Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 21.2.2014. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Miten Google Kalenterin varauskalenteri toimii ja kuinka se tekee tapaamisten sopimisesta vaivatonta?
Google Kalenterin varauskalenteri (Appointment Schedules) on nykyaikainen ja monipuolinen varausjärjestelmä, jonka avulla ulkopuoliset henkilöt voivat varata sinulta tapaamisaikoja suoraan kalenteristasi. Tämä säästää huomattavasti aikaa edestakaiselta sähköpostiviestittelyltä, sillä varaajat näkevät vapaat aikasi reaaliajassa ja voivat varata itselleen sopivan ajan helposti ja nopeasti.
Varauskalenteri korvasi aiemmin käytössä olleen vanhan tapaamisajankohdat (Appointment Slots) -toiminnon kesällä 2024 tarjoten huomattavasti sujuvamman käyttökokemuksen ja monipuolisemmat ominaisuudet. Yksi merkittävimmistä uudistuksista on se, että ajan varaajalla ei enää tarvitse olla Google-tiliä varatakseen ajan, vaan kuka tahansa voi tehdä varauksen jaetun varaussivun kautta.
Kenelle varauskalenteri sopii?
Tiiminvetäjille ja esihenkilöille: Voit antaa tiimiläisten varata aikoja esimerkiksi kehityskeskusteluihin, viikoittaisiin sparrauksiin tai vapaamuotoisiin kohtaamisiin.
Opettajille ja kouluttajille: Opiskelijat voivat varata ohjausaikoja, kurssikeskusteluita tai kyselytunteja suoraan jaetun linkin kautta.
Asiantuntijoille ja yrittäjille: Voit tarjota asiakkaille helpon tavan varata vaikkapa konsultaatioaika tai myyntitapaaminen.
---
Varauskalenterin määrittäminen Google Kalenterissa
Voit luoda uuden varauskalenterin helposti tietokoneellasi seuraavien vaiheiden avulla:
1. Avaa Google Kalenteri tietokoneellasi.
2. Napsauta vasemmasta yläkulmasta Luo-painiketta ja valitse listasta Varauskalenteri.
3. Määritä varauskalenterin perustiedot vasemmalle avautuvassa paneelissa:
Lisää nimi: Anna varauskalenterille selkeä nimi (esim. "Opinto-ohjaus" tai "Myyntitapaaminen"). Tämä nimi näkyy varaussivulla sekä kalenterimerkinnöissä.
Tapaamisen kesto: Valitse sopiva pituus tapaamisille (esim. 15, 30 tai 60 minuuttia) tai määritä oma kestosi.
Yleinen saatavuus: Aseta viikonpäivät ja kellonajat, jolloin olet tavoitettavissa tapaamisia varten. Voit lisätä yhdelle päivälle useita aikalohkoja tai kopioida samat ajat kaikille päiville.
Aikataulutuksen ikkuna: Määritä, kuinka paljon ennakkoon aikoja voi varata (esim. aikaisintaan 30 päivää ja viimeistään 4 tuntia ennen tapaamista).
Varattujen tapaamisten asetukset: Voit lisätä tapaamisten väliin automaattista puskuriaikaa (esim. 15 minuuttia valmistautumista varten) ja rajoittaa päivittäisten varausten enimmäismäärää.
4. Valitse Seuraava siirtyäksesi varaussivun tarkempiin asetuksiin.
5. Viimeistele varaussivun asetukset:
Profiilikuva ja nimi: Määritä, miten tietosi näkyvät varaajalle.
Sijainti ja tapaamisen tyyppi: Voit valita tapaamispaikaksi esimerkiksi kasvokkaisen tapaamisen, puhelun tai automaattisesti luotavan Google Meet -videoneuvottelulinkin.
Varauslomake: Valitse, mitä tietoja keräät varaajalta (kuten nimi, sähköpostiosoite ja mahdolliset ennakkokysymykset).
Sähköpostivahvistukset ja -muistutukset: Voit ottaa käyttöön sähköpostiosoitteen vahvistamisen (estääksesi virheelliset varaukset) sekä automaattiset muistutukset ennen tapaamisen alkua.
6. Klikkaa lopuksi Tallenna.
---
Varausten hallinta ja jakaminen käytännössä
Kun olet tallentanut varauskalenterin, sille luodaan automaattisesti ammattimainen ja selkeä varaussivu.
Jakamislinkki: Löydät varaussivun linkin kalenteristasi luodun varausaikataulun kohdalta tai vasemman reunan "Varaussivut"-listauksesta. Voit kopioida linkin ja lähettää sen sähköpostilla, liittää sen verkkosivuillesi tai lisätä sen osaksi sähköpostiallekirjoitustasi.
Automaattinen kalenterin tarkistus: Varaussivu osaa lukea kalenterisi reaaliaikaista tilannetta. Jos luot kalenteriisi muun "Varattu"-merkinnän varausaikana (esimerkiksi lounaan tai palaverin), kyseinen aika poistuu automaattisesti valittavien aikojen joukosta. Näin päällekkäisiä varauksia ei pääse syntymään.
Peruutukset ja muutokset: Jos varaaja joutuu perumaan tapaamisen, hän voi tehdä sen suoraan saamansa sähköpostivahvistuksen kautta. Tällöin aika vapautuu välittömästi uudelleen varattavaksi ja saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi.
Vinkki:* Jos käytössäsi on laajempi Google Workspace -tilaus tai Google One Premium, saat käyttöösi lisäominaisuuksia, kuten useiden eri kalentereiden tavoitettavuuden tarkistuksen, mahdollisuuden luoda rajattomasti erilaisia varaussivuja sekä Stripe-maksuliittymän, jolla voit periä maksun suoraan varauksen yhteydessä.
---
Tarvitsetko apua Google Workspace -työkalujen kanssa?
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – huolehdimme projektien sujuvuudesta ja aikataulun pitävyydestä.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!