Loma lähestyy – näin otat Gmailin lomavastaajan helposti käyttöön

Lomakausien lähestyessä on hyvä varmistaa, että sähköpostiisi saapuviin viesteihin vastataan myös silloin, kun olet itse nauttimassa ansaitusta vapaasta. Gmailin automaattinen lomavastaaja (lomaviesti) on erinomainen työkalu, joka pitää yhteistyökumppanit ja asiakkaat ajan tasalla poissaolostasi.

Tässä ohjeessa käymme läpi, miten otat lomavastaajan käyttöön tietokoneella ja mobiililaitteella.

Gmail-lomavastaajan käyttöönotto tietokoneella

Voit määrittää automaattisen poissaolovastauksen suoraan Gmailin selainversiossa seuraavasti:

1. Avaa asetukset: Klikkaa Gmailin oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta (Asetukset) ja valitse Näytä kaikki asetukset.
2. Etsi lomaviesti-osio: Varmista, että olet Yleiset-välilehdellä. Selaa sivun alalaitaan, kunnes löydät kohdan Lomaviesti.
3. Aktivoi lomavastaaja: Valitse kohta Lomaviesti päällä.
4. Määritä ajanjakso ja sisältö:
5. Valitse alkamispäivä ja tarvittaessa viimeinen päivä (jos jätät viimeisen päivän tyhjäksi, lomavastaaja on päällä, kunnes otat sen itse pois päältä).
6. Kirjoita viestille aihe ja itse viestiteksti.
7. Rajaa vastaanottajia (valinnainen): Voit valita, lähetetäänkö lomavastaus vain omassa organisaatiossa oleville henkilöille tai vain omille yhteystiedoillesi. Tämä on hyödyllistä roskapostin ja tarpeettomien automaattisten viestien välttämiseksi.
8. Tallenna muutokset: Klikkaa lopuksi sivun alareunasta Tallenna muutokset.

Lomavastaajan käyttöönotto mobiililaitteella (Android & iOS)

Jos olet jo ehtinyt matkaan, voit ottaa lomavastaajan käyttöön myös puhelimellasi Gmail-sovelluksen kautta:

1. Avaa Gmail-sovellus puhelimellasi tai tabletillasi.
2. Napauta vasemman yläkulman valikkokuvaketta (kolme viivaa) ja valitse Asetukset.
3. Valitse haluamasi sähköpostitili.
4. Etsi kohta Lomaviesti (iOS-laitteilla kohdassa Viestien kirjoittaminen ja niihin vastaaminen -> Lomaviesti).
5. Ota lomaviesti käyttöön siirtämällä valitsin päälle-asentoon.
6. Määritä ajanjakso, aihe sekä viesti ja tallenna muutokset.

Hyvä tietää lomavastaajan toiminnasta

• Toistuvat viestit: Gmail lähettää lomavastauksen samalle lähettäjälle pääsääntöisesti vain kerran. Jos sama henkilö kuitenkin lähettää sinulle sähköpostia uudelleen neljän päivän kuluttua (tai jos muokkaat lomaviestisi sisältöä), hän saa uuden automaattisen vastauksen.
• Allekirjoitus: Jos käytät Gmailissa automaattista allekirjoitusta, se lisätään automaattisesti myös lomaviestisi loppuun.
• Lopettaminen: Kun palaat töihin, Gmail muistuttaa sinua aktiivisesta lomaviestistä näytön yläreunassa olevalla palkilla, josta voit helposti sulkea vastaajan klikkaamalla "Lopeta nyt".

Tarvitsetko apua Google Workspace -ympäristön hallinnassa?

Cloudpoint (osa Delling Cloudia) on virallinen Google Workspace -kumppanisi Suomessa. Autamme organisaatiotasi hyödyntämään Googlen työkaluja tehokkaasti ja tietoturvallisesti – oli kyseessä sitten pilvipalveluiden käyttöönotto, koulutus tai jatkuva tuki. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä toimivampi arki!