Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 11.2.2016. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Google Lomake (Google Forms) on yksi Google Workspace -ympäristön monipuolisimmista ja suosituimmista työkaluista. Se taipuu niin yksinkertaisiin kyselyihin kuin monimutkaisiin työnkulkujen automaatioihin. Kehityksen myötä palvelu on saanut runsaasti uusia hyödyllisiä ominaisuuksia, joiden ansiosta tietojen kerääminen ja analysointi on helpompaa kuin koskaan – nykyisin apuna voidaan käyttää jopa tekoälyä.
Mitkä ovat Google Lomakkeen parhaat modernit ominaisuudet?
Google Lomake tarjoaa saumattoman käyttökokemuksen niin lomakkeen luojalle kuin vastaajalle. Tässä ovat keskeisimmät nykyiset ominaisuudet:
Gemini-tekoälytuki: Voit luoda lomakkeita sekunneissa suomenkielisten tekstikehotteiden (promptien) avulla tai antaa tekoälylle pohjamateriaaliksi esimerkiksi Google Docs -tiedoston tai PDF-dokumentin. Lisäksi Gemini auttaa tekemään automaattisia tiivistelmiä avoimista vastauksista, mikä nopeuttaa palautteen käsittelyä ja analysointia.
Automaattinen luonnosten tallennus: Vastaajien ei tarvitse pelätä tietojen katoamista. Jos lomakkeen täyttäminen keskeytyy, vastaukset tallentuvat automaattisesti luonnokseksi 30 päivän ajaksi vastaajan Google-tilille, ja täyttämistä voi jatkaa myöhemmin millä tahansa laitteella.
Kehittynyt pääsynhallinta: Voit määrittää entistä tarkemmin, kuka lomakkeeseen pääsee käsiksi. Vastausoikeuksia voi rajoittaa organisaation sisäisesti tai jakaa lomakkeen tiettyjen sähköpostiosoitteiden, Google-ryhmien tai kohdeyleisöjen kesken.
Reaaliaikaiset ilmoitukset ja seuranta: Voit tilata sähköpostiisi ilmoituksen aina uuden vastausten saapuessa. Google Workspace -käyttäjät voivat myös helposti seurata kutsuttujen henkilöiden vastaustilannetta ja lähettää yhdellä klikkauksella muistutuksia vastaamatta jättäneille.
Laajennukset ja Apps Script työnkulun tukena
Google Lomakkeet tukevat tehokkaita laajennuksia (Add-ons) ja Google Apps Scriptiä, joiden avulla voit rakentaa lomakkeesta täysin räätälöidyn työkalun. Suosittuja laajennuksia ovat esimerkiksi:
formLimiter – Sulkee lomakkeen automaattisesti, kun tietty vastausmäärä täytyy tai asetettu määräaika umpeutuu.
AppSheet – Muuntaa kerätyn lomakedatan suoraan toimivaksi mobiili- tai verkkosovellukseksi ilman koodaustaitoja.
Form Publisher – Generoi lomakevastausten perusteella automaattisesti tyylikkäitä dokumentteja, kuten PDF-tiedostoja, sopimuksia tai todistuksia suoraan Google Driveen.
Choice Eliminator – Poistaa valitut vaihtoehdot (kuten varatut ajat tai rajatut työpajapaikat) monivalintalistoilta automaattisesti sitä mukaa, kun ne tulevat täyteen.
EquatIO (entisen g(Math)-laajennuksen seuraaja) – Erinomainen työkalu matemaattisten kaavojen, tieteellisten symbolien ja kuvaajien helppoon lisäämiseen lomakkeisiin joko kirjoittamalla, piirtämällä tai puheentunnistuksen avulla.
Mihin voit käyttää Google Lomaketta?
Lomake mukautuu monenlaisiin tarpeerisiin ja auttaa automatisoimaan arjen rutiineja niin yrityksissä kuin oppilaitoksissa:
#### Yritykset, yhdistykset ja organisaatiot
Henkilöstökyselyt: Ideoiden kerääminen, työtyytyväisyyskartoitukset ja sisäiset aloitekanavat.
Asiakaspalautteet: Laajat mielipidetiedustelut ja asiakastyytyväisyyden (NPS) mittaaminen.
Tapahtumahallinta: Ilmoittautumislomakkeet, kutsut ja palautekyselyt tilaisuuksien jälkeen.
Sisäiset tilaukset: Työvaatteiden, -tarvikkeiden ja laitteiden tilausten hallinta.
Tukipyynnöt: Vikailmoitukset ja palvelupyynnöt IT-osastolle tai muille asiantuntijoille.
#### Koulut ja opetus
Oppimisen seuranta: Digitaaliset kokeet, välitestit ja itsekorjautuvat kyselyt suoralla pisteytyksellä.
Koulun arjen organisointi: Ilmoittautumiset vanhempainiltoihin, luokkaretkille, kerhoihin tai projekteihin.
Palautteet: Opintojaksojen, kurssien ja opetuksen arviointi oppilaiden tai huoltajien toimesta.
---
Mia
Google Workspace -muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint – onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan.*
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa Google Workspace -ympäristön haasteissa ja mahdollisuuksissa. Autamme organisaatiotasi hyödyntämään uusimpia pilvipalveluita ja tekoälyratkaisuja tehokkaasti, turvallisesti ja hallitusti – aina muutoksen tuesta sujuvaan arkeen.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!