Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 18.12.2013. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Kansiot ovat Google Driven käytön kannalta olennainen osa tehokkuutta ja tiedonhallintaa. Kun tiedostot ja kansiorakenteet ovat kunnossa, säästyy aikaa ja yhteistyö helpottuu huomattavasti.
Nykyaikaisessa Google Drivessä kansioiden ja käyttöoikeuksien hallinta on tehty entistä sujuvammaksi ja tietoturvallisemmaksi. Tässä oppaassa käymme läpi keskeisimmät ominaisuudet, joiden avulla hallitset tiedostojasi tehokkaasti.
Miten Google Driven kansioiden hallinta helpottaa tiedostojen käsittelyä?
Google Driven selkeän käyttöliittymän ansiosta löydät tarvitsemasi tiedostot nopeasti ja hallitset alikansioita suoraan kansion nimen asetusvalikosta. Näet kansion jakoasetukset sekä käyttäjäkohtaiset käyttöoikeudet suoraan yläpalkin käyttäjäkuvakkeista, mikä tekee yhteistyöstä ja jaetun sisällön hallinnasta vaivatonta ja läpinäkyvää.
Keskeisimmät ominaisuudet Google Drive -kansioiden hallinnassa:
Monipuolinen asetusvalikko ja järjestely: Klikkaamalla kansion nimen vieressä olevaa nuolta tai hiiren kakkospainiketta voit luoda uusia alikansioita, nimetä kansion uudelleen, vaihtaa kansion väriä tunnistamisen helpottamiseksi tai lisätä käteviä oikopolkuja (shortcuts).
Selkeä kansiapolku: Alikansioissa navigoidessasi näet koko kansiopolun (breadcrumbs) suoraan näytön yläosassa. Tämä auttaa hahmottamaan, missä kohtaa kansiorakennetta olet, ja voit helposti palata ylemmille tasoille tai siirtää tiedostoja raahaamalla.
Yhteistyökumppaneiden reaaliaikaiset käyttöoikeudet: Tiedostojen yläpuolella oikealla näet kuvat henkilöistä, joille kansio on jaettu. Viemällä hiiren profiilikuvan päälle näet kunkin käyttäjän tarkat oikeudet (kuten katselija, kommentoija tai muokkaaja).
Helppo Jaa-painike: Oikeasta yläkulmasta löytyvän selkeän Jaa-painikkeen ansiosta uusien käyttäjien tai ryhmien lisääminen ja heidän käyttöoikeuksiensa määrittäminen on erittäin nopeaa.
Kuvakaappaus jaetun kansion asetuksista ja käyttäjäprofiileista Google Drivessä.
Tärkeä uudistus: Jaettujen kansioiden oikeuksien periytyminen ja rajoitettu pääsy
Google Drive on päivittänyt jaettujen kansioiden käyttöoikeuslogiikkaa tietoturvallisemmaksi. Aiemmin jaetun kansion sisällä olevien yksittäisten tiedostojen tai alikansioiden oikeuksia pystyi vapaasti supistamaan suhteessa pääkansioon, mikä aiheutti usein sekaannusta käyttöoikeuksien tilassa.
Nykyisessä mallissa oikeudet periytyvät aina johdonmukaisesti ylhäältä alaspäin pääkansiosta kaikkiin sen alikansioihin ja tiedostoihin. Jos haluat rajoittaa pääsyä tiettyihin alikansioihin jaetun kansion tai jaetun aseman (Shared Drive) sisällä, se tehdään käyttämällä uutta rajoitettu pääsy (Limited Access) -kansioasetusta. Tämä varmistaa, että arkaluonteinen tieto pysyy suojattuna ilman, että kansiorakenteen selkeys tai toimivuus kärsii.
Cloudpoint tukenasi muutoksessa
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa Google Workspace -ympäristön hallintaan ja kehittämiseen liittyvissä tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – huolehdimme siitä, että uudet ominaisuudet otetaan käyttöön sujuvasti ja organisaatiosi arki rullaa tehokkaasti ja tietoturvallisesti.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!