Huomautus: Löydät aiheeseen liittyviä lisätietoja täältä: lue päivitetyt tiedot Drive-kansioiden hallinnasta.
Kansioiden avulla Drive on helppo pitää järjestyksessä, mutta kansioista on myös paljon muuta iloa käyttäjälle, erityisesti kun puhutaan jakamisasetuksista. Kun tiedostot järjestetään huolellisesti suunnitellun kansiorakenteen sisään, materiaalien jakamista ja päivitystä on tehokas hallinnoida myös pitkällä aikavälillä.
Yksityiskohtainen opas: tutustu kansion luomisen ja jakamisen yksityiskohtaisiin ohjeisiin.
Miten luodaan toimiva kansiorakenne ja alikansio Google Drivessä?
Vastaus: Toimiva Google Drive -kansiorakenne luodaan luomalla pääkansioita ja niiden alle korkeintaan kolmitasoisia alikansioita. Alikansio luodaan klikkaamalla pääkansion nimen vierestä valikko auki ja valitsemalla "Uusi kansio". Tiedostojen hallinnan helpottamiseksi kansioiden omistajuus kannattaa liittää jaetulle organisaatiotilille ja käyttää jakamisessa valmiita käyttäjäryhmiä.
Näin luot alikansion Google Drivessä
Lisää tehoa kansioiden hyödyntämiseen Drivessä saa kun lisää kansion sisään myös alikansioita, eli kansion sisällä olevia kansioita. Seuraa näitä vaiheita:
- Vie hiiri kansion nimen päälle ja klikkaa valikko auki nuolikuvakkeesta.
- Valitse valikosta vaihtoehto "Uusi kansio".
- Nimeä kansio haluamallasi tavalla (huomaa, että alikansiolla on samat jakamisluvat kuin pääkansiolla).
Näin luot toimivan kansiorakenteen Google Driveen
Kun luot alikansioita Drivellä ylimmän tason kansion sisään, rakennat loogista kansiorakennetta. Driven kohdalla toimivan kansiorakenteen luomiseksi on tärkeää noudattaa näitä perussääntöjä:
- Rajoita syvyyttä: Pidä päätason kansion alikansioiden määrä korkeintaan kolmitasoisena. Tästä syvemmille tasoille jakamisasetukset eivät automaattisesti välttämättä periydy oikein.
- Käytä yhteistä omistajatiliä: Liitä kansiorakenteen omistajuus sellaiseen tiliin, joka ei ole kenenkään käyttäjän henkilökohtainen. Näin vältytään esimerkiksi työntekijän lähtemisen tai tilien sulkemisen yhteydessä tapahtuvilta tiedonmenetyksiltä.
- Nimeä tiedostot loogisesti: Nimeä kansiot ja tiedostot niin, että ne löytyvät Driven haun kautta helposti. Voit lukea aiheesta lisää täältä: tutustu Googlen virallisiin ohjeisiin tiedostojen nimeämisestä.
- Suosi ryhmäjakoja: Hyödynnä kansioiden jakamisessa ryhmiä yksittäisten käyttäjien sijaan. Näin jakoasetusten päivittäminen ei muodostu työlääksi organisaation muuttuessa.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!