Miten jaat Google Drive -tiedostoja turvallisesti käyttäjille, joilla ei ole Google-tiliä?
Google Driven vierailijajakamisen (visitor sharing) ansiosta voit jakaa Google Docs, Sheets ja Slides -tiedostoja turvallisesti myös niille käyttäjille, joilla ei ole Google-tiliä. Tiedostoon pääsy vahvistetaan vastaanottajan sähköpostiin lähetettävällä PIN-koodilla. Tämä poistaa tarpeen luoda erillistä Google-tiliä ja pitää luottamukselliset materiaalit suojattuina myös organisaation ulkopuolisessa viestinnässä.
Tämä on hyödyllinen ja tietoturvallinen ratkaisu erityisesti yrityksille ja organisaatioille, joiden arkeen sisältyy runsaasti viestintää ulkoisten asiakkaiden sekä yhteistyökumppaneiden kanssa. Monesti sujuvan yhteistyön esteenä on ollut puuttuva Google-tili, sillä pelkän avoimen linkin kautta jaettu tiedosto ei tarjoa riittävää tietoturvaa salassa pidettävälle materiaalille.
Miten PIN-koodivahvistus toimii käytännössä?
Kun Google-käyttäjä jakaa tiedoston henkilölle, jolla ei ole Google-tiliä, järjestelmä pyytää vastaanottajalta PIN-koodia tiedostoon pääsyn vahvistamiseksi. Tämä PIN-koodi toimitetaan vastaanottajalle automaattisesti sähköpostitse.
Vastaanottaja syöttää saamansa PIN-koodin selainikkunaan, minkä jälkeen hän pääsee tarkastelemaan, kommentoimaan tai muokkaamaan tiedostoa annettujen oikeuksien mukaisesti. Tämä menetelmä varmistaa, että tiedostoon pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joille se on tarkoitettu, mikä parantaa organisaation tietoturvaa ja sujuvoittaa yhteistyötä kumppaniverkoston kanssa.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!