Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 1.9.2020. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Miten vierailijajako ja PIN-koodilla suojattu jakaminen toimii Google Drivessa?\n\nGoogle Driven vierailijajaon (visitor sharing) avulla voit jakaa tiedostoja ja kansioita turvallisesti käyttäjille, joilla ei ole Google-tiliä. Vastaanottaja pääsee tarkastelemaan, kommentoimaan tai muokkaamaan jaettua sisältöä vahvistamalla henkilöllisyytensä sähköpostitse lähetettävällä kertakäyttöisellä PIN-koodilla ilman tarvetta luoda Google-tiliä tai rekisteröityä erikseen.\n\nTämä on erinomainen ratkaisu silloin, kun materiaaleja täytyy jakaa organisaation ulkopuolisille yhteistyökumppaneille, asiakkaille tai vaikkapa oppilaiden huoltajille. Aikaisemmin ainoa vaihtoehto on usein ollut avoimen linkin kautta jakaminen, mikä ei tietoturvallisesti ole aina riittävä ratkaisu. PIN-koodilla suojattu vierailijajako tarjoaa tähän hallitun ja turvallisen tavan.\n\n### Miten vierailijajako toimii käytännössä?\n\n1. Tiedoston jakaminen: Jaat tiedoston (kuten Google Docs, Sheets, Slides, PDF tai Officen tiedostomuodot) tai kansion aivan kuten jakaisit sen kenelle tahansa muullekin käyttäjälle syöttämällä vastaanottajan sähköpostiosoitteen.\n2. Kutsu sähköpostitse: Vastaanottaja saa sähköpostiinsa kutsuviestin ja linkin jaettuun tiedostoon.\n3. PIN-koodin pyytäminen ja syöttäminen: Kun vastaanottaja klikkaa linkkiä, Google pyytää häntä vahvistamaan sähköpostiosoitteensa. Hän saa erillisen sähköpostiviestin, jossa on kertakäyttöinen PIN-vahvistustoodi.\n4. Käyttöoikeus: Syötettyään PIN-koodin vierailija pääsee käsiksi tiedostoon määritetyillä oikeuksilla (katsoja, kommentoija tai muokkaaja).\n\nTämä vahvistettu istunto on voimassa 7 päivää. Jos yhteistyö vaatii pidemmän ajan, vierailija voi klikata samaa alkuperäistä linkkiä uudelleen, jolloin hän saa uuden PIN-koodin sähköpostiinsa ja pääsyä jatketaan.\n\n### Mitä vierailijat voivat ja eivät voi tehdä?\n\n Voivat: Tarkastella, kommentoida ja muokata tiedostoja sekä luoda tai ladata uusia tiedostoja heille jaettujen kansioiden sisällä.\n Eivät voi: Luoda itsenäisiä omia tiedostoja tai kansioita suoraan jaetun driven juureen. He eivät myöskään voi toimia jaetun driven varsinaisina jäseninä (members) tai jakaa tiedostoa edelleen muille vierailijoille.\n\n### Ohjeet Google Workspace -pääkäyttäjille\n\nPIN-koodilla suojattu vierailijajako on automaattisesti käytössä niissä organisaatioissa, joissa tiedostojen jakaminen ulkopuolisille on yleisesti sallittu. Jos organisaation ulkoinen jakaminen on estetty tai rajattu vain tiettyihin luotettuihin verkkotunnuksiin, tämä ominaisuus on oletuksena pois päältä.\n\nJärjestelmänvalvojat voivat hallita asetuksia Google Admin -hallintapaneelista:\nSovellukset > Google Workspace > Drive ja Docs > Jakamisasetukset (Apps > Google Workspace > Drive and Docs > Sharing settings).\n\nAsetukset voidaan tarvittaessa määrittää hyvinkin tarkasti organisaatioyksiköittäin (OU) tai ryhmittäin.\n\n### Tuetut lisenssit\n\nVierailijajako on laajasti tuettu kaikissa Google Workspace -versioissa (mukaan lukien Google Workspace for Education, Business ja Enterprise). Ominaisuus ei kuitenkaan ole käytettävissä Cloud Identity -tunnuksilla.\n\n---\n\nTarvitsetko apua Google Workspace -ympäristön hallinnassa tai tietoturva-asetusten optimoinnissa? Cloudpoint auttaa organisaatiotasi ottamaan kaiken hyödyn irti pilvityökaluista turvallisesti ja tehokkaasti.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!