Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 19.2.2013. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Miten Google Workspace -mallipohjia käytetään ja luodaan?
Google Driven ja sen toimistosovellusten (Docs, Sheets, Slides ja Forms) valmiit mallipohjat säästävät aikaa ja varmistavat, että tiimisi asiakirjat, taulukot ja esitykset pysyvät aina yhtenäisinä, ammattimaisina ja brändin mukaisina. Erillisten lisäosien ja sovelluskaupan asennusten aika on ohi – nykyään malligalleria toimii täysin sisäänrakennettuna ja saumattomana osana Google Workspacea.
Tässä oppaassa käymme läpi, miten hyödynnät valmiita pohjia ja miten jaat omat mallisi koko organisaation käyttöön.
---
Näin käytät valmista mallipohjaa (Vaiheittaiset ohjeet)
Valmiin mallipohjan avaaminen ja käyttö onnistuu helposti suoraan Google Drivestä tai suoraan Docs-, Sheets- ja Slides-aloitussivuilta.
1. Aloita Google Drivestä tai aloitussivulta:
Drivessä: Klikkaa vasemmasta yläkulmasta + Uusi -painiketta, vie hiiri haluamasi sovelluksen (esim. Google-dokumentit) kohdalle, klikkaa oikealle osoittavaa nuolikuvaketta ja valitse Mallista.
Sovelluksen aloitussivulla: Siirry suoraan osoitteeseen docs.google.com, sheets.google.com tai slides.google.com ja klikkaa oikeasta yläkulmasta löytyvää Malligalleria-tekstiä avataksesi kaikki vaihtoehdot.
2. Valitse sopiva malli: Eteesi aukeaa valikoima erilaisia pohjia (esim. ansioluetteloita, kokousmuistiinpanoja tai projektisuunnitelmia). Jos käytät organisaatiotiliä, näet kaksi välilehteä: oman organisaatiosi jaetut mallit sekä Googlen tarjoamat Yleiset mallit.
3. Aloita muokkaus: Klikkaa haluamaasi mallia. Siitä luodaan automaattisesti uusi kopio, joka tallentuu suoraan Oma Drive -kansioosi ja on heti vapaasti muokattavissasi.
---
Oman mallipohjan luominen ja lisääminen organisaation käyttöön
Jos haluat säästää työkavereidesi aikaa ja jakaa esimerkiksi yrityksen virallisen esityspohjan tai sopimusmallin, voit lisätä sen organisaation yhteiseen malligalleriaan.
1. Luo pohjatiedosto: Tee dokumentti, taulukko tai esitys valmiiksi ja muotoile se haluamallasi tavalla. Varmista, että tiedoston jakoasetukset sallivat organisaatiosi jäsenten tarkastella sitä.
2. Avaa Malligalleria: Siirry kyseisen sovelluksen (esim. Google Docs) aloitussivulle ja klikkaa auki Malligalleria.
3. Siirry organisaatiosi välilehdelle: Klikkaa välilehteä, jossa näkyy oman organisaatiosi tai oppilaitoksesi nimi.
4. Lähetä malli: Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa Lähetä malli -painiketta.
5. Valitse tiedosto ja luokka: Klikkaa Valitse asiakirja ja etsi luomasi tiedosto Drivestä. Voit valita, lähetätkö tiedostosta kopion vai käytätkö alkuperäistä tiedostoa mallina. Määritä tiedostolle sopiva luokka (kuten "Kirjeet", "Projektinhallinta" tms.) ja klikkaa lopuksi Lähetä.
Huomautus: Malli ilmestyy heti tai ylläpitäjän hyväksynnän jälkeen muiden organisaation käyttäjien saataville.
---
Järjestelmänvalvojan asetukset (Workspace-ylläpito)
Jotta organisaation omien mallipohjien jakaminen onnistuu, tulee Google Workspace -ympäristön pääkäyttäjän sallia toiminto hallintapaneelista.
Asetuksen voi tarkistaa ja ottaa käyttöön seuraavaa reittiä pitkin:
Hallintapaneeli (Admin Console) > Sovellukset (Apps) > Google Workspace > Drive ja Docs > Mallipohjat (Templates).
Täältä pääkäyttäjä voi ottaa mukautetut mallipohjat käyttöön organisaatiolle sekä määrittää, vaativatko uudet mallit erillisen hyväksynnän ennen julkaisua.
---
Asiantuntijan tuki digitaalisessa muutoksessa
Haluatko varmistaa, että organisaationne saa kaiken hyödyn irti Google Workspace -työkaluista? Cloudpoint tarjoaa ammattitaitoista tukea ja koulutusta digitaalisen työskentelyn sujuvoittamiseen. Huolehdimme siitä, että siirtymät uusiin toimintatapoihin sujuvat suunnitellusti, aikataulussa ja tavoitteellisesti koko matkan ajan.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!