Google Driven jaetut kansiot: Miten hallitset ja tarkistat käyttöoikeudet?

Google Driven jaetut kansiot ovat keskeinen työkalu sujuvassa tiimityössä ja opetuksessa. Kun jaat kansion, kaikki sen sisältämät tiedostot ja alikansiot noudattavat automaattisesti samoja käyttöoikeuksia. Tämä säästää aikaa, mutta joskus voi olla haastavaa muistaa, kenelle kaikille oikeuksia on matkan varrella jaettu.

Onneksi Google Drivessa on helppoa tarkistaa ja hallinnoida jaettuja käyttöoikeuksia ilman monimutkaista etsimistä. Voit tarkistaa kansion tai tiedoston käyttöoikeudet kahdella helpolla tavalla:

1. Jakamisasetukset (Jaa-ikkuna)

Kun haluat nähdä tarkat oikeudet tai tehdä muutoksia, toimi näin:
* Klikkaa kansiota hiiren kakkospainikkeella (tai valitse kansio ja klikkaa yläpalkin Jaa-kuvaketta).
* Valitse valikosta Jaa.
* Eteesi aukeaa ikkuna, josta näet kaikki ne henkilöt ja ryhmät, joille kansio on jaettu, sekä heidän käyttöoikeustasonsa (Omistaja, Muokkaaja, Kommentoija tai Katsoja). Voit muuttaa oikeuksia tai poistaa käyttäjiä suoraan tästä näkymästä.

2. Näytä tiedot -sivupalkki

Jos haluat nopean yleiskatsauksen kansion tiedoista ja siitä, kenellä on pääsy siihen, voit käyttää sivupaneelia:
* Valitse haluamasi kansio Google Drivessa.
* Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa pyöreää Näytä tiedot -kuvaketta (pieni i-kirjain). Vaihtoehtoisesti voit klikata kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valita Kansion tiedot > Tiedot.
* Oikeaan reunaan aukeaa sivupaneeli, josta näet yhdellä silmäyksellä kansion käyttöoikeudet sekä viimeisimmät toiminnat ja muutokset.

Periytyvät oikeudet ja rajoitetut pääsyoikeudet

Google Drivessa käyttöoikeudet periytyvät ylätason kansiosta alaspäin kaikkiin sen sisältämiin tiedostoihin ja kansioihin. Jos haluat poikkeustapauksessa rajoittaa pääsyä johonkin tiettyyn alikansioon ilman, että joudut muuttamaan koko päätason kansion asetuksia, voit hyödyntää Google Driven rajoitettuja pääsyoikeuksia (Limited Access). Tämä antaa entistä tarkemman kontrollin arkaluonteisen tiedon suojaamiseen.

Jaetut Drivet organisaation käyttöön

Jos työskentelet yrityksessä tai oppilaitoksessa, yksittäisten kansioiden jakamisen sijaan kannattaa usein hyödyntää Jaettuja Driveja (Shared Drives). Jaetuissa Driveissa tiedostot kuuluvat henkilöiden sijaan koko organisaatiolle tai tiimille, mikä varmistaa tiedon säilymisen, vaikka tiimin jäsenet vaihtuisivat.

Mia
Google Workspace -muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint – onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Autamme organisaatiotasi ottamaan kaiken hyödyn irti Google Workspace -työkaluista alati muuttuvassa digitaalisessa maailmassa. Varmistamme sujuvan siirtymän, laadukkaan koulutuksen ja projektien aikataulujen pitävyyden.