sen monet mahdollisuudet luoda juuri tarpeitasi vastaava kokonaisuus. Nyt ominaisuuksiin on julkaistu uusia päivityksiä, jotka hyödyttävät niin oppilaitos- kuin yrityskäyttäjiäkin.
Miten Google Formsin uudet ominaisuudet helpottavat työtäsi?
Google Forms -lomakkeiden uudet päivitykset, kuten etenemispalkit, tietojen validointi, YouTube-videoupotukset ja mukautetut sulkemisviestit, tekevät kyselyiden luomisesta ja täyttämisestä huomattavasti selkeämpää. Nämä ominaisuudet auttavat sekä yrityksiä että oppilaitoksia keräämään laadukkaampaa tietoa helposti ja luomaan entistä vuorovaikutteisempaa ja ammattimaisempaa sisältöä vaivattomasti kaikilla laitteilla.
Tärkeimmät uudet ominaisuudet tiivistettynä:
- Lomakkeen etenemispalkki: Auttaa vastaajaa hahmottamaan jäljellä olevan työn määrän suhteessa aikaan.
- Syötettyjen tietojen vahvistus (validointi): Varmistaa, että sähköpostiosoitteet ja URL-osoitteet syötetään oikeassa muodossa.
- YouTube-videoiden upottaminen: Mahdollistaa videoiden lisäämisen osaksi kyselyä tai koetehtävää.
- Kustomoitu sulkemisviesti: Voit määrittää henkilökohtaisen viestin, joka näytetään vastaajalle lomakkeen sulkeuduttua.
1. Lomakkeen etenemispalkki
Varsinkin pitkiä kyselyitä täyttäessä saattaa joskus miettiä, paljonko kysymyksiä on vielä jäljellä. Hahmottamista helpottaa huomattavasti lomakkeen alareunassa tai sivulla näkyvä etenemispalkki, joka näyttää suoritusprosentin. Jos lomaketta hyödynnetään oppilaitoksessa kokeen luomiseen, palkki auttaa oppilasta hahmottamaan jäljellä olevan urakan suhteessa käytettävissä olevaan aikaan.
Etenemispalkin voi laittaa päälle lomakkeen muokkaustilan asetuksista.
2. Syötettyjen tietojen vahvistus
Saatat hyödyntää lomaketta esimerkiksi verkkosivuillasi kerätäksesi uutiskirjeen tilaajia tai yhteydenottopyyntöjä. Syötetyn tiedon vahvistuksen (data validation) avulla pystyt varmistamaan, että sähköposti- ja URL-osoitteet ovat oikeassa muodossa. Näin vältyt virheellisten yhteystietojen keräämiseltä.
Tietojen vahvistuksen saat päälle valitsemalla tekstikysymyksen asetuksista kohdan Tietojen vahvistus. Voit valita säännöksi esimerkiksi "Teksti" ja "Sähköpostiosoite". Mikäli vastaaja täyttää kentän väärin, hänelle näytetään virheilmoitus, eikä lomaketta voi lähettää ennen korjausta.
3. Kyselyyn upotetut YouTube-videot
YouTube-videot voi nyt upottaa suoraan osaksi kyselylomaketta. Tämä on loistava toiminto silloin, kun kaipaat palautetta tai kommentteja tietystä videosta. Oppilaitoksissa ominaisuutta voidaan hyödyntää esimerkiksi koekysymyksissä, joissa oppilaan tulee havainnoida videon tapahtumia ja vastata niiden perusteella.
4. Mukautettu sulkemisviesti
Kun lomake suljetaan tai vastaukset on lähetetty, on hyvän tavan mukaista jättää vastaajalle ystävällinen vahvistus- tai lisätietoviesti. Voit kirjoittaa täysin vapaamuotoisen tekstin, jossa kerrot esimerkiksi lisätiedoista tai aikatauluista.
Niin kauan kuin lomakkeen yläreunassa on valittuna Hyväksytään vastaukset, käyttäjät voivat lähettää vastauksia. Kun poistat valinnan, voit samalla kirjoittaa kustomoidun viestin vastaamisen päättymisestä.
Lähde ja kuvat: Drive Blog
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!