Tekniikka & talous julkaisi viime viikolla (Tero Lehto, 11.3.2014) Evernoten tutkimuksen tuloksen, jonka mykaan Google Drive on suosituin pilvipalvelu tietotöitä tekevien suomalaisten keskuudessa. Myös kotikäytössä Google Driven suosio ylitti suosiossaa muut pilvipalvelut.
Mistä Google Driven suosio sitten johtuu? Ainakaan seuraavista ominaisuuksista (vain muutaman mainitaksemme) ei ole haittaa:
Laiteriippumattomuus
Google Drivea voi käyttää laiteriippumattomasti, mistä tahansa, milloin tahansa. Google Apps for Business -ympäristössä on lisäksi 99,9% SLA eli käyttökatkoista ei tarvitse huolehtia.
Reaaliaikainen muokkaus
Google Drive ei ole pelkästään tallennustila. Google-dokumentteja voi usea käyttäjä oikeasti muokata samanaikaisesti, niin että muiden tekemät muutokset myös näkyvät kaikille muokkaajille reaaliaikaisesti. Tämä jättää turhat viiveet ja odottelut pois, työtä voidaan tehdä tehokkaammin kuin muissa vastaavissa ympäristöissä.
Tehokas haku
Dokumentit löytyvät nopeasti Driveen integroidun tehokkaan haun avulla. Käyttäjän ei tarvitse muistaa missä kansiossa dokumentit sijaitsevat, jos käyttää hakua ja muistaa nimetä dokumentteja suhteellisen loogisesti (aivan kuten perinteisesti kovalevylle tallennettaessakin).
Hallittu jakaminen
Dokumenttien jakaminen onnistuu useilla tasoilla. Tiedoston tai kansion omistaja voi määritellä jakamisasetukset selkeästi: Jaetaanko tiedosto tai kansio julkisesti, organisaation sisällä, linkin kautta, vai pelkästään nimetyille käyttäjille. Lisäksi Google-dokumenteissa voi määritellä annetaanko henkilöille katselu-, kommentointi- vai muokkausoikeudet. Omistaja voi milloin tahansa poistaa muilta henkilöiltä oikeudet tai muuttaa niitä tarvittaessa.
Keskusteluiden säilyminen dokumenteissa
Dokumenteissa voidaan käydä prosessia ohjaavaa keskustelua esimerkiksi kommentti-työkalun avulla. Tallentuneet keskustelut auttavat paitsi työn ohjauksessa niin myös prosessin tarkastelussa (mm. päätöksenteko, muutokset) jälkeenpäin. Tämä säästää vähintäänkin muutaman puhelun ja sähköpostiviestin päivittäin.
Chat
Dokumenteista löytyy myös chat, joka nopeuttaa työskentelyä entisestään.
Versiohistoria
Google-dokumentteihin tallentuvat kaikki muutokset. Ne ovat jälkeenpäin seurattavissa käyttäjätasolla ja mahdollistavat myös aikaisempien versioiden palauttamisen käyttöön. Mikään tieto tai muutos ei siis katoa.
Runsaasti tilaa
Jokainen Google Apps (Business & Education) -käyttäjä saa käyttöönsä 30GT:n verran yhteistilaa Driveen ja sähköpostiinsa. Tilaa on mahdollisuus ostaa lisää tarvittaessa, hyvinkin edullisesti aina 30 teraan asti.
Kaikki tarpeellinen samassa ympäristössä
Google Driven käyttäjät löytävät samasta ympäristöstä myös sähköpostin, kalenterin, ryhmät, sivustot, Google+ palvelun sekä Hangouts-videoneuvottelun. Yksi ympäristö, kaikki perustyökalut käytössä.
Hangouts on Googlen sovellus, jonka avulla voidaan toteuttaa helposti ja nopeasti verkkokokous tai esimerkiksi etäkoulutus. Näytön jakamisen lisäksi osallistujat voivat avata dokumentteja Google Drivesta muokattavaksi videoneuvottelun aikana suoraan Hangouts-ympäristöön. Ei turhia ympäristöstä poistumisia tai lisäikkunoita.
Kuluttajakäytössä Google Drive kuten muutkin Google Apps -perheen sovellukset ovat ilmaisia. Näin myös oppilaitoksissa. Google Apps for Business -tilit maksavat 3,33e per käyttäjä per kuukausi. Kahden kahvikupin hinnalla saa siis koko sovellusympäristön käyttöönsä. Ja jos lasketaan säästöjä ajassa ja tehokkuudessa mitattuna, niin puhutaankin jo niin suurista summista, että moni yritys haluaisi varmasti nähdä tämän viivan alla ja sijoittaa sen itse liiketoiminnan kehittämiseen.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!