Google Workspace for Education: Opas oppilaitoksen

Google Workspace for Education (aiemmalta nimeltään Google Apps ja myöhemmin G Suite for Education) on vakiinnuttanut asemansa yhtenä maailman käytetyimmistä opetusteknologian alustoista. Nykyään jo yli 170 miljoonaa opiskelijaa ja opettajaa ympäri maailman hyödyntää Googlen työkaluja opetuksessa, yhteistyössä ja itsenäisessä opiskelussa. Drive, Docs ja Classroom ovat monessa oppilaitoksessa korvanneet perinteiset paperimonisteet ja paikalliset tallennusratkaisut.

Pilvipalveluiden kehittyessä myös tallennustilan hallinta on muuttunut. Aiemman täysin rajattoman tallennustilan sijaan Google siirtyi jaetun tallennustilan (pooled storage) malliin. Tässä oppaassa käymme läpi, miten oppilaitosten tallennustila määräytyy ja miten sitä voidaan hallita tehokkaasti.

Miten Google Workspace for Education -tallennustila toimii?

Maksuton perusversio Google Workspace for Education Fundamentals tarjoaa oppilaitoksen käyttöön 100 teratavua (TB) yhteistä jaettua tallennustilaa. Tämä tila on koko organisaation yhteinen, ja se jaetaan kaikkien käyttäjien kesken. Tallennustilaan lasketaan mukaan:
* Google Drive -tiedostot (mukaan lukien jaetut drivit eli Shared Drives sekä Google Docs-, Sheets-, Slides-, Forms- ja Drawings-tiedostot)
* Gmail-sähköpostit ja liitetiedostot
* Google Kuvat (Google Photos)

Vaikka tallennustilaa hallinnoidaan yhteisenä poolina, yksittäisen ladattavan tiedoston maksimikoko on edelleen huikeat 5 teratavua (edellyttäen, että organisaation yhteisessä poolissa on riittävästi tilaa jäljellä). 100 TB on erittäin suuri määrä: se vastaa noin 100 miljoonaa tekstiasiakirjaa, 8 miljoonaa esitystä tai 400 000 tuntia videota.

Lisätallennustilaa maksullisilla versioilla

Mikäli oppilaitoksen tallennustarpeet ylittävät 100 teratavun perustilan esimerkiksi laajojen videoprojektien tai tutkimusmateriaalien vuoksi, tallennuskapasiteettia on helppo kasvattaa päivittämällä maksullisiin Workspace for Education -versioihin:
* Google Workspace for Education Plus: Lisää yhteiseen tallennuspooliin 20 gigatavua (GB) tilaa jokaista hankittua lisenssiä kohden.
* Teaching and Learning Upgrade: Lisää yhteiseen tallennuspooliin 100 gigatavua (GB) tilaa jokaista hankittua lisenssiä kohden.
* Lisäksi oppilaitokset voivat tarvittaessa ostaa erillisiä tallennustilan lisäpaketteja (Google Workspace Additional Storage) 10 teratavun erissä.

Parhaat käytännöt IT-pääkäyttäjille

Koska tallennustila ei ole enää rajaton, oppilaitoksen IT-ylläpidon ja pääkäyttäjien rooli on keskeinen hyvän digitaalisen hygienian ylläpitämisessä. Seuraavilla toimilla varmistat, että tallennustila riittää kaikille:

1. Aseta tallennustilarajat (Storage Limits): Google Admin -hallintapaneelin kautta voit asettaa erilaiset tallennustilarajat eri käyttäjäryhmille. Esimerkiksi opettajille voidaan sallia suurempi kiintiö kuin opiskelijoille.
2. Seuraa kulutusta aktiivisesti: Hallintapaneelin raportointityökalujen avulla näet helposti, mitkä tilit tai jaetut dravit vievät eniten tilaa.
3. Ohjeista käyttäjiä suursiivoukseen: Kannusta opiskelijoita ja henkilökuntaa poistamaan tarpeettomat suuret tiedostot (kuten vanhat videonauhoitteet) ja siirtämään henkilökohtaiset tiedostonsa (kuten omat valokuvat) pois oppilaitoksen tililtä.
4. Hallitse käyttäjätilejä: Valmistuneiden opiskelijoiden tai talosta lähteneen henkilöstön tilit on syytä sulkea tai muuttaa arkistoiduiksi tileiksi (Archive User), jotta heidän tiedostonsa eivät kuluta tarpeettomasti yhteistä poolia.

Hallittu tallennustila paitsi säästää resursseja myös parantaa tietoturvaa ja auttaa noudattamaan tietosuoja-asetuksia (GDPR), kun tarpeetonta dataa ei säilytetä pilvessä ikuisesti.