Google Drive ja Workspace: näin käytät ja jaat | Cloudpoint

Google Workspacen ja Driven avulla voit helposti luoda ja ottaa käyttöön organisaatiosi omia asiakirjapohjia. Luomalla yhteisiä malleja varmistat, että esimerkiksi yrityksesi tai oppilaitoksesi sopimukset, tarjoukset, lomakkeet ja esitykset ovat aina yhtenäisiä, brändin mukaisia ja varustettu oikeilla logoilla. Tämän ansiosta kaikilla käyttäjillä on aina saatavilla ajantasaiset pohjat suoraan omasta työympäristöstään.

Aikaisemmin mallipohjien käyttöön saattoi liittyä erillisten lisäsovellusten asentamista, mutta nykyisin Google Workspace tarjoaa täysin integroidun ja tietoturvallisen malligallerian suoraan Google Docs-, Sheets-, Slides- ja Forms-sovelluksissa.

Miten Google Driven mallipohjat otetaan käyttöön?

Organisaation omat mallipohjat ovat käytettävissä suoraan Google Drivessä sekä dokumenttieditorien omilla aloitussivuilla. Kun organisaatiosi Google Workspace -pääkäyttäjä on sallinut mukautetut mallit, käyttäjät voivat avata ja jakaa yhteisiä pohjia ilman erillisten kolmannen osapuolen sovellusten asennusta.

Vaiheittaiset ohjeet mallipohjan käyttöönottoon Drivestä:

1. Siirry Google Driveen ja klikkaa vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi-painiketta (värikäs plusmerkki).
2. Vie hiiri haluamasi tiedostotyypin (esimerkiksi Google Docs, Google Sheets tai Google Slides) kohdalle ja klikkaa sen oikealle osoittavaa nuolta.
3. Valitse vaihtoehto Mallista.
4. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä suoraan kyseisen sovelluksen omalle aloitussivulle (esim. docs.google.com) ja klikata sivun yläreunassa olevaa Malligalleria-painiketta.
5. Avautuvassa näkymässä näet kaksi välilehteä: yleiset mallit sekä organisaatiosi nimen mukaisen oman välilehden. Klikkaa organisaatiosi välilehteä nähdäksesi jaetut asiakirjapohjat.
6. Valitse haluamasi malli klikkaamalla sitä. Dokumentista luodaan automaattisesti uusi kopio, joka tallentuu Oma Drive -osioosi ja aukeaa muokattavaksi.

Miten jaat oman asiakirjapohjasi koko organisaation käyttöön?

Jos olet luonut hyvän asiakirjan tai esityksen, jonka haluat jakaa koko tiimin yhteiseksi pohjaksi, voit lähettää sen helposti galleriaan:

1. Avaa malligalleria edellä kuvatulla tavalla (esim. Uusi -> Google Docs -> Mallista).
2. Siirry organisaatiosi nimeä kantavalle välilehdelle.
3. Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa Lähetä malli -painiketta.
4. Klikkaa Valitse asiakirja (tai valitse tiedostotyyppikohtainen painike, kuten Valitse laskentataulukko) ja valitse Drivestäsi se tiedosto, josta haluat tehdä mallipohjan.
5. Valitse tiedostolle sopiva luokka (kategoria) ja klikkaa Lähetä.

Huomautus pääkäyttäjille: Jotta käyttäjät voivat hyödyntää organisaation omia malleja, pääkäyttäjän on aktivoitava asetus Google Workspace -hallintapaneelista (Admin Console) kohdasta Sovellukset > Google Workspace > Drive ja Docs > Mallipohjat. Täältä käsin voidaan myös määrittää, saavatko kaikki käyttäjät lisätä malleja vapaasti vai vaativatko uudet ehdotukset ensin pääkäyttäjän tai moderaattorin hyväksynnän.

Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – huolehdimme ohjauksesta, tuesta ja aikataulujen pitävyydestä.