Jokainen yritys tarvitsee nykyään sähköisiä työkaluja. Asiasta on tullut niin vahva itsestään selvyys, että enää ei tarvitse puhua palveluiden hankkimisen tarpeesta, vaan niiden tarjoamista mahdollisuuksista, soveltuvuudesta ja tehokkaasta hyödyntämisestä. Tästä kuitenkin seuraa sudenkuoppa, johon monessa organisaatiossa edelleen astutaan; nykyaikaiseksi ja kustannustehokkaaksi luvattu sovellusratkaisu ei ole sellainen jos et kykene omaksumaan myös sen edustamaa toimintamallia.
Ostaisitko Ferrarin jos haluaisit ajaa vain 30km/h?
Klassinen esimerkki Google-sovellusten maailmasta on yritys joka on erittäin kiinnostunut Google for Workin tarjoamista mahdollisuuksista. Halutaan uudistaa vanhanaikaisia IT-ratkaisuja ja siirtyä pilveen. Tahdotaan olla nopeita, saatavilla, työskennellä joustavasti, tehdä asioita yhdessä, ja mielellään tietysti saavuttaa kustannussäästöjä. Kuulostaa siis kaikinpuolin unelmayritykseltä käyttämään Google for Workia.
Sitten saatetaan keskustelussa kuitenkin törmätä siihen, että halutaan saavuttaa kaikki edut, mutta ei olla valmiita muuttamaan omia työskentelytapoja (ainakaan kokonaan); ei haluta luopua vanhasta Outlookista, ei suostuta miettimään kokousten siirtämistä verkkoon, ei nähdä tarpeellisena jakaa tietoa laajasti käyttäjien kesken Driven ja jaettujen kalentereiden kautta. Miksikö? Koska ei niin olla ennenkään tehty, eivätkä käyttäjät kuitenkaan siihen edes suostuisi.
Itse sanoisin tähän, että miksi hankkia tehokas urheiluauto jos aikoo asentaa siihen nopeudenrajoittimen ja körötellä mökkitiellä kolmeakymppiä? Siihenhän riittää hyvin vaikka Tunturi-mopo.
Muutos voi olla haaste, ei este
Kyse on monesti muutoksen vastustamisesta tai välttelystä. Pelätään sen vaatimaa prosessia tai ei huomata oikeasti pitää sitä edes tärkeänä. Varmaa kuitenkin on, että muutosta tulee tapahtua jotta kehitys olisi mahdollista. Uskallan väittää, että panostamalla muutoksenhallintaan, voidaan vastahankaisimmassakin organisaatiossa saavuttaa hyviä tuloksia.
Hyvin toteutettu muutoksenhallinta etenee aina ennalta laaditun suunnitelman pohjalta, joka on toteutettu organisaation tarpeet ja tavoitteet huomioiden. Se rakentuu mm. erilaisista viestinnän toimista ja koulutuksesta, joiden avulla yrityksen käyttäjien tiedon saannista ja osaamisen uudistamisesta huolehditaan. Tapoihinsa juurtunutkin työntekijä saattaa innostua uudesta teknologiasta kun häntä ei jätetä asian kanssa yksin. Vastaavasti osaavista käyttäjistä luodaan vahva pohja viemään muutosten eteenpäin. Ja mikä tärkeintä, koko prosessin ajan kaikille organisaation käyttäjille viestitään eri tavoin niistä toimintamalleista joita jatkossa halutaan hyödyntää. Näin luodaan rakenteet yrityksen yhtenäisille käytänteille ja voidaan miettiä uusia ratkaisumalleja aikaisempiin rutiinitoimintoihin. Lähes kaikkea voidaan toteuttaa, mutta lopputuloksen ei ole tarkoituskaan aina olla samanlainen kuin aina ennen.
Muutosta hallitaan parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi
Teknisten järjestelmien muutos on usein liikkeelle potkaiseva voima, jonka myötä ideaalitilanteessa lähdetään systemaattisesti muuttamaan työskentelytapoja kohti uudenlaista toimintamallia prosessinomaisesti. Uuden, tiimityötä tukevan, palvelun käyttöönottaminen ei itsessään ratkaise haasteita tai lisää organisaation yhdessä tekemisen kulttuuria, vaan mahdollistaa uudenlaiseen toimintatapaan tähtäävän muutosprosessin käynnistymisen. Toimintamallin muutoksen keskeisenä tavoitteena on saada organisaation kannalta mahdollisimman suuri hyöty hankittavasta ratkaisusta. Sitä kautta saavutetaan myös tavoitellut edut.
Kun siis suosittelemme uusille tai olemassa oleville asiakkaillemme muutoksenhallintaa, teemme sen parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi ja koska tiedämme, että tehokkaan ja nykyaikaisen sovellusratkaisun hankkiminen ei ilman asennemuutosta ja tahtotilaa uuden oppimiselle tee yrityksestä automaattisesti juuri sellaista kuin sovelluksen mainoksissa kuvataan.
Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan
