Google Drive on kaiken Google Workspace -sovelluksilla tapahtuvan toiminnan koti - jokainen tiedosto, joka luodaan sovellusvalikon tai Classroomin kautta, löytyy lopulta Drivesta sen lisäksi, että sinne tallentuu tietenkin kaikki Driveen suoraan luotu materiaali. Driven käyttöönotto on helppoa, mutta usein sille käy kuten vaatekaapille -  tavaraa kasautuu kiireen keskellä sekalaisiin kasoihin, eikä tarvitsemaansa tahdo enää löytää. 

Luo tarkoituksenmukainen kansiorakenne

Kansiot tekevät sen, minkä hyllyt vaatekaapissa - lajittelevat asiat käyttötarkoituksen ja aiheen mukaan. Tarkoituksenmukainen kansiorakenne vaihtelee käyttäjän mukaan, mutta tärkeää on kuitenkin luoda omaa logiikkaansa ja arkeansa palveleva rakenne Driveen. Aineenopettajana esimerkiksi opettamiinsa aineisiin pohjautuva, luokanopettajana moniin eri aineisiin ja koulunkäynninohjaajana vaikkapa ohjaamiinsa oppilaisiin perustuva. 

Kansiorakenne

Kun olet luonut sopivan kansiorakenteen, raahaa tarpeelliset jo olemassaolevat tiedostot sopiviin kansioihin. Useamman kohteen raahaaminen onnistuu maalaamalla hiirellä kohteet ja raahaamalla ne kerralla kansioon.

Myös organisaation Jaetuissa Driveissa selkeä ja tarpeen vaatiessa rajattu kansiorakenne on paikoillaan. Jaettuihin Driveihin pääsyä ja materiaalien jakoa ulospäin voidaan rajata tehokkaasti Workspace-ympäristön hallinnasta, joten Jaetut Drivet sopivat hyvin myös henkilötietoja sisältävien asiakirjojen säilömiseen.

Tarkoituksenmukaiset nimeämiskäytänteet sekä kansioissa että tiedostoissa palvelevat käyttäjää parhaiten. On siis syytä muistaa nimetä satunnaisetkin muistiinpanot ja kokeilut.

Pari vinkkiä pikasiivoukseen

Jos materiaalia Omaan Driveen on jo kertynyt paljon ja ne ovat iloisesti sekaisin, voi soveltaa pikasiivoustaktiikkaa:

  1. luo Omaan Driveen kansio, jolle annat arkistointia kuvaavan nimen (varasto, arkisto, siivouskaappi jne.)
  2. raahaa tiedostot tai kansiot, joiden sisällöstä et ole varma, mutta joita et uskalla poistaa, yksitellen tai ryppäinä arkistokansioon 
  3. värjää tärkeimmät ja käytetyimmät kansiot tehosteväreillä (klikkaus hiiren oikealla painikkeella kansion päällä ja valikosta “vaihda väri”)
  4. aseta käytetyimmän kansion nimen eteen järjestysluku, jolloin se pysyy aakkosissa aina ensimmäisenä (klikkaus hiiren oikealla painikkeella kansion päällä ja valikosta “nimeä uudelleen”)
Screenshot 2022-11-17 18.35.04
Lopullinen kuuraus

Jos tiedetään, ettei jotain tiedostoa tai kansiota tarvita, voi sen siirtää roskakoriin. Tämä onnistuu raahaamalla, painamalla delete-painiketta, mikäli sellainen näppäimistössä on, tai klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla “poista”.

Screenshot 2022-11-17 18.40.58

Huomaa, että roskakoriin siirretty materiaali häviää sieltä 30 päivän kuluttua. Tämän jälkeen ympäristön hallinnoijalla, yleisesti kunnan tai oppilaitoksen tvt-tiimi, tietohallinto tai ulkopuolinen palveluntarjoaja, on mahdollista palauttaa poistettu materiaali 20 päivän aja. Yhteensä 50 päivän jälkeen kohteita ei voida enää palauttaa, joten siivouksessa kannattaa säilyttää maltti!

Ydinsovellukset -blogisarja käsittelee Google Workspace for Educationin ytimeen kuuluvia dokumenttityökaluja erityisesti niiden peruskäyttöä syvemmästä näkökulmasta. Google Docs avasi yhteensä kahdeksanosaisen sarjan, ja loput blogit ilmestyvät syksyn 2022 aikana.

Google Workspace for Education on kattava kokonaisuus opetusta, oppimista ja muuta oppilaitoksen arkea tukevia ja sujuvoittavia sovelluksia. Sovellusten ytimessä on yhteiskäyttö, mutta niiden ominaisuudet mahdollistavat yhteistoiminnan lisäksi myös yksilöllisen työskentelyn eri kouluasteilla. 

Nämä niin sanotut ydinsovellukset ovat tietosuojaltaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisia oppilaitosten käyttöön soveltuvia työkaluja, eivätkä sisällä mainontaa. Jos kuntasi tai koulusi haluaa täydentää Google for Education -osaamistaan, voit käydä tutustumassa koulutuksiimme opettajille sekä työpajoihimme oppilaille.

Sami M. BIO_final

 

Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!

Sinua saattavat kiinnostaa myös nämä postaukset:

Salasanalla suojattujen Office-tiedostojen avaaminen Google Drivellä
Salasanalla suojattujen Office-tiedostojen avaaminen Google Drivellä
24 helmikuuta, 2017

Kaikille G Suite käyttäjille tänään jakeluun lähtevän päivityksen myötä Google Drivelle mahdollistuu salasanalla suojatt...

Uudistunut Quickoffice on ilmainen kaikille ja tiukassa yhteistyössä Driven kanssa
Uudistunut Quickoffice on ilmainen kaikille ja tiukassa yhteistyössä Driven kanssa
20 syyskuuta, 2013

Google Apps-käyttäjät ovat yrityksissä ja oppilaitoksissa hyödyntäneet Quickofficea maksutta jo tovin, mutta tästä päivä...

Muunna Google Dokumentti pikaisesti PDF-tiedostoksi
Muunna Google Dokumentti pikaisesti PDF-tiedostoksi
1 maaliskuuta, 2018

Toisinaan Google Dokumenttina luotu tiedosto täytyy saada muutettua myös PDF-tiedostoksi, jotta sen voi esimerkiksi toim...