Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 15.6.2016. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Google Workspace -ekosysteemi tarjoaa monipuolisia työkaluja organisaation sisäiseen viestintään, yhteistyöhön ja tiedonhallintaan. Tässä artikkelissa tutustumme kahteen keskeiseen työkaluun: nykyaikaiseen Google Sites -sivustotyökaluun (Google Sivustot) ja älykkääseen Google Cloud Search -hakupalveluun (joka tunnettiin aiemmin kehitysvaiheessaan nimellä Google Springboard). Yhdessä ne muodostavat tehokkaan kokonaisuuden, jolla organisaatiot voivat rakentaa toimivia digitaalisia työtiloja ja löytää tarvitsemansa tiedon silmänräpäyksessä.
Google Sites – Helppokäyttöinen ja responsiivinen sivustotyökalu
Google Sites on vakiinnuttanut asemansa helppona ja luotettavana tapana rakentaa yrityksen ja oppilaitosten sisäisiä intranetejä, projektisivustoja, perehdytysmateriaaleja ja tiimien yhteisiä työtiloja. Työkalu on suunniteltu täysin koodittomaksi (no-code), joten kuka tahansa organisaatiossa voi luoda tyylikkäitä ja toimivia verkkosivuja ilman teknistä taustaa.
Sivustojen keskeisimmät edut ja ominaisuudet:
- Täysi responsiivisuus: Sivustot skaalautuvat automaattisesti ja näyttävät hyvältä kaikilla laitteilla tietokoneista tabletteihin ja älypuhelimihin.
- Selkeä käyttöliittymä: Sisällön asettelu, tekstilohkojen siirtäminen ja elementtien järjestely onnistuu vaivattomasti vetämällä ja pudottamalla.
- Reaaliaikainen yhteismuokkaus: Kuten muissakin Google Workspace -työkaluissa, useampi käyttäjä voi muokata samaa sivustoa samanaikaisesti.
- Saumaton Workspace-integraatio: Voit upottaa sivustoille suoraan tiedostoja Google Drivestä, Kalentereita, Karttoja, YouTube-videoita tai Google Forms -lomakkeita.
- Yhtenäinen hallinta: Sivustojen jakamisasetukset toimivat suoraan tietoturvallisesti Driven asetusten kautta. Pääkäyttäjät voivat helposti määrittää hallintapaneelista, kuka organisaatiossa voi luoda ja julkaista sivustoja.
Google Cloud Search – Älykäs ja kattava organisaatiohaku
Organisaation tietomäärän kasvaessa oikean tiedon ja dokumenttien löytäminen voi viedä turhaa työaikaa. Tähän haasteeseen vastaa Google Cloud Search, joka tuo Googlen tehokkaan hakuteknologian suoraan yrityskäyttöön.
Cloud Search hakee tietoa laajasti koko organisaation Google Workspace -ympäristöstä, kuten Gmailista, Google Drivestä, Kalenterista, Dokumenteista ja Google Sites -sivustoilta. Sopivilla Workspace-versioilla haku voidaan laajentaa kattamaan myös kolmansien osapuolten järjestelmiä ja tietokantoja.
Google Cloud Search tarjoaa:
- Yhtenäisen hakukokemuksen: Löydät sähköpostit, kalenteritapahtumat ja Drive-tiedostot yhdellä nopealla haulla.
- Älykkäät avustajakortit (assist cards): Palvelu toimii digitaalisena assistenttinasi ja ehdottaa sinulle ajankohtaisia tiedostoja sekä tietoja esimerkiksi tuleviin kokouksiisi liittyen.
- Tarkennetun henkilöhaun: Voit etsiä organisaatiosi työntekijöitä heidän nimensä, roolinsa, osastonsa tai vaikkapa sijaintinsa perusteella ja nähdä heidän yhteystietonsa sekä yhteiset tiedostonne.
- Tietoturvallisen tuloksen: Cloud Search kunnioittaa tarkasti olemassa olevia jakamisasetuksia. Käyttäjä näkee hakutuloksissa vain sellaista sisältöä, johon hänellä on jo valmiiksi katseluoikeus.
Yhteenveto
Google Sites ja Google Cloud Search muodostavat modernin digitaalisen työympäristön ytimen. Siinä missä Google Sites auttaa organisoimaan ja esittämään tietoa selkeässä muodossa, Cloud Search varmistaa, että mikään dokumentti tai sähköposti ei jää piiloon tietotulvan alle.
Mia
Google Workspace -muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – Huolehdimme sopivasta sparrauksesta ja aikataulun pitävyydestä.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!