Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 9.8.2012. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Miten Gmailin automaattinen poissaoloviesti eli lomaviesti otetaan käyttöön ja miten voit hyödyntää sitä mahdollisimman tehokkaasti?\n\nGmailin lomaviesti (lomavastaaja) on helppo ja nopea tapa ilmoittaa yhteistyökumppaneille, asiakkaille ja kollegoille siitä, ettet ole tavoitettavissa. Toiminnon avulla voit hallita sähköpostiviestintää tehokkaasti esimerkiksi vuosiloman, koulutuspäivien tai muiden poissaolojen aikana ilman, että viestien lähettäjät jäävät odottamaan vastausta epätietoisina.\n\nVoit määrittää lomaviestin lähtemään automaattisesti haluamallasi aikavälillä ja rajata sen näkyvyyttä siten, että se lähetetään esimerkiksi vain oman organisaatiosi jäsenille tai pelkästään yhteystiedoistasi löytyville henkilöille. Tämä estää tehokkaasti automaattisten vastausten päätymisen roskapostittajille tai tuntemattomille tahoille.\n\n### Lomaviestin asennusohjeet vaihe vaiheelta:\n\n1. Avaa Gmail tietokoneella ja klikkaa oikeasta yläkulmasta rataskuvaketta (Asetukset) ja valitse Näytä kaikki asetukset.\n2. Varmista, että olet Yleiset-välilehdellä, ja selaa sivua aivan alalaitaan asti, kunnes löydät kohdan Lomaviesti.\n3. Valitse kohta Lomaviesti päällä.\n4. Määritä haluamasi ajanjakso: valitse Ensimmäinen päivä ja tarvittaessa Viimeinen päivä. Jos jätät viimeisen päivän määrittämättä, vastaaja pysyy käytössä, kunnes poistat sen käytöstä manuaalisesti.\n5. Kirjoita viestille kuvaava Aihe ja itse Viesti.\n6. Määritä rajaukset (valinnainen):\n Lähetä vastaus vain yhteystiedoissani oleville henkilöille: Estää automaattivastauksen lähettämisen esimerkiksi uutiskirjeille tai tuntemattomille lähettäjille.\n Lähetä vastaus vain organisaationi jäsenille: (Käytettävissä Google Workspace -tileillä) Tämä on erinomainen valinta, kun haluat poissaolotietosi näkyvän ainoastaan sisäisille kollegoillesi.\n7. Tallenna muutokset klikkaamalla sivun alareunasta Tallenna muutokset.\n\n### Miten automaattinen vastaaja toimii käytännössä?\n\nKun lomaviesti on aktivoitu, se lähetetään viestin lähettäjälle pääsääntöisesti vain kerran. Jos sama henkilö lähettää sinulle useita sähköposteja poissaolosi aikana, Gmail lähettää uuden automaattisen vastauksen vasta neljän päivän kuluttua edellisestä – tai aiemmin, jos olet muokannut lomaviestisi sisältöä poissaolosi aikana. Roskapostikansioon ohjautuvat viestit tai tilaamasi postituslistojen viestit eivät laukaise automaattista vastausta.\n\n### Lomaviestin monipuoliset käyttömahdollisuudet\n\nVaikka toiminto kantaa nimeä lomaviesti, se taipuu erinomaisesti myös muihin lyhytaikaisiin tilanteisiin. Voit hyödyntää sitä esimerkiksi silloin, kun olet:\n Koulutuspäivillä tai seminaareissa\n Sairauslomalla\n* Keskittymässä vaativaan projektityöhön, jolloin et pysty vastaamaan sähköposteihin reaaliajassa\n\n### Cloudpoint – asiantuntijasi Google Workspace -maailmassa\n\nCloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa digitaalisen työympäristön haasteissa ja mahdollisuuksissa. Autamme organisaatiotasi ottamaan kaiken hyödyn irti Google Workspace -työkaluista, jotta voitte keskittyä olennaiseen. Huolehdimme siitä, että projektit etenevät suunnitellusti, aikataulut pitävät ja työntekijöillänne on käytössään parhaat mahdolliset käytännöt alati kehittyvässä digitaalisessa toimintaympäristössä.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!