Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 14.6.2012. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Miten otat kaiken hyödyn irti Google-dokumenttien kommenttitoiminnosta?
Google-dokumenttien (Google Docs) kommenttityökalu on yksi parhaista tavoista antaa palautetta, ideoida ja tehdä yhteistyötä reaaliaikaisesti. Kommenttien avulla säästät aikaa ja vältät edestakaisen sähköpostiviestinnän.
Näin lisäät kommentin dokumenttiin 1. Maalaa tai valitse haluamasi tekstialue, kuva tai taulukko dokumentista. 2. Klikkaa tekstin viereen ilmestyvää sinistä kommenttikuvaketta (puhekupla, jossa on plus-merkki) tai käytä pikanäppäintä (Windows/ChromeOS: `Ctrl + Alt + M`, macOS: `Cmd + Option + M`). 3. Kirjoita kommenttisi ja klikkaa Kommentoi.
Tehosta tiimityötä @-maininnoilla ja tehtävien asettamisella Voit kohdistaa kommentin suoraan haluamallesi henkilölle käyttämällä `@`-merkkiä (tai perinteistä `+`-merkkiä) ja kirjoittamalla hänen nimensä tai sähköpostiosoitteensa. Sähköposti-ilmoitus: Kun mainitset kollegasi kommentissa, hän saa siitä automaattisen sähköpostiviestin ja voi siirtyä suoraan oikeaan kohtaan dokumentissa. Tehtävän määrittäminen: Voit merkitä kommentin tehtäväksi (toimintakohteeksi) valitsemalla maininnan yhteydessä "Määritä henkilölle" -ruudun. Tällöin vastuuhenkilö voi kuitata tehtävän tehdyksi (ratkaistuksi), kun tarvittavat muutokset on tehty.
Hallitse kommentteja joustavasti Google Workspace tarjoaa erinomaiset työkalut kommenttien hallintaan. Löydät nämä asetukset ylävalikosta kohdasta Näytä > Kommentit: Näytä kaikki kommentit: Avaa dokumentin oikeaan reunaan selkeän paneelin, jossa voit suodattaa, hakea ja selata kaikkia kommentteja. Voit tarkastella esimerkiksi vain sinulle osoitettuja tehtäviä. Laajenna kommentit: Pitää kommentit kokonaisuudessaan näkyvillä dokumentin sivussa. Pienennä kommentit: Muuttaa kommentit pieniksi kuvakkeiksi, jotta voit keskittyä paremmin itse tekstiin. Viemällä hiiren kuvakkeen päälle näet nopean esikatselun. Piilota kommentit: Piilottaa kaikki kommentit väliaikaisesti näkyvistä, kun haluat lukea dokumenttia häiriöttömästi.
Mukauta ilmoitusasetuksia Voit itse määrittää, kuinka usein haluat sähköposti-ilmoituksia dokumentin kommenteista. Voit valita, haluatko ilmoituksen kaikista kommenteista, vain sinua koskevista maininnoista tai poistaa ilmoitukset kokonaan käytöstä.
---
Tarvitsetko apua Google Workspace -työkalujen käyttöönotossa tai koulutuksessa?
Cloudpoint on asiantunteva kumppanisi kaikissa Google Workspace -ratkaisuissa. Autamme organisaatiotasi hyödyntämään pilvipalveluita tehokkaasti, tietoturvallisesti ja sujuvasti. Huolehdimme puolestasi projektien etenemisestä ja varmistamme, että saatte täyden hyödyn irti yhteistyötyökaluistanne. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan teille sopiva ratkaisu!
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!