Google-yhteystietojen jakaminen kollegoille: Ohjeet vaihe vaiheelta

Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 2.5.2013. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.

Miten Google-yhteystietojen jakaminen kollegoille onnistuu? Yhteystietojen jakaminen säästää aikaa ja varmistaa, että tiimillä on aina ajantasaiset tiedot käytössään. Esimerkiksi sihteerit, assistentit ja projektiryhmät hyötyvät suuresti siitä, että yhteystietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti useaan eri paikkaan.

Google Workspacessa yhteystietojen jakaminen onnistuu kätevästi sisäänrakennetun Siirrä käyttöoikeus (Delegate access) -ominaisuuden avulla. Tämä mahdollistaa yhteystietojen hallinnan delegoinnin kollegoille ilman, että heille tarvitsee antaa pääsyä sähköpostiisi.

Ennen kuin aloitat: Vaatimukset yhteystietojen jakamiselle

• Käytössäsi on oltava organisaation Google Workspace -tili (työ- tai koulutili).
• Organisaatiosi järjestelmänvalvojan (Admin) on täytynyt ottaa yhteystietojen jakaminen käyttöön hallintapaneelista.
• Voit jakaa yhteystietoja vain samaan organisaatioon (verkkotunnukseen) kuuluvien henkilöiden kanssa.
• Käyttöoikeuksien määrittäminen ja jaettujen yhteystietojen hallinta on tehtävä tietokoneella (ominaisuus ei ole tuettu mobiilisovelluksissa).

Ohjeet yhteystietojen jakamiseen vaihe vaiheelta

1. Siirry selaimella osoitteeseen contacts.google.com (Google-yhteystiedot). Varmista, että olet kirjautunut sisään työ- tai koulutililläsi.
2. Klikkaa sivun oikeasta yläkulmasta Asetukset-kuvaketta (hammasratas) ja valitse valikosta Siirrä käyttöoikeus.
3. Klikkaa avautuvasta ikkunasta Kutsu valtuutettu henkilö.
4. Syötä sen kollegan sähköpostiosoite tai nimi, jolle haluat myöntää yhteystietojesi ylläpito-oikeuden. Voit lisätä kerrallaan enintään 25 henkilöä erottelemalla nimet pilkulla.
5. Klikkaa lopuksi Lähetä.

Kutsumasi kollegat saavat käyttöoikeuden ja näkevät jaetut yhteystiedot omassa Google-yhteystietojen näkymässään erillisessä osiossa.

Mitä valtuutettu kollega voi tehdä?

Kun olet siirtänyt käyttöoikeuden, valtuutettu henkilö voi:

• Etsiä yhteystietoja hakukentän avulla.
• Lisätä uusia yhteystietoja sekä muokata tai poistaa olemassa olevia tietoja (kuten nimiä, puhelinnumeroita ja osoitteita).
• Hallinnoida ja luoda yhteystietojen tunnisteita (Labels).
• Ylläpitää "Muut yhteystiedot" -listaa.

Valtuutettu henkilö ei voi tuoda (importoida) uusia yhteystietoja ulkoisista tiedostoista sinun tilillesi, eikä hänellä ole mitään pääsyä sähköpostitiliisi tai muihin Google-palveluihisi.

Rajoitukset ja vaihtoehtoiset tavat

On hyvä huomioida, että Googlen sisäänrakennettu valtuutustoiminto jakaa aina kaikki "Omat yhteystiedot" (My Contacts) -listalla olevat kontaktit. Jos tarkoituksenasi on jakaa vain tietty rajattu yhteystietoryhmä (kuten jokin tietty tunniste) tai jakaa yhteystietoja organisaatiosi ulkopuolisille kumppaneille, sisäänrakennettu valtuutustoiminto ei siihen riitä. Tällaisissa tilanteissa suosittelemme tutustumaan Google Workspace Marketplace -sovelluskaupasta löytyviin lisäosiin (kuten Shared Contacts Manager tai vastaavat kolmannen osapuolen työkalut), jotka mahdollistavat edistyneet jakamisominaisuudet suoraan Google-ympäristössäsi.

Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa pilvipalveluihin liittyvissä tilanteissa. Varmistamme, että organisaatiosi saa kaiken hyödyn irti Google Workspacen tarjoamista yhteistyötyökaluista tietoturvallisesti ja tehokkaasti. Ota yhteyttä, niin autamme sujuvoittamaan tiimisi arkea!