Aktivoi uusi Google Yhteystietojen esikatselu Google Apps -ympäristöösi

Viime vuonna Google julkaisi testikäyttöön uuden Yhteystietojen esikatselu -toiminnon kuluttajatuotteiden puolelle. Sen keskeisiä ominaisuuksia ovat dublikaatien etsiminen, liitetyt profiilit, sekä monet tiedon etsimistä nopeuttavat ominaisuudet ja tietysti uusi ulkoasu. Palaute on ollut positiivista, joten nyt uudet Yhteystiedot laajenevat myös Google Apps-tuotteisiin. Niiden käyttöönottaminen kuitenkin vaatii, että ympäristösi pääkäyttäjä aktivoi ominaisuuden hallintapaneelista.

Ota käyttöön uusi Google Yhteystietojen esikatselu

Hallintapaneeliin on lisätty uusi asetus, joka on oletuksena aina pois päältä. Löydät sen kirjautumalla sisään admin tunnuksella, hallintapaneelin kohdasta Sovellukset -> Google Apps -> Yhteystiedot -> Jakamisasetukset -> Yhteystietojen esikatselu.
Asetuksen muuttamisen jälkeen kaikki organisaation käyttäjät päivitetään automaattisesti Yhteystietojen uuteen versioon, mutta he voivat palata vanhempaan versioon halutessaan klikkaamalla vasemman reunan navigoinnista kohtaa Lisää -> Poistu kontaktien esikatselusta.

Seuraavalla kirjautumiskerralla käyttäjät näkevät Yhteystiedoissa ilmoituksen uusista ominaisuuksista.

Uudet toiminnallisuudet

Helposti eroon dublikaateista: Sama henkilö, mutta kahdet eri yhteystiedot. Tällaisiin tilanteisiin törmääminen saattaa aiheuttaa sekaannusta ja tästä syystä dublikaattien löytäminen onnistuu helposti "Etsi päällekäisyyksiä"-toiminnon avulla.

Parannettu hakemisto: Oman verkkotunnuksen hakemiston selaustapaa ja ulkoasua on muokattu helpommin käytettävään suuntaan. Hakemistosta löytyvät aina kaikki oman verkkotunnuksen osoitteet.

Automaattisesti päivittyvät kontaktit: Käyttäjät voivat helposti pitää yhteystietonsa ajantasalla päivittämällä omia tietojaan Yhteystiedoissa, Google+ profiilia (jos aktivoituna) ja lisäksi profiilikuvaksi käy korkea resoluutioiset otokset.

Rajoitukset ja versioiden välillä liikkuminen

Seuraavat toiminnot eivät ole tällä hetkellä saatavilla Yhteystietojen uudessa versiossa:

• Kustomoitujen tietojen kentät (koskee AD-käyttäjiä)
• Yhteystietojen delegointi
• Ryhmäosoitteiden editointi
• Tuo/Vie
• Tulostus

Mikäli käyttäjät yrittävät hyödyntää yllämainittuja ominaisuuksia, sovellus ilmoittaa heille, että ne eivät ole käytettävissä palvelun uudessa versiossa ja ohjaa heidät vanhaan versioon.