Miksi teknologinen muutos ei aina tarkoita kehitystä?
Teknologinen muutos ei automaattisesti tarkoita kehitystä, ellei organisaation omia toimintatapoja ja prosesseja arvioida kriittisesti ennen uusien järjestelmien hankintaa. Pelkkä työkalujen vaihtaminen ilman kokonaisvaltaista suunnittelua johtaa vain monimutkaisuuteen. Todellinen kehitys syntyykin siitä, kun säilytetään riittävä sisäinen osaaminen ulkoistettujen palveluiden ja kumppanuuksien tehokkaaseen hallintaan.
Välillä on tärkeää pysähtyä arvioimaan tavoitteita, toimintatapoja ja omaa tekemistä. Kun kehitetään toimintaa, tulisi aina kysyä seuraavat peruskysymykset:
- Mitä tehdään ja miksi tehdään?
- Miten ja millä välineillä asiat toteutetaan?
- Säilytetäänkö riittävä osaaminen ulkoistettujen palveluiden hallitsemiseksi?
Matkan varrella asiat ovat saattaneet kiihkeässä tahdissa kehittyä sellaiseen suuntaan, joka ei johda parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Palveluiden ulkoistaminen on joissain tapauksissa ollut järkevää ja jopa kannattavaa, mutta kontrollin säilyttäminen on elintärkeää.
Helpommin, nopeammin ja vähemmällä vaivalla
Uusilla teknologioilla, palveluilla ja toiminnoilla halutaan aina helpottaa elämää sekä kehittää ja tehostaa toimintaa. Tämä on ollut teknologisten ratkaisujen ydin jo kivikirveestä lähtien. Ajurina toimii tosiasia, että ihminen on laiska. Asiat pitää saada tehtyä helpommin, nopeammin ja vähemmällä vaivalla.
Kivikirveistä on päästy monimutkaisempiin teknologisiin apuvälineisiin. Teknologiaa, robotiikkaa, analytiikkaa, kaikkea sitä kehitetään edelleen samaan tarkoitukseen, helpottamaan arkea. On tilanteita, joissa jokin ratkaisu on riittävän hyvä pidemmän aikaa, toisissa tilanteissa kehitys on nopeampaa. Aihetta voi rinnastaa niin yksityiselämään kuin organisaatioidenkin kehittämiseen. Joissain tilanteissa voi käydä niin, että tuttuun ja turvalliseen tartutaan niin tiukasti, että vakiintuneita toimintatapoja ei arvioida eikä niistä malteta luopua, vaikka uusia parempia mahdollisuuksia tulee tarjolle.
Suunnittelu ja arviointi ovat valttia
Kokonaisvaltainen suunnitelmallisuus ja olemassa olevien toimintatapojen arviointi auttaa pääsemään tasolle, jossa uusien palveluiden käyttöönoton yhteydessä arvioidaan myös, miten työprosesseja voidaan samalla kehittää. Valitettavan usein kuulee käyttöönottoprojekteista, joissa uutta järjestelmään lähdetään heti muuttamaan niin, että se istuu mahdollisimman tarkkaan juuri siihen prosessiin, millä asiaa hoidetaan tällä hetkellä. Olisi hedelmällisempää pohtia samalla, voisiko tätä kyseistä asiaa tehdä jotenkin toisella tavalla ja ehkä tehokkaammin.
Ajan saatossa pala palalta rakennetut prosessit ja niiden kytkökset ovat saattaneet salaa rakentua niin monimutkaisiksi, että niiden muuttaminen ja päivittäminen muodostuu isoksi ongelmaksi. Pattitilanteita syntyy: uusi hieno sovellus vaatii uutta selainteknologiaa, joka taas ei tue sitä vanhaa joka paikkaan ulottuvaa tärkeää ydinjärjestelmää. Isot kokonaisuudet alkavat kasvaa sellaisiin mittasuhteisiin, että vastuulliset toimijat eivät enää hallitse niitä. Liian laajaa, liian monimutkainen, liian vaikea.
Hankinta ei ole helppoa
Kun omia resursseja (tekijöitä, osaamista, rahaa) kehittämiseen ei ole riittävästi, palvelut ulkoistetaan. Lopulta voidaan päätyä sellaiseen tilanteeseen, että tilaavassa organisaatiossa ei ole enää ketään, joka oikeasti ymmärtäisi, mitä tarvitaan, mitä tilataan ja mitä siitä pitäisi maksaa. Isossa mittakaavassa kilpailuttaminen on kuitenkin julkisella sektorilla edelleen aika uutta.
| Tekijä | Muutos | Kehitys |
|---|---|---|
| Määritelmä | Uuden järjestelmän tai prosessin käyttöönotto | Toiminnan tehostuminen ja arjen helpottuminen |
| Riski | Monimutkaisuuden lisääntyminen ilman hyötyjä | Liiallinen riippuvuus ulkoisista toimittajista |
Laajat kilpailutukset suosivat isoja toimittajia. Tämä ei välttämättä ole yksittäistä spesifiä palvelua ajatellen kunnan ja veronmaksajan - asiakkaan - etu. Voiko iso olla riittävän ketterä nopeasti kehittyvässä maailmassa? Riskinä on, että iso toimittaja sanelee, mikä on mahdollista, “häntä alkaa heiluttaa koiraa”.
Tässä on toki hyvä muistaa, että “muutos” ei ole synonyymi sanalle “kehitys”. On äärimmäisen tärkeää arvioida kokonaistilanne objektiivisesti; mitä on järkevää hoitaa itse, mitä palveluita me käytämme, mitä niistä maksetaan, ja mitä todellisia tarpeita asiakasrajapinnassa on?
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!