Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 1.4.2015. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Jakamisen hallinnointi on yksi tärkeimmistä Google Driveen liittyvistä tietoturvatoiminnoista yrityksissä ja oppilaitoksissa, jotka käyttävät Google Workspacea. Kun organisaation tärkein tieto tallennetaan pilveen, on välttämätöntä varmistaa, ettei se päädy vääriin käsiin. Erilaisilla käyttäjäryhmillä on kuitenkin erilaisia tarpeita, jotka pääkäyttäjien eli IT-ylläpitäjien tulee huomioida asetuksia määrittäessään.
Google Workspace tarjoaa monipuoliset ja erittäin tarkat hallintatyökalut Driven jakamisasetusten määrittämiseen. Pääkäyttäjät voivat hallita tiedostojen jakamista joustavasti organisaatioyksiköittäin, hyödyntää moderneja luottamussääntöjä (Trust Rules) ja määrittää sääntöjä tiedostojen lataamisen, tulostamisen tai kopioinnin estämiseksi.
Drive-jakamisasetukset käyttäjäryhmittäin
Organisaatiossa on usein erilaisia käyttäjäryhmiä: esimerkiksi talousosaston käsittelemä materiaali on äärimmäisen luottamuksellista, kun taas myynti- tai markkinointitiimin on voitava jakaa materiaalia jatkuvasti ulkopuolisille kumppaneille. Pääkäyttäjät voivat määrittää erilaiset oletusasetukset ja jakamisoikeudet organisaatioyksiköittäin (Organizational Units) tai hyödyntää kohdeyleisöjä (Target Audiences) sekä luottamussääntöjä.
Oppilaitoksissa tämä on hyödyllistä esimerkiksi siten, että alakoululaisilta estetään ulkopuolinen jakaminen kokonaan, mutta se sallitaan opettajille ja vanhemmille oppilaille.
Tiedostojen jakaminen organisaation ulkopuolelle (Vierailijajakaminen)
Google Driven vierailijajakamisen (Visitor Sharing) ansiosta voit jakaa tiedostoja ja kansioita turvallisesti myös sellaisille yhteistyökumppaneille, joilla ei ole Google-tiliä. Kun jaat tiedoston muulle kuin Google-tilille, vastaanottaja vahvistaa henkilöllisyytensä sähköpostiinsa lähetettävällä suojatulla PIN-koodilla. Vierailija voi tämän jälkeen katsella, kommentoida tai muokata tiedostoa turvallisesti. Vierailuoikeus on voimassa 7 päivää kerrallaan, ja yhteistyön jatkuessa henkilöllisyyden voi vahvistaa helposti uudelleen saman linkin kautta. Pääkäyttäjät voivat hallita vierailijajakamisen sallimista ja rajoituksia keskitetysti hallintapaneelista käsin.
Tiedoston tallentamisen, tulostamisen ja kopioinnin estäminen
Tiedostojen luvattoman leviämisen estämiseksi voit poistaa katsojilta ja kommentoijilta oikeuden ladata, tulostaa tai kopioida tiedostoa. Tämä asetus löytyy kunkin tiedoston (kuten Google Docs, Sheets ja Slides) jakamisvalikon lisäasetuksista. Kun asetus otetaan käyttöön, vastaanottajat voivat vain tarkastella tai kommentoida tiedostoa selaimessa ilman mahdollisuutta tallentaa sitä omalle laitteelleen.
Määräaikaiset käyttöoikeudet (Expiring Access) ja luotetut verkkotunnukset
Google Drivessa on mahdollista asettaa jaettaville tiedostoille ja kansioille voimassaoloaika (Expiring Access). Voit määrittää väliaikaisen käyttöoikeuden ulkopuolisille kumppaneille tai projektiryhmille, jolloin heidän pääsynsä tiedostoon katkeaa automaattisesti haluttuna päivänä ilman, että kenenkään tarvitsee poistaa oikeuksia manuaalisesti. Lisäksi organisaatiot voivat määrittää sallittujen verkkotunnusten luetteloita (Allowlisted domains) tai luoda kehittyneitä luottamussääntöjä (Trust Rules), joilla rajataan tiedonjako vain ennalta hyväksytyille kumppaniorganisaatioille.
Käyttäjien itsenäinen salasanan nollaus
IT-tuen kuormitusta voidaan vähentää sallimalla käyttäjille mahdollisuus palauttaa unohtuneet salasanansa itsenäisesti esimerkiksi puhelinnumeron tai sähköpostivarmistuksen avulla. Tämä nopeuttaa työn jatkamista ja säästää arvokkaita ylläpidon resursseja.
Mia
Google Workspace -asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!