Jokainen yritys tarvitsee nykyään sähköisiä työkaluja. Asiasta on tullut niin vahva itsestäänselvyys, että enää ei tarvitse puhua palveluiden hankkimisen tarpeesta, vaan niiden tarjoamista mahdollisuuksista, soveltuvuudesta ja tehokkaasta hyödyntämisestä. Tästä kuitenkin seuraa sudenkuoppa, johon monessa organisaatiossa edelleen astutaan; nykyaikaiseksi ja kustannustehokkaaksi luvattu sovellusratkaisu ei ole sellainen, jos et kykene omaksumaan myös sen edustamaa toimintamallia.
Miksi uusi teknologia ei automaattisesti muuta työkulttuuria parempaan?
Pelkkä uuden teknologian hankinta ei paranna työn tehokkuutta, jos vanhoista työtavoista pidetään tiukasti kiinni. Todellinen hyöty ja kilpailuetu saavutetaan vasta, kun organisaation työntekijät sitoutetaan uusiin toimintamalleihin systemaattisen muutoksenhallinnan, avoimen viestinnän ja asiantuntevan koulutuksen avulla.
Klassinen esimerkki Google-sovellusten maailmasta on yritys, joka on erittäin kiinnostunut Google Workspace -ratkaisujen tarjoamista mahdollisuuksista. Halutaan uudistaa vanhanaikaisia IT-ratkaisuja ja siirtyä pilveen. Tahdotaan olla nopeita, saatavilla, työskennellä joustavasti, tehdä asioita yhdessä, ja mielellään tietysti saavuttaa kustannussäästöjä. Kuulostaa siis kaikin puolin unelmayritykseltä käyttämään Googlen työkaluja.
Sitten saatetaan keskustelussa kuitenkin törmätä siihen, että halutaan saavuttaa kaikki edut, mutta ei olla valmiita muuttamaan omia työskentelytapoja (ainakaan kokonaan); ei haluta luopua vanhasta sähköpostiohjelmasta, ei suostuta miettimään kokousten siirtämistä verkkoon, eikä nähdä tarpeellisena jakaa tietoa laajasti käyttäjien kesken Driven ja jaettujen kalentereiden kautta. Miksikö? Koska ei niin olla ennenkään tehty, eivätkä käyttäjät kuitenkaan siihen edes suostuisi.
Itse sanoisin tähän, että miksi hankkia tehokas urheiluauto jos aikoo asentaa siihen nopeudenrajoittimen ja körötellä mökkitiellä kolmeakymppiä? Siihenhän riittää hyvin vaikka Tunturi-mopo.
Miten muutoksenhallinta ratkaisee työtapojen muutosvastarinnan?
Kyse on monesti muutoksen vastustamisesta tai välttelystä. Pelätään sen vaatimaa prosessia tai ei huomata oikeasti pitää sitä edes tärkeänä. Varmaa kuitenkin on, että muutosta tulee tapahtua, jotta kehitys olisi mahdollista. Uskallan väittää, että panostamalla ammattimaiseen muutoksenhallintaan voidaan vastahankaisimmassakin organisaatiossa saavuttaa loistavia tuloksia.
Hyvin toteutettu muutoksenhallinta etenee aina ennalta laaditun suunnitelman pohjalta, joka on toteutettu organisaation tarpeet ja tavoitteet huomioiden. Se koostuu seuraavista avainalueista:
- Suunnitelmallinen viestintä: Varmistaa avoimen tiedonkulun ja perustelee muutoksen hyödyt jokaiselle työntekijälle.
- Käytännönläheinen koulutus: Auttaa työntekijöitä ottamaan uudet työkalut haltuun luottavaisesti ja ilman pelkoa.
- Yhtenäiset toimintatavat: Luovat selkeät pelisäännöt ja uudet modernit rutiinit koko organisaation laajuisesti.
Tapoihinsa juurtunutkin työntekijä saattaa innostua uudesta teknologiasta, kun häntä ei jätetä asian kanssa yksin. Vastaavasti osaavista käyttäjistä luodaan vahva pohja viemään muutosta eteenpäin. Ja mikä tärkeintä, koko prosessin ajan kaikille organisaation käyttäjille viestitään eri tavoin niistä toimintamalleista, joita jatkossa halutaan hyödyntää. Näin luodaan rakenteet yrityksen yhtenäisille käytänteille ja voidaan miettiä uusia ratkaisumalleja aikaisempiin rutiinitoimintoihin. Lähes kaikkea voidaan toteuttaa, mutta lopputuloksen ei ole tarkoituskaan aina olla samanlainen kuin aina ennen.
Miksi muutosta johdetaan tavoitteellisesti?
Teknisten järjestelmien muutos on usein liikkeellepotkaiseva voima, jonka myötä ideaalitilanteessa lähdetään systemaattisesti muuttamaan työskentelytapoja kohti uudenlaista toimintamallia prosessinomaisesti. Uuden, tiimityötä tukevan palvelun käyttöönottaminen ei itsessään ratkaise haasteita tai lisää organisaation yhdessä tekemisen kulttuuria, vaan mahdollistaa uudenlaiseen toimintatapaan tähtäävän muutosprosessin käynnistymisen. Toimintamallin muutoksen keskeisenä tavoitteena on saada organisaation kannalta mahdollisimman suuri hyöty hankittavasta ratkaisusta. Sitä kautta saavutetaan myös tavoitellut liiketoimintaedut.
Kun siis suosittelemme uusille tai olemassa oleville asiakkaillemme muutoksenhallintaa, teemme sen parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. Tiedämme, että tehokkaan ja nykyaikaisen sovellusratkaisun hankkiminen ei ilman asennemuutosta ja tahtotilaa uuden oppimiselle tee yrityksestä automaattisesti sellaista kuin sovelluksen mainoksissa luvataan.
Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint Oy - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan
Cloudpoint Oy on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – huolehdimme asioiden edistymisestä ja aikataulujen pitävyydestä.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!