Hyödynnä kansioita tehokkaasti Drivellä: näin luot alikansion ja toimivan kansiorakenteen

Huomautus: Tätä ohjetta ja Google Driven kansioiden hallinnan asetuksia on päivitetty vastaamaan uusimpia ominaisuuksia.

Miten Google Driven alikansiot ja kansiorakenne luodaan tehokkaasti?

Google Drivessä alikansio luodaan avaamalla pääkansion valikko ja valitsemalla "Uusi kansio". Toimiva kansiorakenne rakentuu pitämällä kansiorakenne enintään kolmitasoisena, määrittämällä kansion omistajuus yhteiselle organisaatiotilille henkilökohtaisen tilin sijaan ja hyödyntämällä Google-ryhmiä yksittäisten käyttäjien sijasta tiedostojen tietoturvallisessa ja vaivattomassa jakamisessa.

Kansioiden avulla Drive on helppo pitää järjestyksessä. Kansioista on myös paljon muuta hyötyä, erityisesti jakamisasetusten hallinnassa. Kun tiedostot järjestetään huolellisesti suunnitellun kansiorakenteen sisään, materiaalien jakamista ja päivitystä on helppo hallinnoida myös pitkällä aikavälillä.

Saat lisää tehoa tiedostojen hallintaan, kun jaat pääkansiot selkeisiin alikansioihin.

Näin luot alikansion Google Drivessä:

1. Vie hiiri pääkansion nimen päälle ja klikkaa valikko auki nuoli- tai kolmepistekuvakkeesta.
2. Valitse valikosta Uusi kansio.
3. Nimeä alikansio selkeästi. Huomaa, että alikansio perii automaattisesti samat jakamisasetukset kuin pääkansio.

Näin rakennat toimivan ja turvallisen kansiorakenteen Drivessä:

Kun luot alikansioita pääkansion sisälle, muodostat organisaatiollesi yhteisen kansiorakenteen. Toimivan ja turvallisen rakenteen takaamiseksi kannattaa noudattaa näitä perussääntöjä:

• Rajoita syvyys: Pidä alikansiot korkeintaan kolmitasoisina. Syvemmälle meneville tasoille käyttöoikeudet ja jakamisasetukset eivät välttämättä periydy luotettavasti.
• Käytä yhteistä omistajatiliä: Liitä kriittisten kansiorakenteiden omistajuus organisaation yhteiselle ylläpitotilille, ei yksittäisen työntekijän henkilökohtaiselle tilille. Tämä estää tiedostojen katoamisen työntekijävaihdosten yhteydessä.
• Nimeä johdonmukaisesti: Nimeä tiedostot ja kansiot kuvaavasti, jotta ne löytyvät vaivattomasti Google Driven tehokkaalla haulla.
• Hyödynnä Google-ryhmiä: Jaa kansioita yksittäisten sähköpostiosoitteiden sijaan Google-ryhmille (Google Groups). Näin käyttöoikeuksien hallinta helpottuu huomattavasti.

Tarvitsetko apua Google Workspacen hallinnassa? Cloudpoint Oy on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Varmistamme onnistumisen siellä, missä töitä tehdään, ja huolehdimme aikataulujen pitävyydestä alati muuttuvassa digitaalisessa maailmassa.