Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 20.5.2020. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Haluatko pitää vaivattomasti yhteyttä asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin tai sidosryhmiin suoraan arjen työkaluistasi? Google Chatin avulla voit keskustella ja tehdä yhteistyötä myös organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa ilman tarvetta siirtyä muihin sovelluksiin.
Google Chatin monipuoliset ulkoisen viestinnän ominaisuudet mahdollistavat turvallisen ja sujuvan ryhmätyön. Keskusteluihin voi kutsua kumppaneita joko kahdenvälisillä suoraviesteillä tai yhteisillä projektitiloilla.
Kaksi tapaa tehdä ulkoista yhteistyötä Google Chatissa
Google Chat jakaa ulkopuoliset käyttäjät kahteen luokkaan, mikä helpottaa tietoturvan ja roolien hahmottamista keskusteluissa:
- Ulkoiset käyttäjät (keltainen "external"-merkintä): Nämä ovat henkilöitä, joilla on käytössään Google Workspace -tili tai henkilökohtainen Google-tili (kuten @gmail.com tai muuhun sähköpostiin liitetty Google-tili). Heidän kanssaan voi keskustella suoraviestein tai heidät voi kutsua mukaan yhteisiin tiloihin.
- Vieraskäyttäjät (turkoosi "external"-merkintä): Google Workspacen uusi vierastiliominaisuus (Guest accounts) mahdollistaa yhteistyön myös sellaisten kumppaneiden kanssa, joilla ei ole lainkaan Google-tiliä (esimerkiksi @hotmail.com tai kumppanin oma yrityssähköposti). Kun kutsut tällaisen henkilön Chatiin, hänelle luodaan kutsun hyväksymisen yhteydessä maksuton vierastili. Tämän ansiosta hän pääsee osallistumaan keskusteluihin ja muokkaamaan jaettuja Drive-tiedostoja turvallisesti organisaatiosi määrittelemien tietoturvarajojen puitteissa.
Keskeiset vaatimukset ja rajoitukset
- Tilan (Space) asetukset: Kun luat uutta tilaa Google Chatissa, sinun on erikseen valittava asetus, joka sallii organisaation ulkopuolisten henkilöiden liittymisen ("Allow people outside your organization to join"). Tätä asetusta ei voi muuttaa tilan luomisen jälkeen. Jo olemassa oleviin sisäisiin tiloihin ei siis voi lisätä ulkopuolisia jäseniä jälkikäteen.
- Suoraviestit vs. ryhmäviestit: Voit lähettää ulkopuolisille henkilöille kahdenvälisiä suoraviestejä (1:1) tai kutsua heidät yhteisiin tiloihin (Spaces). Huomioithan, että ulkopuolisia käyttäjiä ei voi lisätä perinteisiin monenkeskisiin ryhmäviesteihin (group messages) – laajempaan yhteistyöhön tulee aina luoda erillinen tila.
- Kutsukäytäntö: Kun lisäät ulkopuolisen käyttäjän tilaan tai viestiketjuun, hän ei liity sinne suoraan, vaan hänelle lähetetään kutsu tietoturvan ja yksityisyyden varmistamiseksi. Kutsuttu voi itse päättää kutsun hyväksymisestä tai hylkäämisestä.
Pääkäyttäjän rooli ja hallinta
Google Workspace -järjestelmänvalvojat (Admins) voivat hallinnoida ulkoista viestintää tarkasti organisaation tietoturvapolitiikan mukaisesti Google Admin -hallintakonsolista käsin. Hallinnassa voidaan säätää muun muassa seuraavia asioita:
- Ulkoisen viestinnän salliminen: Voidaan määrittää organisaatioyksikkö- (OU) tai verkkotunnustasolla (domain), saavatko käyttäjät lähettää viestejä organisaation ulkopuolelle.
- Ulkoisten tilojen luominen: Voidaan sallia tai estää ulkopuolisten jäsenien sisältävien tilojen luominen ja niihin liittyminen.
- Luotetut verkkotunnukset (Trusted Domains): Viestintä ja yhteistyö voidaan rajoittaa vain erikseen hyväksyttyihin kumppanien verkkotunnuksiin.
Mikäli organisaatiossanne halutaan hyödyntää tai rajoittaa ulkoisia Chat-keskusteluja, pääkäyttäjien kannattaa käydä hallintapaneelin asetukset huolellisesti läpi.
Mia
Marketing & Change Management Manager
Cloudpoint – onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – Huolehdimme asioiden tehokkaasta edistämisestä ja aikataulujen pitävyydestä.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!