Hyödynnä kansioita tehokkaasti Drivessä: näin luot alikansion ja toimivan kansiorakenteen

Kansioiden avulla Google Drive on helppo pitää järjestyksessä. Kun tiedostot järjestetään huolellisesti suunnitellun kansiorakenteen sisään, materiaalien jakamista, suojaamista ja päivittämistä on vaivatonta hallinnoida myös pitkällä aikavälillä.

Miten luodaan toimiva kansiorakenne ja alikansio Google Drivessä?

Toimiva Google Drive -kansiorakenne perustuu selkeisiin pääkansioihin ja korkeintaan 2–3 tasoiseen alikansiorakenteeseen. Alikansio luodaan avaamalla pääkansio ja klikkaamalla vasemman yläkulman "+ Uusi" -painiketta tai klikkaamalla tyhjää tilaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Uusi kansio". Tiedostojen hallinnan helpottamiseksi organisaatioiden kannattaa hyödyntää Yhteisiä drivejä (Shared Drives) ja käyttää käyttöoikeuksien jakamiseen valmiita Google-ryhmiä.

Näin luot alikansion Google Drivessä

Lisää tehoa tiedostojen organisointiin saat luomalla kansioiden sisään alikansioita. Seuraa näitä helppoja vaiheita:

1. Siirry pääkansioon, jonka sisälle haluat luoda alikansion.
2. Klikkaa vasemmassa yläkulmassa olevaa + Uusi (New) -painiketta tai klikkaa tyhjää aluetta hiiren kakkospainikkeella (oikealla klikkauksella).
3. Valitse valikosta Uusi kansio.
4. Nimeä kansio haluamallasi tavalla ja klikkaa Luo. Huomaa, että alikansio perii automaattisesti samat jakamisasetukset kuin sen yläpuolella oleva pääkansio.

Kuva 1: Uuden kansion luominen valikosta

Kuva 2: Kansiolle annetaan selkeä ja kuvaava nimi

Näin luot toimivan kansiorakenteen Google Driveen

Kun rakennat loogista kansiorakennetta Google Workspace -ympäristössä, on tärkeää noudattaa muutamia keskeisiä perussääntöjä:

• Pidä rakenne matalana: Suosi enintään 2–3 tasoista kansiorakennetta. Liian syvät kansiorakenteet (esim. viisi tasoa tai enemmän) vaikeuttavat tiedostojen löytämistä ja lisäävät turhaa klikkailua. Jakamisasetukset periytyvät myös huomattavasti hallittavammin, kun rakenne pidetään matalana.
• Käytä Yhteisiä drivejä (Shared Drives): Organisaatioissa ja oppilaitoksissa yhteiset tiedostot kannattaa aina tallentaa Yhteisiin driveihin henkilökohtaisen Oma Driven sijaan. Yhteisissä driveissä tiedostojen omistajuus kuuluu organisaatiolle, jolloin vältytään tiedonmenetyksiltä esimerkiksi työntekijän tai opettajan vaihtaessa työpaikkaa.
• Nimeä tiedostot ja kansiot loogisesti: Käytä selkeitä ja kuvaavia nimiä, jotta tiedostot löytyvät nopeasti myös Driven tehokkaan hakutoiminnon avulla. Voit esimerkiksi sisällyttää nimeen vuosiluvun, aiheen tai kurssikoodin.
• Suosi ryhmiä yksittäisten jakojen sijaan: Hyödynnä kansioiden ja tiedostojen jakamisessa Google-ryhmiä (Google Groups) yksittäisten sähköpostiosoitteiden sijaan. Kun uusi henkilö liittyy ryhmään, hän saa automaattisesti tarvittavat oikeudet kaikkiin ryhmälle jaettuihin materiaaleihin.
• Värikoodaa ja hyödynnä tähdet: Voit helpottaa navigointia värikoodaamalla tärkeimmät kansiosi ja merkitsemällä usein tarvitsemasi tiedostot tähdellä nopeaa käyttöä varten.

Kuva 3: Jakamisasetusten hallinta ryhmien avulla helpottaa ylläpitoa

Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa Google Workspace -ympäristön hallintaan ja hyödyntämiseen liittyvissä kysymyksissä. Varmistamme, että organisaatiosi saa täyden hyödyn irti pilvipalveluista sujuvasti ja tietoturvallisesti.