Gmail-liitteiden tallentaminen suoraan Google Driveen säästää aikaa ja parantaa tietoturvaa

Sähköpostiliitteiden käsittely on arkipäiväistä työtä, mutta perinteinen tapa ladata tiedostoja tietokoneen kovalevylle ja siirtää ne sieltä eteenpäin hidastaa työntekoa ja luo tietoturvariskejä. Gmail tarjoaa saumattoman integraation Google Drive -pilvitallennustilaan, jonka ansiosta liitteet voi tallentaa suoraan pilveen poistumatta itse viestistä.

Miksi tallentaa liitteet suoraan Driveen?

Suora tallennus Driveen parantaa merkittävästi organisaation tietoturvaa ja helpottaa tiedonhallintaa:

• Parempi tietoturva: Luottamuksellisia tiedostoja ei jää pyörimään tietokoneen paikalliseen Lataukset-kansioon, josta ne voisivat päätyä ulkopuolisten käsiin esimerkiksi laitteen kadotessa tai vikaantuessa.
• Vaivattomuus: Tiedostot ovat heti käytettävissä kaikilla laitteillasi – tietokoneella, tabletilla ja älypuhelimella – ilman tarvetta manuaaliselle siirtämiselle.
• Yhteistyö: Kun tiedosto on tallennettu Driveen, voit helposti jakaa sen kollegoille linkkinä sen sijaan, että lähettäisit useita sähköpostikopioita.

Näin tallennat liitetiedostoja Gmailissa:

1. Avaa sähköposti, jossa on liitetiedosto.
2. Vie hiiren osoitin viestin alaosassa olevan liitteen esikatselukuvakkeen (pikkukuvan) päälle nähdäksesi toimintopainikkeet.
3. Klikkaa "Lisää Driveen" -kuvaketta (kolmionmuotoinen Google Drive -logo) tallentaaksesi tiedoston pilvipalveluun.
4. Järjestä tiedosto heti oikeaan paikkaan: Kun olet klikannut tallennuspainiketta, voit valita "Järjestä" (Organize) -vaihtoehdon ja määrittää tiedostolle tarkan kohdekansion tai luoda uuden kansion suoraan Gmail-näkymästä käsin.

Kuva 1: Liitteiden tallennus ja jakopainikkeet suoraan viestin esikatselussa.

Kun tallennat liitettä, järjestelmä antaa sinun määrittää tarkan kansiosijainnin. Tämä poistaa tarpeen siirtyä erikseen Google Driveen tiedostojen siirtelyä varten.

Kuva 2: Voit valita tai luoda uuden kansion suoraan tallennusvaiheessa.

Koko näytön esikatselu ja Office-tiedostojen muokkaus

Klikkaamalla liitteen pientä esikatseluruutua saat auki koko ruudun kokoisen esikatselutilan. Voit ladata tai tallentaa liitteen Driveen myös tämän suuren esikatselunäkymän oikeasta yläkulmasta löytyvillä painikkeilla. Esikatselu tukee suoraan yleisimpiä tiedostomuotoja, kuten PDF-tiedostoja, kuvia ja Microsoft Office -dokumentteja.

Jos kyseessä on Microsoft Office -tiedosto (kuten Word, Excel tai PowerPoint), voit myös valita muokkauksen suoraan esikatselusta (esimerkiksi "Muokkaa Google Docsissa"). Tällöin tiedostosta luodaan automaattisesti kopio Google Driveen, ja pääset muokkaamaan ja jakamaan sitä reaaliajassa.

Kuva 3: Koko näytön esikatselutila helpottaa tiedostojen lukemista ennen tallennusta.

Varmista sujuva pilvipalveluiden käyttö

Google Workspacen tarjoamat integroidut työnkulut, kuten Gmailin ja Driven saumaton yhteispeli, säästävät aikaa jokaisessa työpäivässä.

Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Varmistamme sujuvan siirtymän ja parhaan hyödyn Googlen pilvipalveluista organisaatiosi arjessa.