Näin otat Gmailin offline-tilan käyttöön

Sähköpostien käsittely katkeilevan verkkoyhteyden aikana tai matkoilla voi olla haastavaa. Gmailin sisäänrakennetun offline-tilan avulla voit lukea, hakea, järjestellä ja kirjoittaa sähköposteja täysin ilman toimivaa internetyhteyttä. Kun yhteys palautuu, taustalla olevat muutokset synkronoituvat automaattisesti ja offline-tilassa kirjoitetut viestit lähetetään eteenpäin.

Aiemmin Gmailin offline-käyttö vaati erillisen sovelluksen asentamista Chrome Web Storesta, mutta nykyään tämä vanhentunut sovellus on korvattu suoraan selaimeen ja Gmail-palveluun integroidulla offline-toiminnolla. Mitään erillisiä asennuksia tai lisäosia ei siis enää tarvita.

Tärkeimmät edut ja ominaisuudet

• Katkeamaton työskentely: Voit lukea ja luonnostella viestejä esimerkiksi junassa, lentokoneessa tai katvealueilla.
• Automaattinen taustasynkronointi: Kaikki offline-tilassa tekemäsi toiminnot (kuten viestien poistaminen, arkistointi ja luonnostelu) päivittyvät automaattisesti heti, kun laitteesi muodostaa verkkoyhteyden.
• Sujuva suorituskyky: Offline-tila parantaa käyttökokemusta myös silloin, kun verkkoyhteys on erittäin hidas tai epävakaa.

Ennen kuin aloitat: Vaatimukset

Varmista seuraavat asiat ennen offline-tilan aktivointia:
1. Käytät Google Chrome -selainta tietokoneellasi.
2. Et käytä selainta incognito- eli yksityisessä tilassa.
3. Jos käytät Google Workspace -työ- tai koulutiliä, organisaatiosi järjestelmänvalvojan (admin) on täytynyt sallia offline-tilan käyttö hallintapaneelista (Google Admin Console).

Gmailin offline-tilan käyttöönotto vaihe vaiheelta

Gmailin offline-tilan aktivointi onnistuu helposti suoraan sähköpostisi asetuksista:

1. Avaa Gmail Chrome-selaimella.
2. Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta (Asetukset) ja valitse Näytä kaikki asetukset.
3. Valitse yläreunan välilehdistöstä Offline-tila (tai Offline).
4. Laita rasti ruutuun Ota offline-posti käyttöön (tai Enable offline mail).
5. Määritä haluamasi synkronointiasetukset:
6. Synkronointiasetukset: Voit valita, kuinka monen päivän viestit tallennetaan laitteellesi (esimerkiksi 7, 30 tai 90 päivää). Oletuksena Gmail tallentaa viimeisen 30 päivän viestit.
7. Liitteet: Valitse, haluatko ladata myös liitetiedostot offline-käyttöä varten.
8. Valitse turvallisuusasetus uloskirjautumista varten:
9. Säilytä offline-tiedot tietokoneellani: Suositellaan omille, henkilökohtaisille laitteille.
10. Poista offline-tiedot tietokoneeltani: Suositellaan jaetuille tai julkisille tietokoneille tietoturvasi varmistamiseksi.
11. Klikkaa sivun alareunasta Tallenna muutokset.

Kun asetukset on tallennettu, Gmail aloittaa sähköpostiesi synkronoinnin paikallisesti tietokoneen tallennustilaan.

Miten Gmailia käytetään offline-tilassa?

Kun olet offline-tilassa, voit avata Gmailin kirjoittamalla Chrome-selaimen osoitepalkkiin mail.google.com tai avaamalla sivun suoraan kirjanmerkeistäsi.

• Sähköpostien lähettäminen offline-tilassa: Kun klikkaat 'Lähetä' ilman verkkoyhteyttä, viesti siirtyy uuteen Lähtevät (Outbox) -kansioon. Viesti lähetetään automaattisesti heti, kun tietokoneesi yhdistyy uudelleen internetiin.
• Tärkeää huomioida: Offline-tilassa et vastaanota uusia sähköposteja ennen kuin laitteesi on jälleen online-tilassa. Roskakoria ja roskapostia ei tallenneta offline-tilaan.

Offline-tietojen poistaminen ja tilan poistaminen käytöstä

Jos et enää tarvitse offline-tilaa tai haluat tyhjentää laitteellesi tallennetut sähköpostitiedot esimerkiksi tilan säästämiseksi tai tietoturvasyistä, toimi seuraavasti:

Vaihe 1: Poista offline-tiedot Chromesta

1. Avaa Google Chrome tietokoneellasi.
2. Klikkaa oikeasta yläkulmasta kolmea pistettä (Valikko) ja valitse Asetukset.
3. Valitse vasemmalta Tietosuoja ja turvallisuus ja sen jälkeen Kolmannen osapuolen evästeet.
4. Klikkaa kohtaa Näytä kaikki sivustojen tiedot ja käyttöoikeudet.
5. Kirjoita hakukenttään mail.google.com.
6. Klikkaa sivuston kohdalla olevaa roskakorikuvaketta (Poista tiedot) ja vahvista valinta valitsemalla Poista.

Vaihe 2: Ota offline-tila pois käytöstä Gmailissa

1. Siirry Gmailin asetuksissa Offline-tila-välilehdelle.
2. Poista rasti kohdasta Ota offline-posti käyttöön.
3. Klikkaa Tallenna muutokset.

Huomautus: Pelkkä Gmail-välilehden tai Chromen sulkeminen ei poista laitteellesi synkronoitua sähköpostidataa, vaan tiedot on tyhjennettävä yllä olevien ohjeiden mukaisesti.

Google Workspace -järjestelmänvalvojille

Jos hallinnoit organisaation Google Workspace -ympäristöä, voit määrittää offline-tilan saatavuuden käyttäjillesi Google Admin -hallintapaneelista:
1. Siirry osoitteeseen admin.google.com.
2. Valitse Valikko > Sovellukset > Google Workspace > Gmail > Käyttäjäasetukset.
3. Vieritä kohtaan Gmailin offline-verkkoversio ja valitse valintaruutu Ota Gmailin offline-verkkoversio käyttöön.
4. Voit myös pakottaa offline-tietojen poistamisen laitteilta aina, kun käyttäjä kirjautuu ulos Google-tililtään.
5. Tallenna muutokset.

Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa digitaalisen työn tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä, missä teemme töitä.