Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 3.11.2015. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Google Forms (Google Lomakkeet) on erittäin suosittu, helppokäyttöinen ja monipuolinen työkalu kyselyiden, ilmoittautumislomakkeiden, palautteiden keräämisen ja kokeiden luomiseen. Osana Google Workspacea ja maksuttomia Google-tilejä se integroituu saumattomasti muihin Googlen työkaluihin, kuten Google Driveen ja Google Sheetsiin (Google Taulukot).
Tässä oppaassa käymme läpi Google Formsin keskeiset toiminnot, nykyaikaisen käyttöliittymän rakenteen sekä parhaat vinkit, joilla suoraviivaistat tiedonkeruuta ja varmistat onnistuneen jakamisen.
Lomakkeen rakenne ja käyttöliittymän kolme välilehteä
Google Formsin yläreunassa on kolme keskeistä välilehteä, jotka jakavat työn loogisiin vaiheisiin:
1. Kysymykset: Tässä näkymässä suunnittelet lomakkeen sisällön. Voit luoda erilaatuisia kysymyksiä, ohjetekstejä, kuvia ja videoita.
2. Vastaukset: Täältä pääset seuraamaan saapuneita vastauksia reaaliajassa. Näet vastauksista automaattisesti luodut selkeät kaaviot ja yhteenvedot tai voit tarkastella yksittäisiä lomakkeita. Voit myös linkittää vastaukset Google Sheets -taulukkoon (klikkaamalla vihreää Sheets-kuvaketta), jolloin tiedot päivittyvät automaattisesti laskentataulukkoon jatkokäsittelyä varten.
3. Asetukset: Tämä välilehti korvaa aiemman rataskuvakkeen. Asetukset-välilehdeltä hallitset lomakkeen toiminnallisuuksia, kuten sitä, pisteytetäänkö lomake kokeeksi (Tee tästä kysymystehtävä), kerätäänkö sähköpostiosoitteet automaattisesti tai rajoitetaanko vastaaminen vain yhteen kertaan.
Uusien elementtien lisääminen ja hallinta
Kun muokkaat kysymyksiä, käytössäsi on lomakkeen oikeassa reunassa (tai mobiililaitteella näytön alareunassa) kelluva työkalupalkki. Sen painikkeilla voit helposti rakentaa haluamasi kokonaisuuden:
Lisää kysymys (+): Luo uuden kysymyskentän. Voit valita monista kysymystyypeistä, kuten lyhyt vastaus, kappale, monivalinta, valintaruudut, pudotusvalikko tai tiedoston lataus.
Tuo kysymykset: Voit tuoda kysymyksiä aiemmin luomistasi lomakkeista, mikä säästää huomattavasti aikaa.
Lisää otsikko ja kuvaus (Tt): Luo tekstikenttiä ohjeita varten.
Lisää kuva tai video: Rikasta lomaketta visuaalisella sisällöllä tai esimerkiksi YouTube-videoilla.
Lisää osio: Jakaa lomakkeen useammalle sivulle. Osioiden avulla voit myös hyödyntää ehdollista logiikkaa eli ohjata vastaajan eri kysymyksiin hänen antamiensa vastausten perusteella.
Yksittäisen kysymyksen hallinta tapahtuu kysymyskentän alareunasta, josta voit kopioida tai poistaa kysymyksen sekä asettaa sen pakolliseksi. Oikean alakulman kolmen pisteen takaa löydät hyödyllisiä lisävalintoja, kuten vastausten vahvistussäännöt (esim. sähköpostiosoitteen muodon tarkistus tai numeeriset rajat).
Miten määrität, kuka voi vastata lomakkeeseen?
Lomakkeen kohdeyleisön ja tietoturvan hallinta onnistuu Asetukset-välilehdeltä Vastaukset-osion alta. Tämä on erityisen tärkeää huomioida ennen lomakkeen jakamista:
Rajoita oman organisaation käyttäjille: Jos käytät Google Workspace -oppilaitos- tai yritystiliä, tämä asetus on usein oletuksena päällä. Jos lähetät lomakkeen organisaation ulkopuolisille (esim. asiakkaille, huoltajille tai yhteistyökumppaneille) tai upotat sen julkiselle verkkosivulle, muista poistaa tämä rajaus käytöstä, jotta kaikki voivat vastata.
Rajoita 1 vastaukseen: Tämä asetus estää useamman vastauksen lähettämisen samalta henkilöltä. Huomioi kuitenkin, että se vaatii vastaajalta kirjautumisen Google-tilille.
Kerää sähköpostiosoitteet: Voit valita sähköpostiosoitteiden keräämisen joko automaattisesti (Verified, vaatii kirjautumisen) tai pyytää vastaajaa kirjoittamaan osoitteensa manuaalisesti (Vastaajan syöte).
Lomakkeen julkaiseminen ja jakaminen
Kun lomake on valmis, klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa Lähetä-painiketta. Voit valita tilanteeseen sopivimman jakotavan:
1. Sähköposti: Lähetä lomake suoraan vastaanottajien sähköpostiin.
2. Suora linkki: Kopioi linkki jaettavaksi esimerkiksi chatissa, sähköpostiviestissä tai QR-koodina. Voit myös lyhentää URL-osoitteen suoraan tästä näkymästä.
3. HTML-upotuskoodi: Kopioi upotuskoodi (iframe) ja liitä se esimerkiksi verkkosivustolle, blogiin tai oppimisalustalle (kuten Peda.netiin).
4. Sosiaaliset mediat: Jaa lomake helposti suoraan tarjolla olevien pikapainikkeiden kautta.
Yhteiskäyttö ja tiimityö
Jos haluat laatia kyselyn yhdessä kollegoiden kanssa tai antaa heille oikeuden tarkastella vastauksia, älä käytä Lähetä-painiketta (joka on tarkoitettu vain vastaajille). Klikkaa sen sijaan oikeassa yläkulmassa olevaa lisäasetusten kuvaketta (kolme pystysuoraa pistettä) ja valitse Lisää yhteiskäyttäjiä. Tämän jälkeen voit kutsua tiimisi jäseniä muokkaamaan lomaketta reaaliajassa kanssasi.
Mia
Google Workspace -muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint – onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan.
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Varmistamme onnistumisen ja huolehdimme projektien aikataulun pitävyydestä alati muuttuvassa digitaalisessa maailmassa.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!