Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 31.12.2013. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Google Drive on parhaimmillaan silloin, kun sitä käytetään tiimin yhteisenä työalustana. Driveen kertyy kuitenkin nopeasti suuri määrä tiedostoja ja kansioita, jolloin oikean tiedon löytäminen ja tiedostojen hallinta voi muuttua haasteeksi. Tässä vinkissä esittelemme Google Driven Näytä tiedot (View details) -paneelin, joka kokoaa yhteen paikkaan kaikki olennaiset tiedot dokumenteista ja helpottaa päivittäistä tiedonhallintaa.
Miten Google Driven Tiedot-paneeli auttaa tiedostojen hallinnassa?
Näytä tiedot -paneeli kokoaa kätevästi yhteen tiedostojen ja kansioiden kaikki tärkeät taustatiedot, kuten:
Sijainnin ja kansiohierarkian – näet yhdellä silmäyksellä, missä kansiossa tai jaetussa Drivessä tiedosto sijaitsee.
Käyttöoikeudet – näet heti, kenellä on pääsy tiedostoon ja mitkä heidän oikeutensa ovat.
Tiedoston perustiedot – kuten tiedostokoon, luonti- ja muokkauspäivät sekä omistajan.
Toimintahistorian – Toiminta (Activity) -välilehdeltä voit seurata, kuka on muokannut, nimennyt uudelleen tai jakanut tiedostoa ja milloin.
Näis avaat Näytä tiedot -paneelin Google Drivessä:
Voit avata tietopaneelin helposti usealla eri tavalla:
1. Työkalupalkista: Valitse haluamasi dokumentti, tiedosto tai kansio Google Drivessä ja klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa pyöreää i-kuvaketta (Näytä tiedot).
2. Pikanäppäimellä: Valitse tiedosto ja paina näppäimistöltäsi kirjainta d.
3. Hiiren kakkospainikkeella: Klikkaa haluamaasi tiedostoa tai kansiota hiiren oikealla painikkeella ja valitse valikosta Tiedoston tiedot > Tiedot.
Drive-näkymän oikeaan reunaan aukeaa paneeli, jossa voit tarkastella kohteen perustietoja ja siirtyä tarvittaessa seuraamaan tarkempaa muokkaushistoriaa erilliselle Toiminta-välilehdelle.
Käytä kuvauskenttää asiasanoille ja paranna hakulöydettävyyttä
Yksi paneelin hyödyllisimmistä ominaisuuksista on sen alaosasta löytyvä Kuvaus (Description) -kenttä. Voit kirjoittaa tähän kenttään lyhyen tiivistelmän tiedoston tai kansion käyttötarkoituksesta, mikä antaa yhteismuokkaajille heti oikean kontekstin.
Erinomainen tapa tehostaa tiedonhallintaa on lisätä kuvauskenttään asiasanoja eli tageja (avainsanoja). Koska Google Driven sisäinen haku indeksoi myös kuvauskentän tekstin, löydät oikeat materiaalit huomattavasti nopeammin pelkkien avainsanojen avulla, vaikka et muistaisi tiedoston tarkkaa nimeä.
---
Haluatko oppia lisää Google Workspacen tarjoamista yhteistyömahdollisuuksista tai tarvitsetko tukea organisaatiosi digitaalisen siirtymän hallintaan? Cloudpoint auttaa suomalaisia yrityksiä ja oppilaitoksia ottamaan kaiken irti pilvityökaluista. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin varmistetaan onnistuminen yhdessä!
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!