Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 31.10.2012. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Miten otat kaiken irti Gmailin viestinkirjoitusikkunasta?
Gmailin kompaktin viestinkirjoitusikkunan avulla sähköpostien laatiminen on joustavaa ja tehokasta. Oletusarvoisesti suoraan postilaatikkonäkymän oikeaan alareunaan aukeava ikkuna mahdollistaa muiden sähköpostien lukemisen, hakujen tekemisen ja tietojen kopioimisen samanaikaisesti kirjoittamisen aikana ilman, että sinun tarvitsee poistua luonnoksestasi tai avata uusia välilehtiä.
Vaikka tämä näkymä on jo monelle tuttu, Gmail tarjoaa viestin kirjoittamiseen lukuisia tehokkaita ominaisuuksia, joilla voit säästää aikaa ja parantaa työn tuottavuutta. Tässä ovat parhaat vinkit Gmailin kirjoitusikkunan hyödyntämiseen:
1. Moniajo ja ikkunan hallinta Minimoi luonnos: Voit pienentää kirjoitusikkunan näytön alareunaan klikkaamalla sen otsikkopalkkia. Tämä on kätevää, jos sinun täytyy kesken kirjoittamisen lukea saapunut viesti. Avaa erilliseen ikkunaan: Jos haluat kirjoittaa viestiä kokonaan omassa ikkunassaan, paina Shift-näppäintä samalla, kun klikkaat "Kirjoita" (Compose) tai klikkaa viestin oikeassa yläkulmassa olevaa nuolikuvaketta (Pop-out). Koko näytön tila: Voit myös laajentaa ikkunan suuremmaksi suoraan kirjoitusikkunan oikeasta yläkulmasta.
2. Ajastettu lähetys (Schedule send) Sinun ei tarvitse lähettää sähköpostia heti sen valmistuttua. Klikkaa "Lähetä"-painikkeen vieressä olevaa pientä nuolta ja valitse Ajasta lähetys. Voit valita sopivan päivämäärän ja kellonajan, jolloin viesti toimitetaan vastaanottajalle – täydellinen työkalu esimerkiksi iltaisin kirjoitetuille viesteille, joiden halutaan saapuvan vastaanottajan laatikkoon vasta seuraavana arkiaamuna.
3. Luottamuksellinen tila (Confidential mode) Jos lähetät herkkää tietoa, voit suojata viestisi ottamalla käyttöön luottamuksellisen tilan kirjoitusikkunan alareunassa olevasta lukko- ja kellokuvakkeesta. Voit asettaa viestille voimassaoloajan (yhdestä päivästä viiteen vuoteen), minkä jälkeen vastaanottaja ei voi enää lukea sitä. Voit myös vaatia vastaanottajalta tekstiviestillä (SMS) toimitettavan vahvistuskoodin viestin avaamiseksi. Luottamuksellisessa tilassa viestin kopiointi, tulostaminen, lataaminen ja eteenpäinlähetys on estetty.
4. Valmiit viestimallit (Templates) Kirjoitatko usein samanlaisia vastauksia? Ota käyttöön Gmailin valmiit viestimallit. Voit aktivoida ne Gmailin asetuksista (Asetukset > Näytä kaikki asetukset > Kehittyneet > Mallit*). Tämän jälkeen voit tallentaa kirjoittamasi luonnoksen malliksi viestinkirjoitusikkunan kolmen pisteen lisävalikosta ja käyttää sitä sekunneissa uutta viestiä kirjoittaessasi.
5. Älykäs kirjoittaminen ja tekoälyavustajat Gmail hyödyntää koneoppimista ja tarjoaa Älykästä kirjoittamista (Smart Compose), joka ehdottaa tekstille jatkoa sitä mukaa kun kirjoitat. Voit hyväksyä ehdotuksen helposti painamalla sarkainta (Tab). Lisäksi uudet tekoälyominaisuudet, kuten Google Gemini, auttavat muotoilemaan ja hiomaan viestejäsi entistäkin ammattimaisemmaksi suoraan kirjoitusikkunasta käsin.
---
Cloudpoint tukenasi Google Workspace -ympäristössä
Cloudpoint on sertifioitu Google Premier Partner ja osa kansainvälistä Delling Cloudia. Autamme yrityksiä, kuntia ja oppilaitoksia ottamaan kaiken hyödyn irti Google Workspace- ja Google Workspace for Education -ympäristöistä.
Huolehdimme puolestasi järjestelmän teknisestä tuesta, tietoturva-auditoinneista, käyttöönotoista ja henkilöstön kouluttamisesta – jotta te voitte keskittyä olennaiseen. Ota yhteyttä ja varmistetaan yhdessä organisaationne pilvipalveluiden sujuvuus ja turvallisuus!
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!