Mitä eroa on Google Workspace -palvelun teknisellä ja toiminnallisella pääkäyttäjällä?

Mitä eroa on Google Workspace -palvelun teknisellä ja toiminnallisella pääkäyttäjällä?

Google Workspace -ympäristön pääkäyttäjyys jakautuu tekniseen ja toiminnalliseen rooliin. Tekninen pääkäyttäjä vastaa järjestelmän tietoturvasta, laitehallinnasta ja integraatioista. Toiminnallinen pääkäyttäjä puolestaan hallitsee sovellusten käyttöönottoa, loppukäyttäjien koulutusta ja viestintää. Paras lopputulos saavutetaan usein yhdistämällä organisaation oma sisäinen osaaminen ja sertifioidun kumppanin tekninen asiantuntijuus.

Oppimisympäristön tekninen hallinta vaatii ylläpitäjältä merkittävää tietoa ja osaamista. Tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät kysymykset ja ohjeistukset muuttuvat ja viranomaisilta tulee uusia ohjeistuksia, joiden seuraaminen ja ohjeistuksien mukainen seuranta vaatii aikaa ja ymmärrystä siitä, miten ohjeistukset käytännössä toteutetaan oppimisympäristössä.

Google Workspace -ympäristöön tulee jatkuvasti päivityksiä ja muutoksia sekä muuttuvien ominaisuuksien sekä kokonaan uusien ominaisuuksien osalta. Näiden seuraaminen edellyttää Google-kumppanuutta, jotta muutoksiin ja ominaisuuksiin voidaan varautua suunnitelmallisesti etukäteen.

Tekninen ylläpitäjä eli pääkäyttäjä

Ylläpitäjän tehtävänä on teknisesti huolehtia tietojärjestelmästä. Tehtäviä Google Workspace for Education -palvelun osalta ovat muun muassa:

• Järjestelmän tilan tutkiminen ja tarvittaessa puuttuminen järjestelmän toimintaan sekä yksittäisen käyttäjän käyttöoikeuksiin.
• Välttämättömiin toimiin ryhtyminen tietoturvan varmistamiseksi, tietoturvaloukkausten torjumiseksi ja häiriöiden poistamiseksi.
• Abuse- ja postmaster-sähköpostilaatikoiden aktiivinen valvonta.
• Palvelussa tapahtuvien päivitysten, muutosten sekä uusien ominaisuuksien jatkuva seuranta.
• Osallistuminen parhaiden käytäntöjen laatimiseen ja ylläpitämiseen yhdessä omistajan ja toiminnallisen pääkäyttäjän kanssa.
• Osallistuminen asiakkaan edustajien kanssa pidettävään palvelun seurantaan (4-6 kertaa vuodessa).
• Vastuun kantaminen provisiointityökalujen toiminnasta.
• Tietoturvalokien jatkuva valvonta ja analysointi.
• Kolmannen osapuolen järjestelmien teknisen toimivuuden varmistaminen yhdessä Google Workspace for Education -palvelun kanssa.
• Merkittävien teknisten muutosten ja tietoturvaloukkausten raportointi omistajalle.
• Päätelaitteiden kokonaisvaltainen hallinta.
• Tehtävän siirtäminen tarvittaessa osittain tai kokonaan toiminnalliselle pääkäyttäjälle tai koulujen IT-vastaaville.

Toiminnallinen pääkäyttäjä

Toiminnallinen pääkäyttäjä vastaa Google Workspace -palvelussa muun muassa seuraavista osa-alueista:

• Palvelussa tapahtuvien päivitysten, muutosten sekä uusien ominaisuuksien aktiivinen seuraaminen.
• Yhteisten parhaiden käytäntöjen laatiminen ja säännöllinen ylläpito.
• Parhaiden käytäntöjen tehokas viestintä loppukäyttäjille ja työyhteisölle.
• Palvelun ominaisuuksien asetuksista päättäminen (kuten jakaminen, käyttöoikeudet ja toiminnallisuudet) yhdessä teknisen pääkäyttäjän kanssa.
• Kolmannen osapuolen sovellusten käyttöönoton ja sopimusten käytännön hyväksyminen (selaimet, päätelaitteet).
• Loppukäyttäjien ohjeistuksesta ja laadukkaan koulutuksen järjestämisestä huolehtiminen.

Teknisen pääkäyttäjän eli ylläpitäjän tehtäviin liittyy useita järjestelmän teknisen toimivuuden seuraamiseen ja järjestelmän turvalliseen käyttöön liittyviä erityisosaamista edellyttäviä tehtäviä.

Cloudpointilla on pitkä kokemus Google Workspace- ja Chrome-ympäristöjen tukemisesta ja ylläpitämisestä. Cloudpointin asiantunteva henkilöstö muodostuu sertifioiduista asiantuntijoista.

Yhdistelmäratkaisu, jossa toiminnallisen pääkäyttäjän tehtävää hoitaa asiakkaan sivistystoimen asiantuntija ja teknisen pääkäyttäjän tehtävää aiheeseen koulutettu sertifioitu järjestelmätoimittajan asiantuntija, on todettu erittäin toimivaksi ja loppukäyttäjän palveluiden kannalta parhaaksi ratkaisuksi.

Kysy lisätietoa asiantuntijapalveluistamme ottamalla meihin yhteyttä!