Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 14.6.2012. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Google Dokumentit (Google Docs) mahdollistaa saumattoman ja reaaliaikaisen yhteistyön. Kommentit ovat yksi parhaista tavoista antaa palautetta, keskustella sisällöstä ja delegoida tehtäviä suoraan tiedoston sisällä ilman erillisiä sähköpostiketjuja.
Kommentin lisääminen ja kollegan mainitseminen
Kommentin lisääminen on helppoa: valitse haluamasi tekstialue ja klikkaa oikeaan reunaan ilmestyvää kommenttikuvaketta (puhekupla, jossa on plus-merkki) tai käytä pikanäppäintä Ctrl + Alt + M (Macilla Cmd + Option + M).
Voit jättää kommentteja muistiinpanoiksi itsellesi tai hyödyntää niitä yhteiskäyttöisessä tilanteessa mielipiteiden vaihtamiseen. Kun haluat herättää tietyn henkilön huomion, voit mainita hänet kirjoittamalla kommenttikenttään `@`-merkin (tai perinteisen `+`-merkin) ja hänen sähköpostiosoitteensa tai nimensä.
Kun mainitset henkilön kommentissa:
- Hän saa sähköpostiinsa ilmoituksen, joka sisältää kirjoittamasi kommentin ja suoran linkin kyseiseen kohtaan dokumentissa.
- Voit myös valita "Määritä käyttäjälle" -valintaruudun, jolloin kommentti luodaan tehtävänä (Action Item). Tehtävän saaja voi merkitä sen valmiiksi, kun asia on hoidettu.
Ilmoitusasetusten hallinta
Jotta sähköpostisi ei täyttyisi turhista viesteistä, voit mukauttaa ilmoitusasetuksia tiedostokohtaisesti. Klikkaa dokumentin oikeasta yläkulmasta löytyvää kellokuvaketta (Kommenttien historia -painikkeen vieressä) tai valitse valikosta Työkalut > Ilmoitusasetukset.
Voit määrittää kommentti-ilmoitukset seuraavasti:
- Kaikki kommentit: Saat ilmoituksen kaikista uusista kommenteista ja vastauksista.
- Vain sinua koskevat: Saat sähköpostia vain silloin, kun joku mainitsee sinut tai vastaa kommenttiketjuun, jossa olet mukana.
- Ei mitään: Et saa sähköpostiviestejä kommenteista.
- Muokkausilmoitukset (Edits): Voit halutessasi tilata ilmoituksen myös dokumenttiin tehdyistä sisällöllisistä muutoksista.
---
Cloudpoint – Asiantuntijasi matkalla sujuvampaan työhön
Cloudpoint on kokenut Google Workspace -kumppani, joka auttaa organisaatiotasi ottamaan kaiken hyödyn irti pilvipalveluista. Huolehdimme siitä, että uudet toimintatavat ja yhteistyökalut jalkautetaan tehokkaasti, tietoturvallisesti ja sovitussa aikataulussa. Ota yhteyttä, kun haluat sujuvoittaa tiimisi arkea ja nostaa yhteistyönne uudelle tasolle!
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!