Etätyön tekijä, huomaa tämä – jälleen uutta Google Meetissä

Videopuhelupalvelu Google Meetin etusivu uudistui alkuvuoden aikana. Etusivulta on nyt mahdollista luoda kokous eri käyttötarkoituksia varten neljällä tavalla. 

Tapa 1: luo linkki myöhemmin järjestettävää kokousta varten

“Luo kokous myöhempää käyttöä varten” antaa käyttöön linkin, jonka voi lähettää osallistujille tai oppilaitoskäytössä esimerkiksi viedä Classroomiin oppilaiden käyttöön. Linkki on pysyvä, mutta vaatii tallennukset tai jakamisen osallistujille erikseen. Toiminto ei avaa välitöntä Meet-yhteyttä.

Tapa 2: aloita kokous heti Meetissä

“Aloita pikakokous” mahdollistaa nimensä mukaisesti välittömän Meet-yhteyden. Osallistujat on joko lisättävä sähköpostiosoitteen avulla tai lähetettävä kokouksen osoitelinkki osallistujille erikseen. Pikakokous-toiminto kuuluu myös Google Chatin ominaisuuksiin.

Tapa 3: laita kokous kalenteriin

Ajoita Google Kalenterissa -toiminto avaa kalenterinäkymän uuteen välilehteen. Kokousajankohdan määrittäminen, toistuvuus ja osallistujien lisääminen tapahtuvat, kuten normaalistikin, kalenterin kautta, ja uusi merkintä ilmestyy luonnollisesti järjestäjän ja osallistujien kalenterinäkymään.

Tapa 4: kokoukseen liittyminen lyhytnimellä 

Google Meetin etusivulla on mahdollisuus edelleen myös kokouksen nimeämiseen niin sanotun lyhytnimen avulla. Tätä toimintoa käytetään erityisesti oppilaitoksissa sen helppokäyttöisyyden vuoksi, mutta on hyvä huomioida, että lyhytnimet toimivat vain saman verkkotunnuksen sisällä. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, ettei huoltaja tai asiakas pääse liittymään samaan Meet-tapahtumaan järjestäjän  kanssa, jos kokous on luotu lyhytnimen avulla.

Lisäksi on hyvä muistaa, ettei lyhytnimetyn Meet-kokouksen osoite pysy samana, vaan vanhenee päivittäin, ja samallakin lyhytnimellä avattu palaveri, oppitunti tai tapahtuma on aina liki uusi. Tämä tarkoittaa järjestäjän ominaisuuksien päätymistä sille henkilölle, joka lyhytnimetyn kokouksen kulloinkin ensimmäisenä avaa.  Samasta syystä myös lyhytnimetyn linkin jakaminen ei hyödytä, koska vanhentunut linkki ei ohjaa enää yhteiseen tapahtumaan.