Google Drive - uusia toimintoja jakamisasetusten määrittelyyn yrityksille ja oppilaitoksille

Jakamisen hallinnointi on eräs tärkeimmistä Google Driveen liittyvistä toiminnoista yrityksissä ja oppilaitoksissa, jotka käyttävät Google Apps-tuotteita. Kun tärkein tietosi on tallessa Drivessä, haluat olla varma, että se ei päädy vääriin käsiin. Kuitenkin eri käyttäjäryhmillä on erilaisia tarpeita, jotka pääkäyttäjien tulee huomioida Driven asetuksia määrittäessään.

Google on julkaissut uusia ominaisuuksia Driven jakamisasetuksiin, jotka mahdollistavat monipuolisemman Driven hallinnoinnin. Pääkäyttäjiä koskevat uudistukset saapuvat hallintapaneeliin näkyville seuraavien viikkojen aikana. Käyttäjäpuolella päivitysten julkaisu noudattaa samaa aikahaarukkaa. Myös lisäuudistuksia on luvassa lähitulevaisuudessa.

Drive jakamisasetukset käyttäjäryhmittäin 
Yrityksessäsi saattaa olla käyttäjäryhmiä (esimerkiksi tutkimusyksikkö tai johtoryhmä), joiden käsittelemä materiaali on luottamuksellista, eikä sitä haluta jakaa organisaation ulkopuolisille käyttäjille. Samanaikaisesti esimerkiksi myynti- tai markkinointitiimillä on todennäköisesti tarve jakaa materiaalia (logot, esitteet, tiedotteet) yrityksen ulkopuolelle toistuvasti. Päivityksen myötä pääkäyttäjät voivat hallintapaneelista asettaa erilaiset oletusasetukset jakamiselle organisaatioyksiköittäin, jolloin esimerkiksi tutkimusosaston porukalta voidaan ottaa julkisen jakamisen mahdollisuus pois päältä ja vastaavasti asetus jätetään päälle myynti- ja markkinointitiimille.

Oppilaitokset voivat hyödyntää ominaisuutta määrittämällä alakoulun oppilailta julkisen jakamisen mahdollisuuden pois päältä. Isommille oppilaille sen voi kytkeä sopivan hetken tullen päälle.

Jaa organisaatiosi ulkopuolelle 
Kun jaat materiaalia organisaatiosi ulkopuolelle (vaikkapa logoja mainostoimistolle tai tilauslistan yhteistyökumppanille), haluat että he saavat jakamasi tiedostot auki vaivatta. Olivatpa he Google Drive käyttäjiä tai eivät. Jatkossa voit jakaa materiaalia Driveltä mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen ja he voivat katsella tiedostoa kirjautumatta Google-tunnukseen. 

Pääkäyttäjät voivat poistaa tämän asetuksen käytöstä hallintapaneelista. Oletuksena asetus ei ole päällä. 

Huom: Jos jaat käyttöoikeuden henkilölle jolla ei ole Google-tiliä, hän voi lähettää kutsun edelleen muille käyttäjille. Näin ollen emme suosittele vaihtoehdon käyttämistä luottamuksellisen tiedon jakamiseen. Automaattisesti kutsu vanhenee 14 päivän jälkeen.  

Lisätiedot:  ohje

Kytke tiedoston tallentaminen, tulostaminen ja kopiointi pois päältä 
Information Rights Management (“IRM”) -ominaisuuden avulla voit kytkeä pois päältä Driven jakamisasetusten lisäasetuksista yhteiskäyttäjien mahdollisuuden ladata/tallentaa, tulostaa tai kopioida Driven kautta jakamiasi tiedostoja. Loistava vaihtoehto silloin kun haluat olla varma, että tiedostosi säilyy vain muutamien käyttäjien saatavilla. Ominaisuus koskee kaikkia tiedostomuotoja Drivellä, mukaanlukien Google Asiakirjat, Laskentataulukot ja Esitykset. 

Anna käyttäjille mahdollisuus resetoida salasanansa itse
Salasanojen unohtuminen on yksi arkisista asioista, joihin IT-vastaavat törmäävät tasaisesti niin kouluissa kuin yrityksissäkin. Jatkossa pääkäyttäjät voivat mahdollistaa käyttäjien itsensä palauttaa unohtuneet salasanat puhelinnumeron avulla (tai ottaa mahdollisuuden pois käytöstä jos se ei tunnu tarpeelliselta).

Lisätiedot: ohje

Pysy kuulolla uusien Drive ominaisuuksien suhteen 

Googlelta kerrotaan myös, että he parhaillaan kehittävät mahdollisuutta lisätä luotettuja domaineja Google Apps-tunnukseen. Näin esimerkiksi koulut tai yritykset joilla on läheisiä yhteistyökumppaneita eri domaineissa, voivat lisätä nämä verkkotunnukset omaan luotettujen verkkotunnusten listaansa ja jakaa turvallisesti Driveltä ja Classroomista. 

Käyttöoikeutta ei myöskään aina haluta antaa toiselle osapuolelle pysyvästi. Ratkaisuna tähän kehitteillä on "expiring access"-omaisuus, jonka avulla voidaan määrittää jakamisasetukselle voimassaoloaika. 

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint  - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan