Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 22.3.2013. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Materiaalin käyttöoikeuksien hallinta Google Drivessä tarjoaa monia käteviä ja turvallisia vaihtoehtoja tiedon jakamiseen. Organisaation sisäisessä viestinnässä ja yhteistyössä on erittäin hyödyllistä osata määrittää, kenellä on pääsy tiedostoihin ja kansioihin, sekä millaisilla oikeuksilla niitä pääsee tarkastelemaan tai muokkaamaan.\n\nMiten määrität Google Drive -käyttöoikeudet organisaatiossasi?\n\nGoogle Drivessä voit helposti jakaa tiedostoja tai kansioita koko organisaatiosi laajuisesti. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun luot yleisesti hyödynnettäviä materiaaleja, kuten ohjeita, pohjia tai tiedotteita, joiden haluat olevan kaikkien kollegoidesi saatavilla ilman, että joudut lisäämään heitä erikseen sähköpostitse.\n\nOhjeet käyttöoikeuksien asettamiseen vaihe vaiheelta:\n\n1. Valitse haluamasi tiedosto tai kansio Google Drivessä ja klikkaa Jaa-painiketta (tai klikkaa kohdetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jaa > Jaa).\n2. Etsi avautuvasta ikkunasta kohta Yleinen käyttöoikeus (General access). Oletusarvoisesti asetus on usein ”Rajoitettu” (Restricted).\n3. Klikkaa pudotusvalikkoa ja valitse oman organisaatiosi nimi (esimerkiksi oppilaitoksesi tai yrityksesi verkkotunnus).\n4. Valitse oikealla olevasta roolivalikosta sopiva käyttöoikeustaso:\n - Katsoja (Viewer): Organisaation jäsenet voivat lukea ja ladata tiedoston, mutta eivät voi muokata sitä.\n - Kommentoija (Commenter): Käyttäjät voivat lisätä kommentteja ja ehdotuksia, mutta eivät suoraan muuttaa alkuperäistä sisältöä.\n - Muokkaaja (Editor): Kaikilla organisaatiosi jäsenillä on täydet oikeudet muokata tiedostoa tai järjestää kansion sisältöä.\n5. Klikkaa Valmis. Nyt voit kopioida jaettavan linkin ja välittää sen esimerkiksi chatissa, sähköpostitse tai sisäisellä verkkosivustolla.\n\nKäyttöoikeuksien joustavuus ja uudet ominaisuudet\n\nTämän asetuksen voi vaivattomasti määrittää sekä yksittäisiin dokumentteihin että kokonaisiin kansioihin tilanteen mukaan. Google Driven tietoturva- ja jakamisasetukset kehittyvät jatkuvasti, mikä helpottaa esimerkiksi rajoitetun pääsyn alakansioiden hallintaa ja parantaa organisaatiosi tietoturvaa. Muista aina antaa vain tarvittavat vähimmäisoikeudet, jotta tärkeät materiaalit pysyvät suojattuina.\n\nCloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa pilvipalveluihin liittyvissä tilanteissa. Virallisena Google Cloud -kumppanina ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati kehittyvässä digitaalisessa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – huolehdimme projektien etenemisestä, sujuvasta käyttöönotosta ja aikataulujen pitävyydestä.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!