Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 16.3.2016. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Jokapäiväisessä työssä tulee vastaan monenlaisia tilanteita, jotka vaativat työhön käytettäviltä palveluilta joustavuutta. Google Drive tarjoaa tehokkaan alustan tiedostojen jakamiselle organisaatioiden sisällä ja ulkopuolella. Joskus tiedostoja on tarpeen jakaa ulkopuolisille kumppaneille, konsulteille tai opiskelijoille vain rajatuksi ajaksi.
Tätä varten Google Drivesta löytyy kätevä tietoturvaominaisuus: käyttöoikeuden viimeinen voimassaolopäivä. Tämän toiminnon avulla voit määrittää jaetulle tiedostolle tai kansiolle automaattisen päättymispäivän, jolloin sinun ei tarvitse muistaa poistaa oikeuksia käsin myöhemmin.
Miten asettaa Google Driven tiedostoille viimeinen voimassaolopäivä?
Käyttöoikeuden päättymispäivä asetetaan suoraan tiedoston tai kansion jakamisikkunassa. Oletuksena voimassaoloajaksi tarjotaan 30 päivää, mutta voit määrittää vapaavalintaisen päivämäärän suoraan kalenterista.
Toimi näin tietokoneella:
1. Avaa tiedosto tai kansio Google Drivessa, Docsissa, Sheetsissä tai Slidesissa.
2. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Jaa-painiketta.
3. Kirjoita henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat antaa väliaikaisen pääsyn, tai jos olet jo jakanut tiedoston, etsi hänen nimensä listalta.
4. Klikkaa käyttäjän nimen ja roolin vieressä olevaa alanuolta ja valitse Lisää viimeinen voimassaolopäivä (Add expiration).
5. Voit muuttaa voimassaoloaikaa klikkaamalla näkyviin tulevaa päivämäärää "Pääsyoikeus päättyy" ‑kohdan vierestä ja valitsemalla kalenterista haluamasi päivän. Päivämäärän on oltava vuoden sisällä kuluvasta päivästä.
6. Klikkaa Tallenna (tai Lähetä uutta jakoa tehdessäsi).
Tärkeää tietoa käyttöoikeuksien rajoituksista ja toiminnasta
Tiedostot vs. kansiot: Tiedostotasolla viimeinen voimassaolopäivä voidaan asettaa kaikille rooleille, mukaan lukien Katsojalle, Kommentoijalle ja Muokkaajalle (Editor). Kansiotasolla voimassaoloaika on turvallisuussyistä käytettävissä vain Katsoja- ja Kommentoija-rooleissa.
Jaetut Drivet (Shared Drives): Ominaisuus on nykyään käytettävissä myös jaetuissa Driveissa sijaitseville tiedostoille ja kansioille.
Oikeuksien hallittu palautuminen (My Drive): Jos annat käyttäjälle väliaikaisen Muokkaaja-oikeuden tiedostoon, joka sijaitsee kansiossa, johon hänellä on jo lukuoikeus (Katsoja), muokkausoikeuden päättyessä käyttäjän oikeus palautuu takaisin kansion mukaiseksi lukuoikeudeksi sen sijaan, että pääsy estettäisiin kokonaan.
Saatavuus: Ominaisuus on käytettävissä soveltuvilla yritys-, oppilaitos- ja organisaatiotileillä (Google Workspace).
Käyttöoikeuksien automaattinen umpeutuminen parantaa merkittävästi organisaation tietoturvaa ja vähentää riskiä siitä, että arkaluonteiset tiedot jäävät ulkopuolisten saataville projektien päätyttyä.
Mia
Google Workspace -muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint – onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Varmistamme onnistumisen ja huolehdimme aikataulujen pitävyydestä alati muuttuvassa digitaalisessa maailmassa.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!