Google Drive -vinkki: Näin luot ja jaat kansioita tehokkaasti

Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 23.7.2012. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.

Ajan mittaan Google Driveen kertyy suuri määrä omia ja jaettuja tiedostoja. Siksi kansioiden käyttäminen ja niiden avulla tiedostojen järjestäminen on erittäin suositeltavaa tiedonhallinnan helpottamiseksi ja yhteistyön sujuvoittamiseksi.

Miten luon ja jaan kansioita Google Drivessä?

Kansioiden avulla pidät työtilat järjestyksessä ja varmistat, että oikeat henkilöt pääsevät käsiksi tarvittaviin materiaaleihin. Kun jaat kokonaisen kansion, sen käyttöoikeudet periytyvät automaattisesti kaikille kansion sisällä oleville tiedostoille ja alakansioille. Tämä säästää aikaa ja vaivaa, sillä sinun ei tarvitse jakaa jokaista tiedostoa erikseen.

Kansion luominen vaihe vaiheelta

Uuden kansion luominen Google Drivessä on helppoa ja nopeaa:

1. Siirry osoitteeseen drive.google.com tietokoneellasi.
2. Klikkaa vasemmasta yläkulmasta löytyvää Uusi (+ Uusi) -painiketta.
3. Valitse avautuvasta valikosta Uusi kansio. Voit myös klikata hiiren kakkospainikkeella tyhjää aluetta tiedostolistauksessa ja valita saman toiminnon.
4. Nimeä kansio kuvaavasti ja valitse Luo.

Kansion jakaminen muille käyttäjille

Kun haluat jakaa kansion ja sen sisällön yhteistyökumppaneille, kollegoille tai opiskelijoille, toimi näin:

1. Valitse kansio, jonka haluat jakaa (klikkaamalla sitä kerran).
2. Klikkaa kansion nimen vierestä kolmea pistettä (Lisätoiminnot) tai klikkaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jaa -> Jaa. Voit myös käyttää yläpalkkiin ilmestyvää jakamiskuvaketta.
3. Kirjoita avautuvaan ikkunaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet tai Google-ryhmät, joille haluat kansion jakaa.
4. Määritä vastaanottajien käyttöoikeustaso:
   • Katsoja: Voi vain tarkastella ja avata tiedostoja.
   • Kommentoija: Voi lisätä kommentteja ja ehdotuksia tiedostoihin.
   • Muokkaaja: Voi järjestellä, lisätä, poistaa ja muokata kansion tiedostoja.
5. (Valinnainen) Voit myös määrittää yleisen jaon ("Kaikki joilla on linkki" tai rajata pääsyn vain organisaatiosi jäsenille) ja kopioida jakolinkin valitsemalla Kopioi linkki.
6. Klikkaa lopuksi Lähetä (tai Valmis).

Cloudpoint on Suomen johtavia Google Workspace -asiantuntijoita. Autamme organisaatiotasi hyödyntämään pilvipalveluita tehokkaasti, turvallisesti ja nykyaikaisesti. Ota yhteyttä, niin varmistetaan yhdessä sujuva digitaalinen arki ja toimivat yhteistyöratkaisut!