Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 16.3.2016. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Jokapäiväisessä työssä ja opiskelussa tulee vastaan monenlaisia tilanteita, jotka vaativat joustavuutta tiedostojen hallinnalta. Google Drive tarjoaa tehokkaan alustan tiedostojen jakamiselle yritysten, kuntien ja oppilaitosten sisällä. Usein on kuitenkin tarpeen jakaa tietoa myös organisaation ulkopuolisille yhteistyökumppaneille, määräaikaisille konsulteille tai opiskelijoille vain rajoitetuksi ajaksi.
Sen sijaan, että yrittäisit muistaa poistaa käyttöoikeudet manuaalisesti viikkojen tai kuukausien kuluttua, voit asettaa jaettaville tiedostoille ja kansioille automaattisen päättymispäivän.
Miten asettaa Google Driven käyttöoikeuden päättymispäivä?
Voit määrittää jaetun sisällön käyttöoikeuden päättymään automaattisesti suoraan Driven jakamisvalikosta. Ominaisuus on käytettävissä Google Workspace -käyttäjille, ja se tekee väliaikaisesta yhteistyöstä huomattavasti tietoturvallisempaa.
Vaiheittaiset ohjeet päättymispäivän asettamiseen tietokoneella:
1. Avaa haluamasi tiedosto tai kansio Google Drivessä ja klikkaa Jaa-painiketta (tai klikkaa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jaa -> Jaa).
2. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite. Jos henkilölle on jo jaettu tiedosto, etsi hänen nimensä listalta.
3. Valitse käyttäjän rooli (Katselija, Kommentoija tai Muokkaaja) nimen oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta.
4. Klikkaa pudotusvalikosta kohtaa Lisää päättymispäivä (Add expiration).
5. Kohdassa Käyttöoikeus päättyy klikkaa päivämäärää tai kynäkuvaketta valitaksesi haluamasi päättymispäivän kalenterista. Voit asettaa päättymispäivän enintään yhden vuoden (365 päivää) päähän nykyisestä päivästä.
6. Tallenna ja lähetä muutokset klikkaamalla Valmis tai Lähetä.
Jos haluat myöhemmin muuttaa tai poistaa päättymispäivän, avaa uudelleen jakamisasetukset, klikkaa henkilön nimen vieressä olevaa sekuntikello- tai ajastinkuvaketta ja muokkaa tai poista rajoitus.
Tärkeää huomioitavaa käyttöoikeuksista eri Drive-ympäristöissä:
Google on yhtenäistänyt käyttöoikeuksien vanhentumislogiikkaa, ja se toimii hieman eri tavoin riippuen siitä, sijaitseeko kohde omassa Drivessä (My Drive) vai Yhteisessä drivessä (Shared Drive):
Oma Drive (My Drive):
Tiedostot: Voit asettaa päättymispäivän niin katselijoille, kommentoijille kuin muokkaajillekin. Jos annat jollekulle tilapäisen Muokkaaja-oikeuden ja se vanhenee, hänen oikeutensa palautuvat automaattisesti kansion ylätasolta perittyihin oikeuksiin (esimerkiksi Katselijaksi) sen sijaan, että hänet lukittaisiin tiedostosta kokonaan ulos.
Kansiot: Voit asettaa päättymispäivät Katselija- ja Kommentoija-rooleille.
Yhteiset drivet (Shared Drives):
Päättymispäivien asettaminen on mahdollista myös suoraan yhteisissä driveissä sijaitseville tiedostoille ja kansioille ilman tarvetta erillisille lisäosille tai API-ratkaisuille.
Tiedostot yhteisessä drivessä: Voit määrittää päättymispäivän mille tahansa roolille (Muokkaaja, Kommentoija tai Katselija). Tämä on erinomainen työkalu esimerkiksi silloin, kun ulkopuoliselle suunnittelijalle halutaan antaa väliaikaiset muokkausoikeudet tiettyyn tiedostoon.
* Kansiot yhteisessä drivessä: Voit asettaa automaattisen päättymispäivän ainoastaan Katselija-roolille.
Tehoa ja tietoturvaa organisaation arkeen
Tämä ominaisuus on korvaamaton apu oppilaitoksissa, kun materiaaleja halutaan jakaa opiskelijoille vain tietyn kurssin ajaksi, tai yrityksissä, joissa projekteihin osallistuu ulkopuolisia kumppaneita. Automaattisesti päättyvät käyttöoikeudet vähentävät manuaalisen siivoustyön tarvetta ja varmistavat, ettei arkaluonteisiin dokumentteihin jää epähuomiossa pysyviä pääsyjä.
Mia
Google Workspace -muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint Oy – onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan.
Autamme asiakkaitamme kaikissa tilanteissa varmistaen sujuvan yhteistyön ja onnistuneen muutoksenhallinnan alati kehittyvässä pilviympäristössä. Pidämme huolta aikatauluista ja toiminnan laadusta, jotta te voitte keskittyä olennaiseen.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!