Jakamisen hallinnointi on eräs tärkeimmistä Google Driveen liittyvistä toiminnoista yrityksissä ja oppilaitoksissa, jotka käyttävät Google Apps-tuotteita. Kun tärkein tietosi on tallessa Drivessä, haluat olla varma, että se ei päädy vääriin käsiin. Kuitenkin eri käyttäjäryhmillä on erilaisia tarpeita, jotka pääkäyttäjien tulee huomioida Driven asetuksia määrittäessään.
Google on julkaissut uusia ominaisuuksia Driven jakamisasetuksiin, jotka mahdollistavat monipuolisemman Driven hallinnoinnin. Pääkäyttäjiä koskevat uudistukset saapuvat hallintapaneeliin näkyville seuraavien viikkojen aikana. Käyttäjäpuolella päivitysten julkaisu noudattaa samaa aikahaarukkaa. Myös lisäuudistuksia on luvassa lähitulevaisuudessa.
Drive jakamisasetukset käyttäjäryhmittäin
Yrityksessäsi saattaa olla käyttäjäryhmiä (esimerkiksi tutkimusyksikkö tai johtoryhmä), joiden käsittelemä materiaali on luottamuksellista, eikä sitä haluta jakaa organisaation ulkopuolisille käyttäjille. Samanaikaisesti esimerkiksi myynti- tai markkinointitiimillä on todennäköisesti tarve jakaa materiaalia (logot, esitteet, tiedotteet) yrityksen ulkopuolelle toistuvasti. Päivityksen myötä pääkäyttäjät voivat hallintapaneelista asettaa erilaiset oletusasetukset jakamiselle organisaatioyksiköittäin, jolloin esimerkiksi tutkimusosaston porukalta voidaan ottaa julkisen jakamisen mahdollisuus pois päältä ja vastaavasti asetus jätetään päälle myynti- ja markkinointitiimille.
Jaa organisaatiosi ulkopuolelle
Kun jaat materiaalia organisaatiosi ulkopuolelle (vaikkapa logoja mainostoimistolle tai tilauslistan yhteistyökumppanille), haluat että he saavat jakamasi tiedostot auki vaivatta. Olivatpa he Google Drive käyttäjiä tai eivät. Jatkossa voit jakaa materiaalia Driveltä mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen ja he voivat katsella tiedostoa kirjautumatta Google-tunnukseen.
Kytke tiedoston tallentaminen, tulostaminen ja kopiointi pois päältä
Information Rights Management (“IRM”) -ominaisuuden avulla voit kytkeä pois päältä Driven jakamisasetusten lisäasetuksista yhteiskäyttäjien mahdollisuuden ladata/tallentaa, tulostaa tai kopioida Driven kautta jakamiasi tiedostoja. Loistava vaihtoehto silloin kun haluat olla varma, että tiedostosi säilyy vain muutamien käyttäjien saatavilla. Ominaisuus koskee kaikkia tiedostomuotoja Drivellä, mukaanlukien Google Asiakirjat, Laskentataulukot ja Esitykset.
Anna käyttäjille mahdollisuus resetoida salasanansa itse
Salasanojen unohtuminen on yksi arkisista asioista, joihin IT-vastaavat törmäävät tasaisesti niin kouluissa kuin yrityksissäkin. Jatkossa pääkäyttäjät voivat mahdollistaa käyttäjien itsensä palauttaa unohtuneet salasanat puhelinnumeron avulla (tai ottaa mahdollisuuden pois käytöstä jos se ei tunnu tarpeelliselta).
