Kalenterivinkki: Löydä yhteinen kokousaika helposti Google Kalenterin avulla

Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 23.7.2012. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.

Miten löydät sopivan kokousajan Google Kalenterin avulla?

Yhteisen ajan sopiminen kiireisille kollegoille tai yhteistyökumppaneille voi usein johtaa loputtomaan sähköpostien ketjuun ja turhaan edestakaiseen viestittelyyn. Onneksi Google Kalenterissa on sisäänrakennettuja työkaluja, jotka säästävät aikaa ja tekevät yhteisen tapaamisajan löytämisestä vaivatonta. Erityisesti Ehdotetut ajat (Suggested times)- ja Etsi ajankohta (Find a time) -toiminnot helpottavat aikatauluttamista huomattavasti.

Miten käytät Ehdotetut ajat -toimintoa?

Ehdotetut ajat -toiminto vertaa automaattisesti osallistujien kalentereita ja listaa ajankohdat, jolloin kaikki kutsutut ovat tavoitettavissa. Voit käyttää toimintoa tietokoneella seuraavasti:

1. Avaa Google Kalenteri selaimessasi ja luo uusi kalenteritapahtuma napsauttamalla vasemmasta yläkulmasta Luo-painiketta ja valitsemalla Tapahtuma.
2. Määritä tapahtumalle alustava päivämäärä, kellonaika sekä kesto.
3. Lisää haluamasi osallistujat oikealla olevassa paneelissa sijaitsevaan Lisää osallistujia (Add guests) -kenttään.
4. Napsauta osallistujaluettelon alta kohtaa Ehdotetut ajat. Kalenteri avaa valikon, josta näet ehdotuksia kaikille sopivista vapaista ajoista.
5. Valitse ehdotetuista ajoista parhaiten sopiva, jolloin tapahtuman tiedot päivittyvät automaattisesti kyseiseen ajankohtaan. Tallenna lopuksi tapahtuma, jolloin kutsutuille lähtee sähköpostikutsu.

Haluatko laajemman näkymän? Kokeile "Etsi ajankohta" -toimintoa

Jos haluat tarkastella osallistujien aikatauluja rinnakkain laajemmin ja etsiä sopivan aukon itse kalenteriruudukosta, voit käyttää Etsi ajankohta (Find a time) -välilehteä:

• Kun olet lisännyt osallistujat tapahtumaan, napsauta Etsi ajankohta -välilehteä (tapahtuman tietojen vieressä).
• Kalenteri näyttää sinun ja muiden osallistujien kalenterinäkymät rinnakkain. Näin voit helposti vertailla kalenterimerkintöjä ja valita vapaan aikavälin napsauttamalla sitä suoraan ruudukossa.

Tärkeää muistaa toiminnan onnistumiseksi:

• Kalenterin jako ja käyttöoikeudet: Toiminto edellyttää, että osallistujat ovat jakaneet kalenterinsa kanssasi (esimerkiksi organisaation sisällä vähintään "Näytä vain vapaa/varattu" -oikeuksilla). Jos joku osallistujista ei ole jakanut kalenteriaan tai hänen asetuksensa estävät tavoitettavuustietojen katsomisen, hänen kohdallaan ei voida ehdottaa vapaata aikaa.
• Oikea päivämäärä ja kesto: Ehdotukset perustuvat siihen, minkä pituiseksi olet kokouksen määritellyt. Aseta alustava pituus ja haluttu päivä oikein ennen ehdotusten hakemista.

Cloudpoint on luotettava kumppanisi kaikissa Google Cloud- ja Google Workspace -ratkaisujen vaiheissa. Autamme yrityksiä, oppilaitoksia ja muita organisaatioita sujuvoittamaan arkeaan ja ottamaan kaiken hyödyn irti pilvipalveluista. Haluamme tehdä digitaalisesta työnteosta helpompaa ja tehokasta sekä varmistaa, että yhteistyö sujuu saumattomasti ja aikataulut pitävät.