Miten jaat yhteystiedot kollegoillesi Google Workspacessa ja Gmailissa?

Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 2.5.2013. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.

Monille Google Workspacen ja Gmailin käyttäjille on tuttua jakaa tiedostoja ja kalentereita parilla klikkauksella. Kun kyse on yhteystiedoista, tilanne on kuitenkin hieman toinen. Google Contacts ei sisällä suoraan sisäänrakennettua toimintoa yksittäisen yhteystietotunnisteen (label) tai ryhmän jakamiseen muiden käyttäjien kanssa siten, että muutokset päivittyisivät automaattisesti kaikkien näkymissä.

Onneksi yhteystietojen jakamiseen ja hallinnointiin on olemassa kolme toimivaa tapaa riippuen siitä, millaista yhteiskäyttöä ja ylläpito-oikeutta tiimisi tarvitsee.

---

Vaihtoehto 1: Yhteystietojen delegointi (Natiivi ratkaisu)

Jos haluat antaa esimerkiksi assistentille tai tiimin jäsenelle oikeuden nähdä ja hallinnoida kaikkia henkilökohtaisia yhteystietojasi, voit käyttää Googlen omaa delegointitoimintoa. Huomaathan, että tämä toiminto jakaa pääsyn kaikkiin yhteystietoihisi (ei vain tiettyyn ryhmään), eikä valtuutettu henkilö näe tai muokkaa näitä tietoja mobiililaitteiden omilla yhteystietosovelluksilla.

Näin delegoit yhteystietosi vaihe vaiheelta tietokoneella:

1. Siirry yhteystietoihin: Avaa selain ja mene osoitteeseen contacts.google.com. Varmista, että olet kirjautunut sisään työpaikan tai oppilaitoksen Google Workspace -tililläsi.
2. Avaa asetukset: Klikkaa oikeasta yläreunasta Asetukset-kuvaketta (ratas) ja valitse valikosta Siirrä käyttöoikeus.
3. Kutsu valtuutettu henkilö: Klikkaa painiketta Kutsu valtuutettu henkilö.
4. Määritä vastaanottaja: Kirjoita kenttään sen kollegan nimi tai sähköpostiosoite, jolle haluat antaa oikeudet. Voit lisätä kerralla enintään 25 henkilöä.
5. Lähetä kutsu: Klikkaa Lähetä. Tämän jälkeen valtuutettu kollegasi näkee yhteystietosi omassa näkymässään ja voi tarvittaessa lisätä tai päivittää niitä.

---

Vaihtoehto 2: Yhteystietojen jakaminen Workspace Marketplace -sovelluksilla (Paras tapa ryhmien jakamiseen)

Jos tavoitteenasi on jakaa vain tietty yhteystietoryhmä eli tunniste (kuten "Avainasiakkaat" tai "Projektiryhmä A"), helpoin ja tehokkain ratkaisu on hyödyntää Google Workspace Marketplace -sovelluskaupasta löytyviä laajennuksia.

Suosittuja ja tietoturvallisia sovelluksia ovat esimerkiksi ContactsFlow™ (entinen Shared Contacts for Gmail™) ja Shared Contacts Manager. Nämä sovellukset tuovat Google-yhteystietoihin täysin uuden tason:
- Voit jakaa tietyn tunnisteen (label) haluamillesi kollegoille tai ryhmille.
- Voit määrittää tarkat lukuoikeudet (vain luku, voi muokata, voi poistaa).
- Yhteystiedot synkronoituvat reaaliaikaisesti kaikille tiimin jäsenille ja ovat käytettävissä suoraan Gmailissa, Google Contactsissa sekä mobiililaitteissa ilman manuaalisia tiedostovientejä.

---

Vaihtoehto 3: Staattinen vienti ja tuonti (CSV-tiedosto)

Jos kyseessä on kertaluonteinen tarve eikä yhteystietojen tarvitse päivittyä automaattisesti jatkossa, voit viedä tiedot tiedostona ja toimittaa ne kollegallesi:

1. Valitse Google-yhteystiedoistasi haluamasi tunniste tai ryhmä.
2. Klikkaa vasemmasta valikosta Vie ja valitse tiedostomuodoksi Google CSV.
3. Lähetä ladattu CSV-tiedosto kollegallesi, joka voi puolestaan tuoda sen omaan Contacts-palveluunsa Tuo-toiminnon avulla.

---

Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen painalluksia alati muuttuvassa digitaalisessa maailmassa. Varmistamme onnistumisen yhteistyöllä ja asiantuntevalla projektinhallinnalla.