Stop Huumeille ry on vuonna 2000 perustettu päihdekuntoutujien vertaistukeen keskittynyt yhdistys. Toiminta aloitettiin Helsingissä päihteettömillä tapahtumilla, osallistuvaan draamaan perustuvilla infoilla ja harrastetoiminnalla. Vuosien mittaan toiminta on laajentunut ympäri Suomea. Stop Huumeille Ry siirtyi Google Apps-sovelluksiin alkuvuodesta 2014. Käyttöönotto toteutettiin yhteistyössä VerkkoApsin kanssa.
Hallintojohtaja Mytty Messmer kertoi kiinnostuksen Google-sovelluksia kohtaan nousseen paljon aikaisemmin. Yhdistyksessä oli otettu käyttöön Google Kalenterit jo vuosia sitten. Vähitellen käyttö laajeni Google Groupseihin ja myöhemmin myös Google Sivustoilla toteutettuun intra-sivustoon, sekä Driveen, jota käytettiin tiedostojen jakamiseen.
“Meillä oli siis käytössä jo monia Googlen sovelluksia, mutta yksittäisten tilien hallinta oli työlästä, ja jaettujen kansioiden ja tiedostojen omistajuuksien siirto mahdotonta. Kaipasimme käytössä olevaan järjestelmäämme helpompaa hallittavuutta”, Mytty kertoo. “Olimme etsineet pitkään sopivaa palveluntarjoajaa joka auttaisi meitä tässä siirtymässä, ja kun lopulta saimme asiantuntevia vastauksia ja hienon kädenojennuksen VerkkoApsilta päätimme uskaltautua siirtymään”, hän jatkaa.
Arkipäivää Google Appsien kanssa
Nyt kun Google Apps-sovellusten käyttöönottamisesta on kulunut muutamia kuukausia, arki on asettunut aloilleen ja sovellukset ovat kovassa käytössä. Tärkeimmiksi työvälineiksi Messmer listaa Gmail-sähköpostin, Kalenterin ja Driven. “Pääsemme katsomaan toinen toistemme kalentereita ja tämän avulla erilaisten tapahtumien ja palaverien aikatauluttaminen on helppoa. Dokumenttien käsittely Drivessä on ihan olennainen osa työskentelyrutiineitamme, jotta liikkeellä ei ole monia eri versioita joita pitäisi lähetellä sähköpostilla. Kaikilla on käytössä Google Kalenterit (osalla myös kännykässä), lisäksi meillä on käytössä julkisia tapahtumakalentereita sekä sisäisiä intra-kalentereita ja resurssikalenteri yhdestä tilasta. Kaikki käyttävät lisäksi Driven jaettuja dokumentteja, kukin tarpeitaan vastaavalla tavalla. Driven kautta hoidetaan myös monia hallinnollisia asioita, mm. työajanseuranta taulukoilla ja sieltä löytyvät tärkeimmät käytössämme olevat asiakirjapohjat. Yhdistyksemme diaesityksetkin on siirretty Driveen. Intra-yhteisön käyttöä aloitellaan.”
Kuinka luonnehtisit yhteistyötä VerkkoApsin kanssa?
Yhteistyö VerkkoApsin kanssa on ollut mutkatonta, rentoa, sujuvaa ja ystävällistä.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!