Tänä päivänä digitaaliset palvelut ovat olennainen osa modernia opetusta. Niin kuin aina, on myös digitaalisessa opetuksessa kiiltokuvan kääntöpuoli, sillä se tuo mukanaan lisävastuuta sekä työtä opetuksen järjestäjille oppijoiden henkilötietojen suojaamiseksi.
Vuosia jatkuneen tietosuojatyömme aikana olemme huomanneet, että suomalaisessa opetuksessa käytetään arviolta 200-1000 digitaalista palvelua oppilaitosta kohden. Jokainen opetuksen palvelu, käsitteli se sitten henkilötietoja tai ei, tarvitsee riskiarvioinnin. Riskiarvioinnissa selviää muun muassa se, soveltuuko palvelu opetukseen tietosuojan sekä markkinointi- ja mainosvapauden kannalta. Mikäli palvelun henkilötietojen käsittely on laaja-alaista, voidaan riskiarvioinnissa tarkastella myös sitä, tarvitaanko palvelun käytöstä laajempi selvitys eli tietosuojan vaikutustenarviointi (Data Protection Impact Assessment, DPIA).
Tietosuojan vaikutustenarviointi – syväluotaus tietosuojavaikutuksiin
Tietosuojan vaikutustenarviointi eli DPIA on tärkeä työkalu, jolla tunnistetaan ja arvioidaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä sekä pyritään löytämään toimenpiteitä, joilla riskejä voidaan pienentää. Tietosuojan vaikutustenarvioinnissa tarkastellaan esimerkiksi sitä, miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään palvelussa. Palvelukohtaisesta riskiarvioinnista poiketen tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA) on kuitenkin ennen muuta organisaatiokohtainen. Siinä arvioidaan myös sitä, miten oppijoiden eli rekisteröityjen oikeudet, kuten oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, toteutuvat käytännössä.
Tietosuoja vaikutustenarvioinnin avulla opetuksen järjestäjä saa mahdollisuuden huolehtia henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä opetusympäristöissä. Se on myös tärkeä työkalu luottamuksen rakentamiseen, sillä se osoittaa, että organisaatio ottaa tietosuojan vakavasti.
Jatkuva prosessi investointi lasten ja nuorten tulevaisuuteen
On kuitenkin hyvä muistaa, ettei tietosuojan vaikutustenarviointi ole kertatyö vaan prosessi, joka jatkuu vuosien ajan aina riskien muuttuessa. Dokumentaatiota on päivitettävä esimerkiksi silloin, kun palvelun ehdoissa, tietosuojalainsäädännössä ja ohjeistuksissa tai organisaation toiminnassa tapahtuu muutoksia. Näin varmistetaan, että henkilötietojen käsittely sekä riskien hallinta pysyy ajantasaisena.
DPIA-prosessi voi olla työläs ja vaatia monenlaista erityisosaamista. Tietosuojan lainsäädännön ja muuttuvien ohjeistusten tunteminen, digitaalisen ympäristön kehityksen sekä opetuskentän seuranta ovat tärkeä osa tietosuojan vaikutustenarvioinnin jatkuvuutta. Jatkuva työ onkin välttämätön, kun kyseessä ovat palvelut, joilla on merkittäviä vaikutuksia oppijoiden oikeuksiin ja yksityisyyteen. Kun tietosuojan vaikutustenarviointi tehdään huolellisesti, se auttaa hallitsemaan riskejä ja varmistamaan, että oppijoiden tiedot ovat turvassa. Vaikka DPIA-prosessi vaatii aikaa ja resursseja, on se ennen muuta investointi oppijoiden tulevaisuuteen.
Edudata.io: Apua DPIA-prosessin hallintaan
Me Cloudpointilla tiedämme, kuinka vaativa DPIA-prosessi voi olla. Siksi olemme ylpeitä voidessamme tarjota Edudata.io:n DPIA-palvelua, joka auttaa ja tukee opetuksen järjestäjiä navigoimaan läpi DPIA-prosessin. Edudata.io DPIA-palvelun asiantuntijat erikoistuvat juuri opetuksen tietosuojaan ja opetuksessa käytettäviin digitaalisiin ratkaisuihin. Edudata.io:n tietosuojajuristit ylläpitävät jatkuvaa osaamistaan ja ovat sertifioituneet eurooppalaisiin tietosuojastandardeihin Certified Information Privacy Professional Europe (CIPP/E) varmistaakseen tietosuojan vaikutustenarvioinnin ajantasaisuuden ja laadun.
Edudata.io on auttanut jo satoja suomalaisia oppilaitoksia parantamaan tietosuojakäytäntöjään. Jos haluat tietää lisää siitä, miten voimme auttaa sinua DPIA-prosessissa, ota rohkeasti yhteyttä!
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!