Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 19.4.2016. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Monissa koulutuksissa herää kysymyksiä Google Dokumenttien offline-ominaisuuksista. Vaikka ne eivät ole kaikille välttämättömiä, paljon matkustaville tai huonon verkon alueilla liikkuville ne ovat korvaamattomia. On kuitenkin tärkeää huomata, että Driven offline-toiminnot toimivat tietokoneella Chrome- tai Microsoft Edge -selaimilla ja ne vaativat erillisen Google Dokumentit offline-tilassa -laajennuksen. Koska tiedostot synkronoituvat laitteen omaan välimuistiin, offline-tilaa ei suositella yhteiskäyttölaitteille.
Miten valitset offline-tilaan tallentuvat Google Dokumentit?
Voit valita offline-tilaan tallennettavat Google Dokumentit, esitykset ja laskentataulukot suoraan Driven tai tiedoston asetuksista. Kun otat offline-tilan käyttöön, selain synkronoi viimeisimmät tiedostot automaattisesti laitteesi muistiin. Voit myös merkitä tärkeimmät dokumentit manuaalisesti aina saataville, jotta ne avautuvat luotettavasti ilman toimivaa verkkoyhteyttä kaikissa tilanteissa.
Offline-ominaisuuksien käyttöönotto ja rajoitukset
Google Workspace -pääkäyttäjät voivat hallita organisaatiotason asetuksia ja määrittää, saavatko käyttäjät ottaa offline-tilan käyttöön dokumenteissa, taulukoissa ja esityksissä. Voit lukea aiheesta lisää Googlen järjestelmänvalvojan ohjeesta.
Jos offline-ominaisuus on sallittu, Google Drive pyrkii automaattisesti päättelemään viimeisimmän käytön perusteella, mitkä dokumentit synkronoidaan. Voit myös itse merkitä tietyt tiedostot olemaan aina saatavilla. Valinta tehdään tiedoston asetusvalikosta kuvan osoittamasta kohdasta:
Näin otat offline-tilan käyttöön ja valitset tiedostot:
1. Avaa Google Drive (drive.google.com) tietokoneellasi Chrome- tai Edge-selaimella.
2. Klikkaa oikean yläkulman rataskuvaketta (Asetukset) ja valitse Asetukset.
3. Siirry Yleiset-välilehdellä kohtaan Offline-tila ja valitse ruutu "Luo, avaa ja muokkaa viimeisimpiä Google-dokumentteja, -taulukoita ja -esityksiä tällä laitteella offline-tilassa".
4. Merkitäksesi tietyn tiedoston aina saataville klikkaa tiedostoa Drivessa hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Käytettävissä offline-tilassa" (Make available offline). Synkronoidun tiedoston kohdalle ilmestyy valintamerkkikuvake.
Muut Googlen offline-työkalut
Jos teet paljon työtä ilman verkkoyhteyttä, suosittelemme tutustumaan myös muihin hyödyllisiin offline-työkaluihin:
Tutustu tarkemmin Gmail offline-palveluun.
Ota käyttöön Google Kalenterin offline-ominaisuudet.
Mia
Google Workspace muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint – onnistumisvarmuutta sinne, missä sitä tarvitaan.
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa alati muuttuvassa digitaalisessa maailmassa. Huolehdimme projektien onnistumisesta, aikataulujen pitävyydestä ja sujuvasta muutoksenhallinnasta asiantuntevalla otteella.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!