Vaikka itse käyttäisit Google Apps-sovelluksia, silloin tällöin tulee eteen tarve jakaa dokumentti henkilölle, jolla ei ole Google-tiliä käytössään. Tästä päivästä alkaen Google aloittaa uuden ominaisuuden julkaisun, joka tuo tullessaan mahdollisuuden jakaa Google Dokumentit Asiakirjoja, Esityksiä ja Piirrustuksia katseluoikeudella myös sellaisille henkilöille, joilla ei ole Google-tiliä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että aloitat Asiakirjan, Esityksen tai Piirrustuksen jakamisen normaalisti siirtymällä jakamisasetukset ikkunaan. Kutsu käyttäjiä -kohtaan täytä vastaanottajan sähköpostiosoite (tämän ei tarvitse olla Google-tili!) ja valitse käyttöoikeudeksi Voi katsella.
Jos lisäät muokkaus tai kommentointi oikeuden, vastaanottajalla tulee edelleen olla Google-tili, sillä dokumentin muokkaaminen edellyttää sisäänkirjautumista.
Kun dokumentti jaetaan katseluoikeudella henkilölle, jolla ei ole Google-tiliä, hän voi sähköpostiviestin mukana tulleen linkin kautta avata dokumentin ja katsella sen sisältöä. Viestin voi myös lähettää edelleen, jolloin muutkin voivat katsella dokumenttia. Tämä ei vaadi kirjautumista.
Koska sisäänkirjautumista ei vaadita, kaikki voivat katsella dokumentin sisältöä linkin kautta kunnes henkilö, jolle dokumentti jaettiin kirjautuu sisään Google-tiliin tai luo sellaisen. Tässä tilanteessa tapahtuu kaksi asiaa: (1) dokumentin jakamislinkki ei enää toimi kirjautumattomille käyttäjille ja jakoasetuksiin tallentuu merkintä kirjautumisestä; (2) dokumentti jakautuu kaikille niille henkilöille, jotka ovat katselleet dokumenttia samalla ollen kirjautuneena Google-tiliinsä.
Dokumentin omistaja tai muokkausoikeudella varustettu käyttäjä voi muuttaa jakoasetuksia normaalisti.
Google Apps pääkäyttäjien on myös mahdollista hallintapaneelista ottaa pois käytöstä mahdollisuus jakaa dokumentteja oman organisaation ulkopuolelle.
Julkaisuaikataulu:
Tämä julkaisu saapuu nopean julkaisun valinneille käyttäjille asteittain alkaen tästä päivästä. Muutokset tapahtuvat muutaman seuraavan viikon aikana, joten jos uusi ominaisuus ei vielä toimi sinulla, odota kärsivällisesti ja testaa myöhemmin uudelleen.
Lisätiedot:
http://support.google.com/a/bin/answer.py?answer=60781
Lähde: Google Apps updates
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!