Google Dokumenttien Lomakkeille (Google Forms) on lukuisia käyttökohteita aina yrityksen sisäisestä mielipidekartoituksesta vaikkapa verkkosivulle upotettuun yhteydenottolomakkeeseen tai kurssin palautekyselyyn. Lomakkeiden suuri vahvuus on niiden helppokäyttöinen muokkaustila ja sen monet mahdollisuudet luoda juuri sellainen ratkaisu kuin tarvitset. Tänään Google on julkaissut muutamia loistavia uutuusominaisuuksia, jotka hyödyttävät niin oppilaitos- kuin yrityskäyttäjiäkin.
Google Forms -lomakkeiden uudet päivitykset parantavat käyttökokemusta ja tiedonkeruun tarkkuutta sekä yrityksissä että oppilaitoksissa. Uutuuksiin kuuluvat selkeä etenemispalkki täyttäjille, automaattinen syötettyjen tietojen vahvistus (kuten sähköpostit ja URL-osoitteet), YouTube-videoiden upotus suoraan kysymyksiin sekä mahdollisuus lisätä mukautettu sulkemisviesti vastausajan päätyttyä.
Varsinkin pitkiä kyselyitä täyttäessä saattaa joskus miettiä, paljonkohan kysymyksiä on vielä jäljellä? Hahmottamista helpottaa huomattavasti, kun Lomakkeen reunassa voi nähdä prosentteina, kuinka suuren osan lomakkeesta on jo ehtinyt täyttää.
Jos Lomaketta hyödyntää esimerkiksi oppilaitoksessa kokeen luomiseksi oppilaille, palkki auttaa oppilasta hahmottamaan paljonko kysymyksiä on jäljellä suhteessa käytettävissä olevaan aikaan.
Etenemispalkin voi laittaa päälle Lomakkeen muokkaustilan yläreunasta.
Saatat hyödyntää Lomaketta esimerkiksi verkkosivuillasi kerätäksesi yrityksesi postituslistalle liittyviä osoitteita. Syötetyn tiedon vahvistuksen avulla pystyt paremmin varmistamaan, että esimerkiksi sähköposti- ja URL-osoitteet tulevat oikein täytettynä. Näin vältyt keräämästä tietoa, joka ei ole sinulle hyödyllistä virheiden vuoksi.
Tietojen vahvistuksen saat päälle valitsemaasi teksti-kysymykseen ensin luomalla kysymyksen ja klikkaamalla kohdan Tietojen vahvistus päälle. Valitse vaihtoehdoksi esim. Teksti, jolloin pääset Sisältää-kohdassa valitsemaan vahvistettavan kohteen lajin. Jos Lomaketta täyttävä henkilö ei anna asetettua tietoa valittuun kohtaan, hän saa virheilmoituksen.
YouTube-videon voi nyt upottaa suoraan osaksi Lomaketta. Tämä on loistava toiminto, jos esimerkiksi kaipaat kommentteja tietystä videosta. Oppilaitoksissa ominaisuutta voi hyödyntää kätevästi myös koekysymyksen muodossa, jolloin videolta pyritään esimerkiksi havainnoimaan tai analysoimaan jotakin.
Kun Lomake suljetaan, on toisinaan kohteliasta lähettää mukautettu viesti vastaajille. Jos esimerkiksi olet joutunut sulkemaan ilmoittautumisen tai kieltäytymään uusista vastauksista, voit kertoa täyttäjille tilanteesta tarkemmin.
Niin kauan kuin Lomakkeen yläreunassa (muokkaustilassa) on päällä valinta Hyväksytään vastaukset, lomakkeen täyttäjät voivat jättää sinulle viestejä. Klikkaa painiketta, jos haluat estää ylimääräiset vastaukset ja näyttää sulkemisviestin.
Alkuperäinen lähde ja kuvat: Drive Blog
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – Huolehdimme asioiden loppuunsaattamisesta ja aikataulujen pitävyydestä.