Google Workspacen veteraanisovellus Google Docs taipuu moneen sekä yritysten että oppilaitosten käytössä. Aivan hiljattain siihen on tullut jälleen uusia toiminnallisuuksia – sivuton näkymä ja sähköpostiluonnos.
Sivuton näkymä nimensä mukaisesti luo Docs-tiedostosta alustan, jolla tekstinkäsittely ei ole enää perinteisestä A4-asettelusta riippuvainen. Teksti skaalautuu ikkunan koon mukaan, sivunvaihtoja ei ole ja taulukot jatkuvat tarvittaessa leveyssuunnassa yli leipätekstin. Kyseessä on kuitenkin edelleen täysiverinen tekstinkäsittelyohjelma, kaikki Docsin toiminnot ovat käytössä ja perinteiseen sivunäkymään voi palata halutessaan.
Sivuttoman näkymän voi ottaa käyttöön Tiedosto-valikosta kohdasta “Sivun asetukset”. Samalla voi miettiä, sopisiko uuden näkymän taustaksi esimerkiksi vaalein harmaan sävy, jolloin kontrasti mustaan tekstiin ei ole niin suuri.
Erilaisten sähköpostiluonnosten työstäminen organisaation yhteisiin tarpeisiin saa helpotusta, kun Docsin hakuvalikkoon on ilmestynyt sähköpostiluonnos. Kyseessä on taulukkopohja, johon voi määritellä normaalin Gmail-viestin tapaan vastaanottajan, kopion, piilokopion, aiheen ja viestin sekä esikatsella ja lähettää viestin suoraan Docsin sisältä. Docsiin kutsutut kollegat voivat osallistua viestipohjan laatimiseen dokumenttiin myönnetyin oikeuksin eli katselijana, kommentoijana tai muokkaajana.
Sähköpostiluonnos löytyy hakuvalikosta @-merkin alta tai Lisää-valikosta Rakennuspalikat-kohdasta.
Mikäli haluat alan kovinta osaamista käyttäjänhallintaan tai Google Workspace-sovellusten käyttöön yrityksessäsi tai koulussasi, heitä postia tai pirauta meille!