1.9. alkaen tehostetaan Google Workspace for Education -lisäpalveluiden tietosuojaa alle 18-vuotiailla käyttäjillä. Lisäpalveluita ovat muun muassa Youtube, Maps ja Google haku.

Googlen ydinpalveluiden, kuten Driven ja Classroomin, käyttö jatkuu ennallaan. 

Osa lisäpalveluista rajataan pois alaikäisiltä - opiskelijat ja oppilaat on määriteltävä alle 18-vuotiaiksi

Google haluaa parantaa alle 18-vuotiaiden Google Workspace for Education -käyttäjien yksityisyydensuojaa rajaamalla lisäpalveluiden käyttöä ja poistamalla osan lisäpalveluista kokonaan alaikäisten ulottuvilta Googlen Education-ympäristöissä. 

Jotta uudistus palvelisi tarkoitustaan, organisaation pääkäyttäjän tulee määritellä opiskelijat ja oppilaat alle 18-vuotiaiksi sekä henkilökunta täysi-ikäiseksi. Määrittely tulee tehdä ennen 1.9.2021, koska muutoin myös henkilökunta siirretään automaattisesti syyskuun alusta lähtien rajatun käyttäjäkokemuksen piiriin.

Lisäpalveluita, joita alle 18-vuotiaat voivat käyttää rajatusti, ovat Youtube, Google Maps ja Earth, Google haku, Google Play ja Google Kuvat. Alle 18-vuotias voi edelleen esimerkiksi nähdä opettajan Classroomiin liittämän Youtube-videon, mutta ei itse ylläpitää Youtube-tiliä. Myös Google haun käyttäminen on mahdollista, mutta alle 18-vuotiaalla käyttäjällä on oletuksena voimassa SafeSearch-toiminto asiattomien hakutulosten ehkäisemiseksi.

Osa lisäpalveluista poistuu kokonaan alle 18-vuotiaiden käytöstä. Tällaisia palveluja ovat muun muassa Google Pay, Google Ads sekä Location History. Listauksen alaikäisiltä kokonaan poistuvista sovelluksista voi tarkistaa tämän linkin kautta kohdasta “Services not available to users under 18”.

Organisaatio voi ottaa oppilaille ja opiskelijoille käyttöön myös sellaisia lisäpalveluita, joita voidaan määritellä "käyttöön" tai "pois käytöstä". Tämän määrityksen voi tehdä vain pääkäyttäjä. Tällaisia lisäpalveluita on muun muassa Google Takeout ja CS First. Näiden ja muidenkin oppilaitosten käyttämien opetus- ja oppimissovellusten osalta on kuitenkin syytä huomioida EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) esimerkiksi Luuppi-tietosuojapalvelua hyödyntäen.

Huomaa: myös täysi-ikäiset toisen asteen oppilaat on hyvä määritellä alle 18-vuotiaiksi

Hallintapaneeliin on julkaistu asetus “Ikään perustuvat pääsyoikeudet” (age-based access setting), jolla organisaation jäsenten ikä voidaan määritellä yli tai alle 18-vuotiaaksi. 

Perusopetuksen parissa oppilaiden ikä on luonnollisesti alle 18 vuotta, mutta on suositeltavaa määrittää myös kaikki toisen asteen opiskelijat alle 18-vuotiaiksi, koska kunta pitää lakiin perustuvaa rekisteriä oppilaista noudattaakseen lakisääteistä velvoitettaan toisen asteen opetuksesta (GDPR art. 6.1c).

Toisen asteen opetus on luvanvaraista, mutta lakiin perustuvaa (Esim. Lukiolaki 714/2018 ja Valtioneuvoston asetus lukiokoulutuksesta 810/2018). Toisen asteen oppilas kuuluu opetuksen järjestäjän rekisteriin myös saavutettuaan täysi-ikäisyyden. Opetuksen järjestäjällä säilyy näin ollen rekisterinpitäjän velvollisuudet myös suhteessa täysi-ikäisiin oppilaisiin (GDPR art. 24). Kun käsittelyn oikeusperuste on ollut lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, sitä ei voi muuttaa täysi-ikäisyystilanteissa esimerkiksi sopimus- tai suostumusperusteiseksi (GDPR art. 13.1c).

Opettajat ja koulun muu henkilökunta on luonnollisesti määriteltävä yli 18-vuotiaiksi, jotta lisäpalveluiden käyttö on tarvittaessa edelleen mahdollista.

Ikään perustuvat pääsyoikeusasetukset löytyvät järjestelmänvalvojan sovelluksen kohdasta “tilin asetukset” (account settings) valikon alalaidasta. Näiden ohjeiden avulla voi tehdä tarvittavat säädöt järjestelmänvalvojan sovelluksessa.

Ydinsovellusten käyttö jatkuu entiseen tapaan

Google Workspace for Education -ydinsovellusten käyttöä voidaan jatkaa entiseen tapaan ilman erillisiä toimenpiteitä.

Muutoksia tulee kuitenkin myös Chrome-käytänteiden oletusasetuksiin: 1.9. alkaen kaikilla käyttäjillä on oletuksena SafeSearch ja SafeSites päällä sekä incognito- ja vierailijatila pois päältä. Mikäli uusia oletusasetuksia ei tahdota kaikille tai kellekään, voi pääkäyttäjä käydä määrittelemässä asetukset halutuiksi näiden ohjeiden avulla.

Lyhyesti - toimi näin:
  1. Määrittele organisaatiosi henkilökunta yli 18-vuotiaiksi ja oppilaat sekä opiskelijat alle 18-vuotiaiksi ennen 1.9.2021.

  2. Säädä Chrome-käytänteet vastaamaan organisaationne linjausta, elleivät 1.9. voimaan tulevat käytänteet sovellu tarkoituksiinne.

  3. Edellä oleva ei koske Google Workspace for Education -ydinsovelluksia, kuten Google Drive, Classroom tai Forms.

Mikäli Cloudpoint on kunnan/koulutuksen järjestäjän Google Workspace for Education -palvelun tekninen pääkäyttäjä, Cloudpoint tekee tekee tekniset määritykset siten kuin kunnan toiminnallinen pääkäyttäjä tai vastaava toimija/yhdyshenkilö esittää. 

Ota yhteyttä Cloudpointiin, jos asiasta on kysyttävää!

Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!

Sinua saattavat kiinnostaa myös nämä postaukset:

Gmail-viestin liitteen voi tallentaa Drivelle poistumatta viestistä
Gmail-viestin liitteen voi tallentaa Drivelle poistumatta viestistä
13 marraskuuta, 2013

Päivityksen myötä Gmailiin saapuneiden viestien liitteet on mahdollista tallentaa suoraan Driveen poistumatta viestistä....

Gmail-viestin liitteen voi tallentaa Drivelle poistumatta viestistä
Gmail-viestin liitteen voi tallentaa Drivelle poistumatta viestistä
13 marraskuuta, 2013

Päivityksen myötä Gmailiin saapuneiden viestien liitteet on mahdollista tallentaa suoraan Driveen poistumatta viestistä....

Uutta Gmailissa: vastaa tapahtumakutsuun avaamatta viestiä
Uutta Gmailissa: vastaa tapahtumakutsuun avaamatta viestiä
16 toukokuuta, 2013

Sähköposti on olennainen osa sitä, miten teemme asioita ja pidämme yhteyttä. Siksi onkin kätevää, että Google tuo pikato...